Modificación de las propiedades de configuración de página en Excel
Diseño de página / Configuración de página
Antes de imprimir su libro de Excel, es posible que desee preparar el documento para la página impresa, especialmente si tiene una gran cantidad de datos y / o gráficos. Encontrará todo lo que necesita para ajustar y preparar su libro de trabajo para imprimir en el menú Diseño de página, en el grupo de comandos Configurar página.
El grupo de configuración de página tiene siete comandos diferentes. Revisemos rápidamente sus opciones:
- Ajustar los márgenes
- Cambiar la orientación
- Cambiar el tamaño de la página
- Seleccione el área de impresión
- Agregar un salto de página
- Insertar una imagen como fondo
- Imprimir títulos
Las opciones de configuración de página le permiten modificar el diseño de la hoja de cálculo del documento impreso y pueden ayudar a que su libro de trabajo sea más fácil de leer. Esta lección repasará las tres opciones más utilizadas: márgenes, orientación e impresión de títulos.
Márgenes
Empecemos por los márgenes. Con frecuencia, se encuentra con una hoja de cálculo que ocupa una página impresa completa y luego lo suficiente como para extenderse a una segunda página, en su mayoría vacía. Excel ofrece dos formas de ajustar los márgenes. Una opción es utilizar los ajustes de margen estándar predefinidos: normal, ancho y estrecho. Los márgenes para cada uno son los siguientes:
- Normal: los márgenes superior e inferior están a 0,75 pulgadas. La izquierda y la derecha están a 0,70 pulgadas. El encabezado y el pie de página están a 0,30 pulgadas.
- Ancho: los márgenes superior e inferior son de 1,00 pulgada. Izquierda y derecha están a 1,00 pulgadas. El encabezado y el pie de página están a 0,50 pulgadas.
- Estrecho: los márgenes superior e inferior están a 0,75 pulgadas. Izquierda y derecha están a 0.25 pulgadas. El encabezado y el pie de página están a 0,30 pulgadas.
Para cambiar sus márgenes usando cualquiera de estas selecciones preexistentes, simplemente haga clic en la opción y Excel hará los cambios.
La segunda opción es personalizar sus márgenes a las dimensiones exactas deseadas. En nuestro caso, necesitamos que los márgenes sean menores. Imagine que la opción estándar de Excel para estrecho no es lo suficientemente estrecho. Podemos personalizar los márgenes e ingresar números exactos.
Para lograr esto, haga clic en el comando de márgenes y seleccione ‘márgenes personalizados’ en la parte inferior de la lista de opciones. Se abre el cuadro de diálogo ‘configuración de página’, y aquí puede modificar las dimensiones superior e inferior, izquierda y derecha y encabezado y pie de página. Para cambiar los márgenes, puede ingresar los números directamente o usar las flechas arriba / abajo para ajustar la configuración.
Orientación
A continuación, está el comando de orientación. La orientación de la página es la forma en que se orienta una página para su visualización o impresión normal. Puede mostrar el paisaje del documento, es decir, más ancho que alto, o puede mostrar el retrato del documento, es decir, más alto que ancho. Esta opción es especialmente útil al imprimir hojas de cálculo. La mayoría de las hojas de cálculo parecen ser más anchas, a diferencia de Microsoft Word, donde casi todo se imprime en vertical.
Solo hay dos opciones, por lo que esto hace que el comando sea bastante fácil de usar. Haga clic en el comando de orientación, elija vertical u horizontal, y Excel hará el resto.
Imprimir títulos
Bien, pasemos a imprimir títulos. Imagínese crear una hoja de cálculo larga que se desborde en varias páginas. Excel tiene una función que puede congelar la (s) fila (s) superior (s) o columna (s) para que pueda leer y ver fácilmente el desbordamiento en cada página mostrando ciertas filas o columnas de título. Pero cuando vamos a imprimir la hoja de cálculo, el título (fila superior) desaparece y solo se imprime en la primera página. Podemos usar el comando imprimir títulos en Excel para imprimir los títulos en cada página, repetidamente. Echemos un vistazo a cómo funciona esto.
Para este ejemplo, usemos una lista de clientes. Hay más de 100 clientes en la lista, que imprimirán tres páginas (configuradas en vertical). El objetivo es imprimir en la parte superior de cada página, la fila del título: nombre del cliente, correo electrónico del cliente, dirección postal del cliente, etc. Esto hará que sea mucho más fácil de leer y se verá un poco más profesional también. Estos son los pasos:
- Abra la hoja de trabajo a imprimir
- Haga clic en el menú de diseño de página en la cinta
- Vaya a la página de configuración de agrupación de comandos
- Haga clic en el comando imprimir títulos y se abrirá el cuadro de diálogo ‘configuración de página’
- En el cuadro de opción ‘filas para repetir en la parte superior’, haga clic en el botón del navegador (este es el cuadro con la pequeña flecha roja en el interior, en el extremo derecho del cuadro de opción)
- Luego, seleccione la (s) fila (s) para los títulos principales que se mostrarán en las páginas adicionales
- Cierre el cuadro ‘filas para repetir en la parte superior’
- Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo ‘configuración de página’
¡Perfecto! Ahora nuestros títulos se imprimirán en cada página. Podemos hacer lo mismo con las columnas, y podemos elegir tanto columnas como filas para imprimir en páginas de desbordamiento.
Resumen de la lección
Esta lección mostró los pasos para preparar su libro de Excel para imprimir. Revisamos las diferentes opciones disponibles en la agrupación de comandos de configuración de página. Aprendimos cómo ajustar los márgenes, cambiar la orientación de la página y agregar una fila de título a cada página de desbordamiento de la hoja de cálculo impresa.
Es importante preparar su documento de Excel para imprimirlo. Esto asegurará que su documento sea fácil de leer y tenga un aspecto profesional.
Los resultados del aprendizaje
Estas tareas se pueden completar después de haber estudiado esta lección en video:
- Enumere las siete opciones disponibles en la agrupación de comandos de configuración de página
- Identificar las tres configuraciones de margen estándar predefinidas
- Cambiar la orientación de la página e imprimir títulos
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