Modos de comunicación de recursos humanos en el lugar de trabajo

Líneas de comunicación

¿Cómo transmitirías un mensaje importante a alguien? ¿Qué pasaría si tuviera que enviar ese mensaje a 100 destinatarios y asegurarse de que lo reciban dentro de las 48 horas? Ahora digamos que no puede comunicarse con la mitad de los destinatarios en persona. ¿Cómo haría para entregar su mensaje? Lo más probable es que no exista un método que funcione para cada destinatario. En cambio, necesita tener múltiples líneas de comunicación.

A medida que las empresas crecen y su personal aumenta, se vuelve cada vez más difícil para los recursos humanos (RR.HH.) comunicar mensajes. Es importante que existan formas efectivas y eficientes de comunicarse con todos los empleados de una empresa. RR.HH. es responsable de proporcionar una gran cantidad de información a todos los empleados de una empresa. La información que comunica RR.HH. es a veces de naturaleza sensible si se trata de beneficios y revisiones de los empleados. Sin embargo, la mayor parte de la comunicación de RR.HH. se refiere a oportunidades de formación, incorporación de nuevos empleados, ofertas de empleo e información general de los empleados.

La información de recursos humanos debe ser accesible para todos los empleados. La comunicación debe ser variada porque no todos los empleados se encuentran en la oficina en casa y, a veces, el uso de la tecnología es limitado. Las líneas de comunicación más comunes que utiliza RR.HH. son las notificaciones por correo electrónico, las publicaciones en la intranet (Internet interno), los portales de programas y las notas de los tablones de anuncios.

Comunicación por correo electrónico

El correo electrónico es la forma más rápida de enviar un mensaje a un individuo o un gran grupo de manera instantánea. Los correos electrónicos son fáciles de producir y, a menudo, existen listas de distribución que ayudan a los remitentes de correo electrónico a cargar una larga lista de empleados sin tener que agregar manualmente cada uno. Por otro lado, el correo electrónico no siempre es la mejor opción. A veces, cuando un empleado utiliza dos direcciones de correo electrónico, resulta complicado comprobar ambas. Una instancia en la que esto ocurre es cuando un empleado representa a un cliente específico y utiliza el dominio de correo electrónico proporcionado por el cliente.

En algunas empresas, solo hay unas pocas personas designadas que pueden enviar correos electrónicos a todo el personal. Si no hay una persona específica dedicada a RR.HH., puede resultar difícil enviar correos electrónicos a tiempo. Por último, RR.HH. debe tener precaución al enviar información confidencial por correo electrónico para asegurarse de que solo el empleado o empleados previstos reciban el mensaje. Ha habido muchos casos en los que el ‘Pat’ incorrecto recibe el correo electrónico.

La intranet y los portales de programas

La intranet es otro medio utilizado para distribuir información. Una intranet es un sitio web al que toda la empresa puede acceder, ya sea con una contraseña o conectándose a la Internet privada de la empresa. La intranet se utiliza para entregar información de forma estructurada y sencilla. Muchos departamentos de recursos humanos tienen secciones del sitio web dedicadas a noticias y actualizaciones de recursos humanos para que los empleados sepan dónde acceder a la información.

La intranet no debe usarse para entregar información sensible ya que es pública para la empresa, pero puede usarse casi como una biblioteca de información para los empleados. Al igual que en la intranet, los portales de programas son plataformas en línea o de software para las que una empresa puede comprar una licencia. Estos suelen servir como herramientas para que los empleados accedan a sus beneficios, información salarial y documentos de recursos humanos.

Tabla de anuncios

Las notas de los tablones de anuncios son la forma más tradicional de comunicar información a una empresa. Un empleado puede leer fácilmente las notas del tablero de anuncios en un área común como un comedor o una sala de descanso. Una característica única de un boletín es la capacidad de RR.HH. de adjuntar un volante o panfleto para llevar. A algunos empleados les gusta la tangibilidad del papel frente a la comunicación virtual. Desafortunadamente, dado que muchos empleados trabajan virtualmente, muchas personas no tienen acceso a esta línea de comunicación.

Resumen de la lección

RR.HH. utiliza muchas líneas de comunicación para transmitir mensajes importantes a los empleados. Dado que una talla no sirve para todos, RR.HH. debe asegurarse de que todos los tipos de empleados puedan acceder a la información de manera oportuna. Cuando se utilizan varias líneas, aumenta la eficacia y la eficiencia de la comunicación en una empresa. Las líneas de comunicación más comunes que utiliza RR.HH. son las notificaciones por correo electrónico, las publicaciones en la intranet (Internet interno), los portales de programas y las notas de los tablones de anuncios.