Las seis limitaciones de la gestión de proyectos

Preparación para la gestión de proyectos

Entonces, desea administrar un proyecto hasta su finalización. ¡Y posiblemente incluso con éxito, si tienes suerte! Por donde empiezas ¿Qué hay de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos: las limitaciones del proyecto ? Básicamente, se trata de reglas que lo obligan a administrar un proyecto. Ellos determinarán si el proyecto tiene éxito o no. Piense en ellos como direcciones de ruta: lo llevarán a su destino, pero pueden cambiar en cualquier momento.

Esta lección identificará cada restricción, proporcionará una descripción detallada y utilizará un proyecto de muestra para ilustrar cómo se relaciona cada restricción con la otra. Entonces estará preparado para hacer todas las preguntas relevantes sobre restricciones al planificar y comprender el impacto de cada restricción.

Tipos de restricción

Las siguientes son las seis limitaciones que se reconocen como factores determinantes en la gestión de proyectos:

• Calendario
• La satisfacción del cliente
• Calidad
• Alcance
• Riesgo
• Recursos

Echemos un vistazo a un proyecto extremadamente simple para ayudarnos a comprender las limitaciones y cómo están interrelacionadas. Este proyecto requiere que haga un viaje a la tienda local para almorzar durante un día de trabajo, mientras le paga a un colega para que maneje su estación de trabajo.

Calendario

La restricción del cronograma es el tiempo disponible para entregar un proyecto. En este caso, su horario es que debe regresar de la tienda antes de que su colega regrese a su propia estación.

Si se sobrepasa el tiempo asignado (debido al tráfico, colas en la tienda, etc.), se incurrirá en costos adicionales porque su colega debe recibir un pago adicional para supervisar su estación durante el tiempo adicional. Alternativamente, la calidad, el alcance o la satisfacción del cliente del proyecto pueden verse afectados, ya que es posible que su colega no pueda quedarse durante el tiempo adicional, lo que lo obligará a regresar antes de comprar el artículo del almuerzo.

La satisfacción del cliente

Si está satisfecho con el resultado final, obtiene un buen almuerzo por un buen precio sin demora y su estación de trabajo está cubierta, es muy probable que el cliente (¡usted!) Esté satisfecho.

La satisfacción del cliente se ve comprometida cuando se ve afectada cualquier otra limitación del proyecto. Por ejemplo, no estará satisfecho si tiene que pagar por su almuerzo más de lo planeado o si no puede comprar el almuerzo.

Calidad

La calidad del proyecto mide qué tan exitoso y correcto es el entregable del proyecto. En este caso, se considerará alto si se logra el objetivo: es decir, que su almuerzo se compre a tiempo sin costo adicional, y que su puesto de trabajo se mantenga durante la duración de su ausencia. Es probable que un cambio en la calidad del proyecto afecte la satisfacción del cliente.

Alcance

El alcance se refiere a las características del proyecto (qué hace el proyecto y cómo lo hace). Esto incluye el almuerzo que se compra, conducir a una tienda local específica y su colega cubriendo su estación. Ejemplos de características fuera de alcance son: ir en bicicleta a la tienda, tener 2 colegas que se hagan cargo de su estación o comprar la cena en lugar del almuerzo.

Si el alcance del proyecto cambia, por ejemplo, si la tienda ya no tiene artículos para el almuerzo, puede decidir comprar un artículo para la cena como alternativa. Sin embargo, esto puede afectar el alcance, la calidad, la satisfacción del cliente y el presupuesto del proyecto, ya que el proyecto no entregó lo que se propuso. Es posible que la cena no sea tan agradable como el almuerzo, y no está tan contento con la cena en lugar del almuerzo, que también cuesta más.

Riesgos

Los riesgos son incertidumbres o amenazas para el proyecto. Hay muchos riesgos conocidos:

• Posibles problemas de tráfico que retrasan su regreso al trabajo
• No quedan artículos para el almuerzo en la tienda
• El costo de su almuerzo está más allá de su presupuesto
• Tu coche se está quedando sin gasolina

También existe siempre la posibilidad de que surjan riesgos desconocidos durante cualquier proyecto. Los riesgos del proyecto afectan todas las demás limitaciones del proyecto. La acción más importante que se debe tomar con los riesgos es intentar identificar todos y cada uno de los posibles riesgos y mitigarlos. Planifique una acción alternativa para que, si se producen estos riesgos, el proyecto no se vea afectado.

Recursos

Los recursos incluyen personas, presupuesto y activos necesarios para ejecutar el proyecto. Usted y su colega son recursos. Su automóvil y el presupuesto del proyecto son recursos. El presupuesto cubrirá el costo de la gasolina en su automóvil, el costo del almuerzo y el costo de su colega.

Digamos que su colega se enferma. Puede optar por contratar a un colega de reemplazo, por lo que incurrirá en un costo adicional del proyecto pero manteniendo intactos la calidad y el alcance. Es posible que no pueda contratar a un colega de reemplazo con poca antelación, lo que le impide comprar su almuerzo y afecta la calidad del proyecto, la satisfacción del cliente y el alcance. También puede decidir dejar su puesto de trabajo desatendido, poniendo en riesgo su puesto y poniendo en peligro la calidad de su proyecto.

Resumen de la lección

Todos los buenos enfoques de gestión de proyectos incluyen conocer, detallar, planificar y mitigar estas 6 limitaciones del proyecto:

• Programación: el tiempo disponible para entregar un proyecto
• Satisfacción del cliente: el cliente debe estar satisfecho
• Calidad: qué tan exitoso y correcto es el entregable del proyecto
• Alcance: las características del proyecto (qué hace el proyecto, cómo lo hace)
• Riesgo: incertidumbres, amenazas al proyecto.
• Recursos: personas, presupuesto y activos necesarios para ejecutar el proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador