Los tres componentes principales de los informes formales

Definición de informe formal

Collin trabaja para un importante desarrollador de bienes raíces comerciales. Su jefe le ha pedido a Collin que prepare un informe formal sobre la viabilidad de un centro comercial al aire libre que la empresa está contemplando desarrollar. Un informe es simplemente un documento que se produce para transmitir información. Un informe formal se redacta de manera profesional y formal para abordar problemas complejos. Los informes formales se pueden utilizar para transmitir información, analizar un asunto o problema y proporcionar un curso de acción recomendado.

El informe de Collin, por ejemplo, proporcionará información sobre el proyecto propuesto, como datos demográficos y de mercado, información sobre el sitio propuesto, información de mercado y un costo estimado del proyecto, entre otras cosas. Su informe también analizará esta información para determinar el probable retorno de la inversión si la empresa persigue tanto el desarrollo como el riesgo involucrado. Finalmente, su análisis lo llevará a hacer una recomendación sobre si el proyecto debe seguir adelante o ser descartado.

Los informes formales se redactan de una manera muy estructurada y prescrita para que los lectores puedan acceder fácilmente a la información y evaluarla. Collin preparará tres componentes principales de su informe formal: el principio, el texto y el reverso. Echemos un vistazo rápido a cada componente.

Materia delantera

El asunto principal estará en la parte superior del informe de Collin. Este término simplemente se refiere a todo el material y la información que aparece antes del cuerpo real del informe. El asunto principal de Collin incluye:

• una página de título, que incluirá el título del informe, el nombre de la empresa, el nombre de los redactores y la fecha del informe;
• una carta de presentación, que proporcionará una descripción general de por qué se preparó el informe, un resumen de su contenido y los próximos pasos que se deben tomar
• una tabla de contenido
• una lista de ilustraciones como tablas, gráficos, mapas y otros elementos visuales
• un resumen o resumen ejecutivo, que proporciona un resumen fácil de leer de los puntos clave del informe de una manera no técnica para aquellos que están demasiado ocupados para estudiar el informe completo o que carecen del conocimiento técnico para comprender los detalles del informe principal

Como puede ver, el tema principal de un informe formal actúa como una especie de descripción general y hoja de ruta para el resto del informe. Es importante tener en cuenta que casi toda la primera parte se preparará en último lugar, después de que se redacte el informe real, aunque es la primera parte del informe formal. Esto se debe a que no puede crear una descripción general eficaz de algo que aún no se ha escrito.

Texto

El texto del informe sigue el tema principal y es el núcleo del informe. El texto del informe de Collin está organizado en secciones. Él preparará:

• una introducción, que incluye una discusión sobre el propósito del informe,
• antecedentes para familiarizar al lector con el tema
• una declaración del problema o cuestión a abordar.

La introducción de Collin, por ejemplo, explicará que el informe se escribió para determinar la viabilidad de desarrollar un centro comercial al aire libre en la ubicación propuesta. Él proporcionará un breve esbozo de antecedentes del centro comercial propuesto y la ubicación propuesta e identificará los problemas que deben resolverse para determinar si se debe continuar con el desarrollo o no.

La sección de discusión puede contener muchas subsecciones diferentes dependiendo de la naturaleza del informe. Collin está redactando una discusión que incluye subsecciones sobre:

• análisis de mercado
• resultados de la encuesta
• costos proyectados
• potencial de ganancias y pérdidas
• Evaluación de riesgos
• el impacto del proyecto en los recursos organizacionales
• análisis

La parte final del texto del informe es la sección de recomendaciones y conclusiones. Aquí, Collin reafirmará los problemas abordados en el texto, brindará una recomendación sobre si el proyecto debe seguir adelante y resumirá los hechos clave y el análisis que respaldan su recomendación.

Materia trasera

El componente final de un informe formal se conoce como asunto anterior porque se encuentra al final o al final del informe. Los informes complejos a menudo incluyen:

• un glosario de términos técnicos
• una página de referencia
• apéndices

en su materia de espalda. Collin decidió que su audiencia no necesitaba un glosario, ya que conocen bien la terminología que usó. Sin embargo, sí incluyó una página de referencia que cita la investigación que encontró en apoyo de su informe para que sus lectores puedan acudir a esas fuentes para obtener más información. También incluyó copias de los documentos de respaldo en los apéndices, incluidos los datos de marketing, un presupuesto proyectado para el proyecto y una copia de la encuesta de bienes raíces y el informe del título del sitio.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. Un informe formal es un documento complejo y altamente estructurado que se utiliza para transmitir información, presentar un análisis de un tema o problema y ofrecer una recomendación sobre un curso de acción.

Los informes formales contienen tres componentes principales. La parte delantera de un informe formal incluye una página de título, una carta de presentación, un índice, un cuadro de ilustraciones y un resumen o resumen ejecutivo. El texto del informe es su núcleo y contiene una introducción, discusión, recomendaciones y conclusión. El material anterior a menudo contiene un glosario, una página de referencia y apéndices de documentación de respaldo.

Resumen de los tres componentes principales de los informes formales

Los resultados del aprendizaje

Al final de la lección, es posible que esté preparado para:

• Citar los componentes de un informe formal
• Detallar todo lo que entra en cada componente