Plan de gestión de recursos del proyecto: definición e importancia

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¿Qué es un plan de gestión de recursos?

Un plan de gestión de recursos es una herramienta que utilizan los directores de proyectos para gestionar sus recursos. Normalmente, un plan de gestión de recursos se utiliza para gestionar el recurso más importante en cada proyecto: el recurso humano.

El Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos , o PMBOK , un conjunto de estándares y pautas en la gestión de proyectos, define la gestión de recursos humanos del proyecto como un proceso necesario para organizar, administrar y liderar el equipo del proyecto de manera efectiva. Un equipo de proyecto está compuesto por personas con roles y responsabilidades asignados para un proyecto. Los miembros del equipo pueden ser asignados a tiempo completo o parcial a un proyecto y cada uno puede aportar una cierta cantidad de conocimientos, habilidades y destrezas.

Cuando el director del proyecto desarrolla un plan de gestión de recursos, a cada recurso se le asigna una función y responsabilidades. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los miembros del equipo deben participar en la planificación. Esto permite la participación de los recursos y puede proporcionar información para el proyecto que podría ser pasada por alto por alguien que no sea un experto en la materia.

Como se señaló anteriormente, un plan de administración de recursos es importante para un gerente de proyecto porque el plan ayuda a administrar el recurso más valioso: ¡las personas! Los planes de administración de recursos ayudarán a los gerentes de proyecto a asignar recursos durante un proyecto y negociar con los miembros del proyecto a medida que entran y salen de los proyectos.

Pasos para crear un plan de gestión de recursos

Veamos los pasos involucrados en la creación de un plan de gestión de recursos.

Paso 1

El equipo de gestión del proyecto creará una estructura de desglose del trabajo (WBS) . Una WBS identifica las actividades de trabajo y asigna recursos a las actividades.

Paso 2

El director del proyecto creará borradores de documentos de trabajo, como organigramas, una matriz de responsabilidades, documentos de roles y responsabilidades y un plan de gestión de personal.

Un organigrama , también conocido como organigrama , es una representación gráfica de la jerarquía de un proyecto. Muestra relaciones de informes, tanto matriciales como directas. Los documentos de roles y responsabilidades deben discutir:

• Rol , que describe la función del puesto o personas dentro de un proyecto.
• Autoridad , que otorga autoridad y responsabilidad para aplicar recursos y tomar decisiones con respecto a los entregables y recursos del proyecto.
• Responsabilidad , que asigna el deber y el trabajo que un puesto específico o miembro del equipo debe completar.
• Competencia , que identifica un conjunto de habilidades y la capacidad necesarias para completar positivamente el trabajo asignado.

Por último, un plan de gestión de personal muestra cuándo los miembros del equipo comienzan en un proyecto, su duración en ese proyecto y cuándo lo dejan.

Paso 3

Una vez que se han creado la EDT y los borradores de los documentos de trabajo, el director del proyecto debe tener recursos asignados al proyecto. Dependiendo de la organización, el gerente de proyecto podría necesitar negociar con gerentes, directores y otros gerentes de proyecto para obtener los recursos necesarios. A medida que se agregan recursos del proyecto, o miembros del equipo, deben incluirse en la planificación. Su conocimiento del trabajo puede ayudar al gerente de proyecto a encontrar brechas en el plan, el cronograma y el presupuesto.

Paso 4

Una vez que el director del proyecto ha negociado los recursos, completará los documentos de trabajo y los finalizará.

Paso 5

El último paso es desarrollar el equipo del proyecto. Esta es una excelente combinación de uso de habilidades sociales, obtención de la capacitación adecuada y actividades de formación de equipos. El PMBOK nos recuerda que cada equipo pasa por cinco etapas de desarrollo: formar o armar el equipo; asaltar o identificar ideas diferentes; normalizar o aprender a confiar el uno en el otro; ejecutando; y aplazamiento.

Proyecto de ejemplo

Veamos un ejemplo: se ha asignado a Ted como director de proyecto para el reemplazo de una válvula. Ted comienza a trabajar en su plan, comenzando con su WBS:

A continuación, hace un organigrama:

Y finalmente, Ted elabora un plan de gestión de personal organizado por fecha:

Resumen de la lección

En esta lección, aprendió que un plan de administración de recursos contiene, como mínimo, una estructura de desglose del trabajo, documentos de roles y responsabilidades, un organigrama y un plan de administración de personal. Un director de proyecto necesita estos documentos para ayudar a un equipo de proyecto a pasar por las cinco fases del desarrollo del equipo (formación, asalto, normatividad, ejecución y finalización). El plan de gestión de recursos es importante para el director del proyecto porque un recurso humano es, con mucho, el activo más valioso de un proyecto.

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