Papel del planificador durante un evento

¿Quien esta a cargo?

Imagina que te diriges a ver jugar a tu equipo de fútbol americano universitario favorito un sábado por la tarde en septiembre. Llegas al estadio, trabas con amigos y atraviesas la puerta hacia tus asientos. Se toca el Himno Nacional, se presentan los equipos y se inicia el lanzamiento de la moneda para comenzar el juego.

Cuando su equipo entra al campo a la ofensiva, nota algo extraño: ¡no hay mariscal de campo! Los jugadores miran alrededor del campo, confundidos acerca de dónde alinearse, qué jugada correr y quién recibe el balón. ¡Se acabó el tiempo!

Así como el mariscal de campo es el pegamento que mantiene unida la ofensiva de su equipo, un planificador de eventos es como el mariscal de campo, o el pegamento, que mantiene unido un evento. Examinemos algunos de los roles del planificador de eventos durante un evento.

El papel del planificador de eventos

Claro, un planificador de eventos tiene muchas responsabilidades antes y después de un evento, pero su trabajo durante un evento es igual de importante. Por definición, un planificador de eventos es alguien que organiza un evento. Ese rol no se detiene cuando comienza el evento; de hecho, apenas está comenzando.

Que esperar

Idealmente, ha trabajado mucho antes del evento para asegurarse de que todo funcione sin problemas en el gran día. Sin embargo, surgen problemas y es necesario gestionar las cosas y los planificadores de eventos están ahí para asumir ese papel.

Durante el evento, el planificador tiene muchos roles:

• Facilitar la configuración de antemano y la limpieza posterior
• Garantizar la satisfacción de huéspedes y anfitriones
• Abordar necesidades o preocupaciones
• Mantener el evento funcionando según lo programado
• Asegurarse de que los oradores invitados o los artistas estén preparados
• Mantenerse en contacto con todos los proveedores y administrarlos
• Asegurar asientos adecuados, detalles audiovisuales y otros equipos
• Gestión de personal y voluntarios

Cómo delegar

Si trabaja con un equipo de personas, puede ayudar a presentar un evento más exitoso al delegar tareas. Delegar simplemente significa dividir las tareas para realizarlas y asignarlas a las personas. Como planificador de eventos, no puede hacer todo ni estar en todas partes, por lo que delegar puede ayudar a garantizar que se cubra todo sobre el evento.

La delegación funciona mejor cuando los miembros del equipo se eligen para actividades en las que se desempeñan con confianza y competencia. Si sabe que un miembro del equipo no es adecuado para ordenar los cubiertos, no le asigne esa tarea. Del mismo modo, si un empleado tiene una fortaleza particular, trate de asignarle tareas que se alineen con esa fortaleza.

Desde la perspectiva de un planificador, delegue las tareas en consecuencia, asegúrese de que todas las tareas estén claras y luego realice un seguimiento de las tareas que se le asignaron a cada miembro del equipo. Supervise a todos los miembros del equipo con regularidad para asegurarse de que las tareas se estén realizando y no se hayan encontrado problemas.

Recibir solicitudes o quejas

Tratar las solicitudes o quejas de los huéspedes es una tarea esencial de un planificador de eventos. Después de todo, desea que todos se diviertan y recuerden el evento como un éxito en lugar de un fracaso. Aquí hay algunos consejos para manejar solicitudes y quejas durante el calor de un evento:

1. Detén todo y escucha. Los invitados pueden estar enojados o simplemente señalar un problema. De cualquier manera, déles toda su atención, haga preguntas si es necesario y explíqueles cómo abordará su inquietud.

2. Disculparse. Una disculpa a menudo puede ayudar mucho a calmar a una persona que está molesta.

3. Abordarlo. Lo que sea necesario para rectificar la situación, maneje la situación rápida y con calma antes de que se agrave o se convierta en un problema mayor que no podrá manejar más adelante. Adopte medidas para asegurarse de que no vuelva a ser un problema para ese huésped ni para ningún otro.

4. Asegúrese de que todos los miembros del equipo sepan cómo manejar las inquietudes de los huéspedes. Ya hemos establecido que usted, como planificador de eventos, no puede estar en todas partes a la vez. Es probable que un miembro del equipo esté al frente de la recepción de una solicitud o queja. Asegúrese de que haya un protocolo identificado sobre cómo manejar estas situaciones, como buscar al planificador de eventos de inmediato.

Resumen de la lección

Los planificadores de eventos tienen muchas tareas antes, durante y después de un evento. Si bien gran parte de la planificación se lleva a cabo antes de que comience el evento, el evento en sí sigue siendo la etapa crucial para garantizar que todos los detalles se ejecuten sin problemas. Los planificadores de eventos pueden ser responsables de administrar proveedores y miembros del personal, ayudar a que un evento se desarrolle según lo programado, manejar solicitudes o quejas , sugerencias o problemas y asegurarse de que los oradores invitados o los entretenimientos estén preparados para presentarse. La delegación ayuda a acelerar estas tareas y garantiza un evento sin problemas. Sin embargo, si surgen problemas, asegúrese de escuchar, disculparse y abordar la inquietud de inmediato.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador