Monitoreo de asignaciones de tiempo libre y licencias por ausencia

Tiempo libre

Rick es un empleado nuevo en una empresa de tecnología. En su primer día, su gerente le explica que tiene derecho a tres semanas de tiempo libre remunerado y que acumula 1,25 días cada mes. Confundido, Rick consulta la sección de tiempo libre en el manual de la empresa para asegurarse de que entiende la política.

Afortunadamente para Rick, la política de tiempo libre es clara y concisa y puede determinar las diferencias entre la política de esta empresa y la de su empresa anterior.

Las prácticas para gestionar el tiempo libre y las licencias pueden variar de una empresa a otra, pero los métodos generales para hacerlo son similares en todas ellas. Definir categorías de licencias y métodos para realizar un seguimiento del tiempo libre y las licencias es importante para este proceso.

Establecer políticas para el tiempo libre

La creación y comunicación de políticas de tiempo libre es esencial para ejecutar un programa de tiempo libre eficaz. Al establecer una política de tiempo libre, las organizaciones deben tener en cuenta el tiempo concedido frente al tiempo acumulado, las políticas escalonadas frente a las fijas y qué hacer con el tiempo no utilizado.

Las políticas que otorgan tiempo significan que el empleado recibe la cantidad total de tiempo libre anual al comienzo del año. El tiempo acumulado significa que los empleados recibieron una cierta cantidad de horas a la vez, y no todas a la vez.

Las políticas planas implican que todos los empleados reciben la misma cantidad de días libres cada año. Las políticas escalonadas otorgan diferentes cantidades de tiempo libre a distintos empleados, y esto generalmente se basa en la antigüedad. Por ejemplo, un empleado que ha trabajado en una organización durante 2 años recibe menos tiempo libre anual que un empleado que ha trabajado allí durante 10 años.

Lo que los empleadores hagan con el tiempo no utilizado puede depender del estado en el que trabaje el empleado. Algunos estados, como California, exigen la transferencia, lo que significa que todo el tiempo no utilizado se transfiere al banco de tiempo libre permitido del año siguiente. Algunos empleadores optan por una regla de “úsalo o piérdelo”.

Seguimiento del tiempo libre

Para realizar el seguimiento del tiempo libre es necesario poder enviar, seguir y aprobar o rechazar solicitudes. Esto suele hacerse de forma manual o a través de un sistema de nóminas o de un software específico de seguimiento del tiempo.

En el método manual, los empleados notifican a su gerente y reciben la aprobación en persona, por correo electrónico o completando un formulario. El gerente, el empleado de nómina o el departamento de recursos humanos realizan un seguimiento de estas ausencias a través de una hoja de cálculo de Excel y las envían a la nómina con regularidad para que se puedan realizar las deducciones de saldo adecuadas.

El seguimiento y la aprobación de las ausencias a través de un software de nóminas o de seguimiento de horas es una forma eficaz de gestionar las ausencias. Los empleados pueden solicitar días libres de forma electrónica, y el departamento de Recursos Humanos y los gerentes pueden revisar periódicamente los saldos y el historial de asistencia.

Seguimiento de las licencias por ausencia

Una licencia por ausencia (LOA, por sus siglas en inglés) es un período de tiempo en el que un empleado debe ausentarse de su trabajo, pero aún se lo considera un empleado. Las licencias por ausencia generalmente se clasifican en licencias por discapacidad o licencias médicas familiares. En ese caso, el departamento de recursos humanos debe prestar especial atención a las leyes y regulaciones que rigen la licencia. Es importante realizar un seguimiento, administrar y mantener diligentemente la documentación relacionada con cada licencia, que incluye cualquier cambio en la licencia y la finalización de la misma.

Los métodos para controlar las licencias por ausencia son a través del sistema de nóminas de la empresa, mediante un software de seguimiento específico de licencias o de forma manual. Si se utiliza un sistema de nóminas, el departamento de recursos humanos o finanzas puede establecer el estado del empleado como “licencia por ausencia” y luego volver al estado “activo” al regresar. El software de seguimiento de licencias es similar al seguimiento en un sistema de nóminas. El seguimiento manual se puede realizar mediante una combinación de un calendario y una hoja de cálculo de Excel.

Independientemente del método de seguimiento, el departamento de Recursos Humanos debe controlar las fechas previstas y tomar las medidas necesarias. El seguimiento de los cambios en la licencia, por ejemplo, una fecha de regreso al trabajo anticipada, debe documentarse y rastrearse. La comunicación entre el departamento de Recursos Humanos y el empleado también es esencial.

Resumen de la lección

Establecer políticas para el tiempo libre, como vacaciones y PTO, y políticas para las licencias es importante para mantener la coherencia en toda la organización. Es importante determinar si la política es fija o escalonada, si el tiempo se concede o se acumula y qué sucede con el tiempo no utilizado. El control del tiempo libre y las licencias se puede realizar de forma manual o a través de la nómina de otros sistemas y software, y es muy importante documentar todos los detalles de las licencias.