Monitoreo de las asignaciones de tiempo libre y licencia

Tiempo libre

Rick es un nuevo empleado en una empresa de tecnología. En su primer día, su gerente explica que es elegible para tres semanas de tiempo libre remunerado y que acumula 1,25 días cada mes. Confundido, Rick se refiere a la sección de tiempo libre en el manual de la empresa para asegurarse de que comprende la política.

Afortunadamente para Rick, la política de tiempo libre es clara y concisa y puede determinar las diferencias entre la política de esta empresa y la política de su empresa anterior.

Aunque las prácticas para gestionar el tiempo libre y las licencias pueden variar de una empresa a otra, los métodos generales para hacerlo son los mismos en todos los ámbitos y establecer un procedimiento claro es clave para gestionar este proceso de forma eficaz. La definición de categorías de permisos y métodos de seguimiento de los permisos y permisos es importante para este proceso.

Categorías de licencia

Hay dos categorías de licencia: la categoría 1 solo se toma muy ocasionalmente y la categoría 2 es tiempo libre. La expectativa es que la mayoría de los empleados utilizarán todo el tiempo otorgado durante el transcurso de un año.

La categoría 1 incluye:

• Licencia por servicio de jurado: tiempo libre para servir en un jurado
• Licencia por discapacidad: tiempo libre por razones de salud, puede ser remunerado o no remunerado
• Licencia médica familiar: el tiempo libre por razones de salud de ese empleado o un cónyuge o miembro de la familia a su cuidado, cubierto por la protección laboral bajo la Ley de Licencia Médica Familiar, incluye licencia por maternidad

La categoría 2 incluye:

• Vacaciones
• Personal
• Enfermo
• Tiempo libre pagado (PTO) : un programa en el que al empleado se le otorga un banco de horas, que es una combinación de días de vacaciones, personales y por enfermedad, que le permite al empleado usar el tiempo libre como lo desee.
• Paga de vacaciones

Establecimiento de políticas para el tiempo libre

Crear y comunicar políticas de tiempo libre es esencial para ejecutar un programa de tiempo libre eficaz. Al establecer una política de tiempo libre, las organizaciones deben tener en cuenta el tiempo concedido frente al acumulado, las políticas escalonadas o planas y qué hacer con el tiempo no utilizado.

Las políticas que otorgan tiempo significan que el empleado recibe la cantidad anual completa de tiempo libre al comienzo del año. El tiempo acumulado significa que los empleados recibieron una cierta cantidad de horas a la vez, y no todas a la vez.

Las pólizas planas significan que todos los empleados reciben la misma cantidad de días libres cada año. Las políticas escalonadas otorgan diferentes cantidades de tiempo libre a diferentes empleados, y esto generalmente se basa en la antigüedad. Por ejemplo, un empleado que ha trabajado en una organización durante 2 años recibe menos tiempo libre anual que un empleado que ha trabajado allí durante 10 años.

Lo que hacen los empleadores con el tiempo no utilizado puede depender del estado donde trabaja el empleado. Algunos estados, como California, exigen la transferencia, lo que significa que cualquier tiempo no utilizado se transfiere al banco de tiempo libre permitido del año siguiente. Algunos empleadores optan por una regla de «úselo o piérdalo».

Tiempo libre de seguimiento

El seguimiento del tiempo libre requiere la capacidad de enviar, realizar un seguimiento y aprobar o rechazar solicitudes. La mayoría de las veces se realiza manualmente o mediante un sistema de nómina, o mediante un software específico de seguimiento del tiempo.

En el método manual, los empleados notifican a su gerente y reciben la aprobación ya sea en persona, por correo electrónico o completando un formulario. El gerente, el empleado de nómina o RR.HH. rastrea estas ausencias a través de una hoja de cálculo de Excel y las envía a la nómina regularmente para que se puedan hacer las deducciones de saldo adecuadas.

El seguimiento y la aprobación del tiempo libre a través de una nómina o un software de seguimiento del tiempo es una forma eficaz de administrar el tiempo libre. Los empleados pueden solicitar días libres de forma electrónica, y RR.HH. y los gerentes pueden revisar periódicamente los saldos y el historial de asistencia.

Seguimiento de permisos de ausencia

Un permiso de ausencia (LOA) es un período de tiempo en el que un empleado debe estar ausente de su trabajo pero aún se considera un empleado. Las licencias por lo general se incluyen en las categorías de licencia por discapacidad o licencia médica familiar. En cuyo caso, los recursos humanos deben prestar especial atención a las leyes y regulaciones que rodean la licencia. Es importante realizar un seguimiento, administrar y mantener diligentemente la documentación que rodea cada licencia, que incluye cualquier cambio de licencia y la conclusión de la licencia.

Los métodos para monitorear las LOA son a través del sistema de nómina de la empresa, a través de un software de seguimiento específico de licencias o manualmente. Si utiliza un sistema de nómina, RR.HH. o finanzas pueden establecer el estado del empleado como ‘Permiso de ausencia’ y luego volver al estado ‘Activo’ al regresar. El software de seguimiento de licencias es similar al seguimiento en un sistema de nómina. El monitoreo manual se puede realizar mediante una combinación de un calendario y una hoja de cálculo de Excel.

Independientemente del método de seguimiento, RR.HH. debe controlar las fechas del calendario y tomar las medidas necesarias. El seguimiento de los cambios con la licencia, por ejemplo, una fecha de regreso temprano al trabajo, debe documentarse y seguirse. La comunicación entre RR.HH. y el empleado también es fundamental.

Resumen de la lección

El establecimiento de políticas de tiempo libre, como vacaciones y PTO , y políticas de permisos de ausencia es importante para mantener la coherencia en toda la organización. Es importante determinar si la póliza es plana o escalonada , si se otorga o acumula tiempo y qué sucede con el tiempo no utilizado. El control del tiempo libre y las licencias se puede realizar manualmente o mediante la nómina de otros sistemas y software, y es muy importante documentar todos los detalles de la licencia.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador