Manejo de conflictos de partes interesadas: resolución y ejemplos

Resolviendo conflicto

¿Recuerdas cuando eras niño y tu profesor te asignaba a un grupo de otros estudiantes para trabajar en un proyecto? ¿Siempre te gustaron los otros miembros de tu grupo? Ya sea que nos veamos obligados a trabajar con personas que en realidad no elegimos o que seleccionamos personalmente al grupo, pueden aparecer diferencias. Todos tenemos nuestras propias opiniones y todos tenemos ideas sobre lo que puede funcionar y cómo deberían hacerse las cosas.

En la escuela, el maestro puede ayudar con los conflictos, pero el lugar de trabajo puede no tener la misma ventaja. Verá, en el lugar de trabajo, se espera que actuemos como adultos y resolvamos nuestros propios conflictos. Esto es especialmente importante cuando hay algo en juego, como un gran proyecto. En esta lección vamos a aprender sobre la resolución de conflictos de stakeholders , que es el acto de buscar soluciones a los problemas que pueden surgir entre aquellos que están más asociados o conectados a una situación o proyecto.

Partes interesadas y gestión

Como se mencionó anteriormente, una parte interesada es cualquier persona que está conectada o atada a algo. Se preocupan y se preocupan por la empresa y / o el proyecto en el que la empresa está trabajando. Las partes interesadas pueden variar desde proveedores hasta aquellos que trabajan en el proyecto, gerentes e incluso inversores.

Entonces, ¿por qué nos preocupan los conflictos con las partes interesadas? Bueno, cuando los involucrados en un proyecto o una empresa no se llevan bien, es posible que no se cumplan los objetivos y metas. La comunicación es la clave para trabajar en equipo, y cuando las personas no se llevan bien, es posible que no se comuniquen instrucciones, pasos o cualquier otra información importante entre sí. El conflicto también puede causar confusión e incluso puede llevar a que alguien sea ignorado.

Resolución de conflictos de partes interesadas

Veamos los pasos que se pueden tomar para gestionar la resolución de un conflicto.

1. Partes interesadas

Antes de que se pueda encontrar una solución o se pueda evitar un conflicto por completo, es necesario identificar a las partes interesadas. Aquí es cuando identifica quién tiene interés o conexión con la empresa y / o proyecto. También debe identificar qué hacen y qué poder tienen. Por ejemplo, Joe podría ser una parte interesada porque está en el equipo del proyecto y su función es controlar el presupuesto y ayudar a tomar decisiones. Karen está proporcionando los recursos para el proyecto, por lo que es una parte interesada porque tiene poder sobre los suministros que fabrica y proporciona.

2. Actitud y opiniones

Evidentemente, todo el mundo va a tener una opinión sobre el proyecto o la empresa. Todos van a sentir su propia manera individualizada sobre lo que es mejor y lo que debe evitarse. Para gestionar el conflicto, puede identificar la posición de cada actor. Por ejemplo, ¿Joe apoya mucho el proyecto? ¿Karen es muy obstinada y quiere que sea solo a su manera?

El rol de un gerente de proyecto es importante durante este paso, porque deben asegurarse de que todos trabajen hacia el objetivo común y que todos valoren el proyecto y / o la empresa. Conocer las opiniones y actitudes de todos los interesados ​​puede ayudar a un director de proyecto a saber por dónde empezar y las áreas que pueden necesitar ayuda a medida que el proyecto continúa.

3. Fuerte presencia

Si un gerente de proyecto deja muy claras las metas, los objetivos y su compromiso, será difícil para otros discutir o influir en el gerente de proyecto. Las partes interesadas comprenderán claramente cómo se siente el director del proyecto y comprenderán que el director del proyecto tiene la intención de liderar y guiar el proyecto. Cuando las partes interesadas sienten que el gerente del proyecto tiene el control, es menos probable que inicien conflictos con los demás involucrados. Por ejemplo, si Joe sabe que el gerente del proyecto ya ha establecido un cronograma de cuándo se debe pagar al proveedor por los recursos, es menos probable que Joe discuta con Karen sobre una fecha que le funcione mejor a él personalmente.

4. Comunicación

Un proyecto no puede tener éxito si quienes trabajan en él no se comunican. Cuando las partes interesadas no se comunican entre sí, no se cumplen los objetivos, se desconocen los plazos y las obligaciones no están claras, todo lo cual conduce a problemas y conflictos. Para gestionar un proyecto o una empresa, es necesario practicar la comunicación bidireccional. La gerencia debe poder comunicar instrucciones y actualizaciones a las partes interesadas, y las partes interesadas deben poder comunicar cualquier problema o pregunta.

Una excelente manera de mantener fluida la comunicación y evitar conflictos es programar reuniones y momentos para hablar. Por ejemplo, si tanto Joe como Karen tienen tiempo libre por la mañana, el director del proyecto puede programar una reunión a las 9 am para discutir el proyecto en detalle. Esto les da a todos la oportunidad de expresar sus preocupaciones y opiniones.

5. Procedimientos

Antes de que ocurra un conflicto, es mejor estar familiarizado con las políticas de la empresa sobre cómo se manejará un conflicto. ¿Existen reglas y pautas estrictas? ¿Maneja la gerencia el problema? ¿A quién debe informar del problema? Si Joe pone parte del dinero presupuestado para el proyecto en una cuenta secreta para usarlo en otro proyecto, ¿cuáles son los pasos para manejar la situación? ¿El director del proyecto se ocupará de la situación? ¿Buscará ayuda legal?

6. Seguimiento

A medida que avanza el proyecto, también debería hacerlo el seguimiento. Al mantenerse al día con cada paso y saber qué tan bien se llevan todos, un gerente podrá identificar un problema incluso antes de que ocurra. Por ejemplo, si un gerente ve que Karen no ha entregado los recursos según lo programado, puede llamarla de inmediato y averiguar qué está pasando y resolver el problema. Si un gerente no monitorea el progreso, pueden pasar días o incluso semanas antes de que se dé cuenta de que los suministros no se entregaron.

Resumen de la lección

Los stakeholders son aquellos que tienen una conexión con un proyecto y / o la empresa. Muchas veces los stakeholders no se llevan muy bien, lo que puede generar un conflicto y poner en peligro el proyecto o la empresa. Para minimizar los riesgos de un conflicto, la gerencia debe seguir los siguientes pasos: identificar a las partes interesadas y sus opiniones y puntos de vista, hacer una presencia fuerte, comunicarse, comprender los procedimientos y continuar monitoreando.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador