Panel de control de cambios: procesos y mejores prácticas

¿Qué es una placa de control de cambios?

Steve, un ingeniero de proyectos, está revisando las especificaciones técnicas y reglamentarias de un nuevo teléfono inteligente. Observa que la frecuencia en la especificación técnica no cumple con las especificaciones reglamentarias. Le lleva el problema a Ron, el director del proyecto. Después de que Ron revisa el tema, acepta que se necesita un cambio. ¿Cómo incorpora Ron el cambio? Bueno, Ron habla con Jim, patrocinador del proyecto, y Jim organiza una junta de control de cambios.

Probablemente se esté preguntando qué es un tablero de control de cambios. Una junta de control de cambios es un grupo de personas que tomarán decisiones sobre si se debe aprobar o no un cambio propuesto en un proyecto. El tablero de control de cambios se utiliza principalmente en el campo de software / tecnología de la información.

Roles en el tablero de control de cambios

Para comprender mejor un tablero de control de cambios, es útil saber un poco más sobre quién lo crea. Echemos un vistazo a las diferentes posiciones en el tablero.

• Presidente: llama a la junta al orden, dirige las reuniones de la junta de control de cambios y tiene la aprobación final de los cambios.
• Miembros de la junta: pueden ser de varios proyectos o grupos de la empresa; decidir si el cambio es aprobado o rechazado
• Evaluador: tiene la responsabilidad de evaluar cómo afectará el cambio al alcance, el cronograma y el costo del proyecto.
• Originador: la persona que solicita la aprobación de un cambio; presenta la información a bordo
• Modificador: responsable de realizar cambios en el proyecto
• Gerente de proyecto: responsable de la finalización exitosa del proyecto.
• Verificador: garantiza que se realizaron los cambios aprobados

Cambiar el proceso del tablero de control

Ahora que sabemos quién está en el tablero de control de cambios y cuál es la función de cada persona. Veamos los pasos del proceso de control de cambios.

Paso 1: envíe la solicitud de cambio

En este paso, el creador ve la necesidad de un cambio y envía una solicitud de cambio a la junta. Los cambios pueden provenir de un nuevo alcance o un cambio en los requisitos técnicos, productos adquiridos o proveedores. El creador debe documentar cuál es el cambio solicitado y por qué es necesario.

Paso 2: evaluación

El presidente de control de cambios asigna un evaluador para evaluar cuál es el cambio, por qué es necesario y cómo afectará el alcance, el presupuesto y el cronograma del proyecto.

Paso 3: revisión de la junta

El presidente llama a la junta de control de cambios al orden y enumera los hallazgos del evaluador. El evaluador presenta los hallazgos en una presentación imparcial. La junta escucha, toma notas y hace preguntas aclaratorias. Una vez que la junta está satisfecha, el presidente llama a la junta a votar. El cambio será rechazado o aprobado.

Después de que se aprueba el cambio, el cambio se puede cancelar durante cualquiera de los pasos restantes por cualquier motivo, pero necesitaría la aprobación de la junta para cancelar el cambio. El cambio cancelado se cerrará entonces. Si la solicitud de cambio se rechaza durante el paso 3, el proceso saltará al paso 6 y se cerrará.

Paso 4: Incorporación

Cuando se aprueba el cambio, el modificador comienza a trabajar en los cambios incorporando los cambios en el proyecto como se documenta en el formulario de solicitud de cambio aprobado. Cuando se completa, el modificador informa el estado al presidente de control de cambios.

Paso 5: verificación

Una vez que el presidente de control de cambios ha recibido la confirmación de que el modificador ha incorporado el cambio o los cambios, el presidente asigna un verificador. El verificador toma la solicitud de cambio aprobada y verifica que se hayan incorporado los cambios.

Paso 6: cierre

Una vez que el verificador ha informado que los cambios se incorporaron según la solicitud de cambio aprobada, la junta de control de cambios puede cerrar la solicitud de cambio.

Mejores prácticas de control de cambios

El cambio es algo que no debe tomarse a la ligera y puede encontrar resistencia. Algunas mejores prácticas pueden ayudar a disminuir la resistencia al cambio. Una mejor práctica es una técnica o proceso que ha demostrado proporcionar un resultado deseado y positivo. Veamos algunas de las mejores prácticas cuando se trata de un tablero de control de cambios.

Tiene que haber una comunicación abierta y honesta. Pensarías que esto sería de sentido común, pero no lo es. Las personas tienen problemas para expresar sus pensamientos y, a veces, tienen otros motivos. Es mejor decir por qué desea el cambio y responder cualquier pregunta sobre el cambio de la manera más abierta posible.

El presidente de la junta de control de cambios debe adaptar el tamaño de la junta a la complejidad de los proyectos y los cambios solicitados. Por ejemplo, un constructor de viviendas residenciales tendría un pequeño tablero de control de cambios donde un contratista de carreteras comerciales tendría un gran tablero de control de cambios.

El director del proyecto y el solicitante deben proporcionar información continua sobre el estado del cambio solicitado para mantener informados a quienes se verán afectados por el cambio de cómo les afectará. El gerente de proyecto debe resaltar los beneficios del cambio y asegurarse de responder cualquier pregunta de manera abierta y honesta.

Finalmente, los cambios deben implementarse lo más rápido posible para evitar retrasos en los horarios, reelaboración, aumento de costos y efectos en los empleados.

Resumen de la lección

Cuando un proyecto necesita un cambio, se utiliza un tablero de control de cambios para aprobar el cambio. Una junta de control de cambios es un grupo de personas que tomarán decisiones sobre si se debe aprobar o no un cambio propuesto en un proyecto.

La junta está compuesta por un presidente, miembros de la junta, evaluador, originador, verificador y un gerente de proyecto. El proceso de la placa de control de cambios comienza cuando un originador envía una solicitud de cambio a la placa de control de cambios. El presidente asigna un evaluador que investiga el cambio. El evaluador envía los hallazgos a la junta que los revisa y vota. Si se aprueba el cambio, se incorpora y el verificador revisa el cambio se incorporó según la solicitud de cambio. El verificador informará a la junta que el cambio se realizó según las instrucciones y la solicitud está cerrada.