Las organizaciones utilizan datos
Las organizaciones utilizan grandes cantidades de datos . Estos datos pueden estar relacionados con las personas que trabajan para la organización, sus productos o servicios, los clientes o cualquier otro aspecto de las operaciones de la organización. Los datos deben organizarse de manera que apoyen la toma de decisiones. Los tipos de datos más comunes son texto y números, pero los datos también pueden incluir imágenes, fotografías, sonido, video y otros tipos. Los datos están organizados en una base de datos .
Ejemplo de biblioteca
Consideremos un ejemplo de cómo se utilizan las bases de datos. Piense en una biblioteca pública. Una biblioteca contiene libros, revistas, CD, DVD y otros materiales. Todos estos materiales deben estar catalogados para que sepamos qué hay disponible en la biblioteca. Para cada artículo, el catálogo describiría cosas como el tipo de artículo, el título, los autores, los editores y otros detalles relevantes. El catálogo también debe poder buscarse, por lo que el bibliotecario generalmente asigna algunas palabras clave a cada elemento. El catálogo de la biblioteca es un tipo de base de datos.
Una vez que tenemos un catálogo, también debemos tener una forma para que los usuarios revisen los materiales. Los usuarios deben poder registrarse, obtener una tarjeta de la biblioteca y usar esta tarjeta para consultar los materiales que desean llevarse a casa. Entonces la biblioteca necesita una base de datos de usuarios. Esto incluiría el nombre del usuario, dirección, número de teléfono, correo electrónico y edad. Con un catálogo de materiales y una base de datos de usuarios, la biblioteca puede comenzar a operar. Lo que se necesita para respaldar las operaciones diarias es un sistema para realizar un seguimiento de qué materiales retira cada usuario y cuándo se devuelven. Este sistema debe estar vinculado al catálogo y a la base de datos de usuarios.
Ahora considere cómo usa realmente la biblioteca y qué decisiones se están tomando. Vas a la biblioteca y quieres aprender algo sobre la teoría de la evolución. Lo primero que probablemente haga es ir a una terminal de computadora y buscar en el catálogo con una palabra clave como «teoría de la evolución». Examina los resultados para ver qué libros pueden ser más útiles. Una vez que haya encontrado algunos títulos, puede verificar para asegurarse de que aún no estén extraídos.
Los materiales que te interesan los encuentras en los estantes y los llevas a la caja. El personal del mostrador escanea su tarjeta de la biblioteca para asegurarse de que su cuenta esté al día. Si tiene libros atrasados, el miembro del personal se lo recordará rápidamente. Luego, se escanean los materiales que desea sacar y el miembro del personal se asegurará de que no exceda los límites establecidos por la biblioteca, como un máximo de tres CD de música.
Te llevas los materiales a casa y, una semana después, recibes un correo electrónico recordatorio de que tus CD de música deben entregarse, ya que solo puedes guardarlos durante una semana. Devuelve los CD de música pero quédese con los libros por ahora. Dos semanas después, recibe un recordatorio de que deben entregar sus libros. No ha terminado de leerlos, así que inicie sesión en el sitio web de la biblioteca y renueve los libros en línea. Unas semanas más tarde, devuelve los libros.
A lo largo de estos pasos, ha utilizado el sistema de bibliotecas de varias formas:
- Los terminales de catálogo en la biblioteca
- Los mostradores de pago
- El sistema de notificación por correo electrónico y
- El sistema de renovación en línea
Todo esto es posible gracias a los sistemas de bases de datos que mantiene la biblioteca.
También considere cómo el personal de la biblioteca usa las bases de datos. El personal de los mostradores de pago procesa las solicitudes de los usuarios. Los bibliotecarios agregan libros nuevos al catálogo y ayudan a los usuarios a encontrar materiales en otras bibliotecas. El personal superior de la biblioteca analiza cómo se utilizan las colecciones, qué nuevos materiales deben adquirirse y cómo satisfacer mejor las necesidades de los numerosos usuarios de la biblioteca. Todas estas decisiones están informadas por las distintas bases de datos.
Beneficios de la gestión de bases de datos
El ejemplo de la biblioteca ha demostrado una serie de beneficios de la gestión de bases de datos:
- Las bases de datos permiten almacenar y organizar grandes cantidades de datos.
- Los datos se pueden buscar mediante palabras clave y otros identificadores.
- Las bases de datos cambian constantemente y se actualizan constantemente.
- Varias partes de una base de datos están vinculadas entre sí.
- Los diferentes usuarios juegan diferentes roles en el uso y mantenimiento de las bases de datos.
- Se puede acceder a las bases de datos mediante diferentes mecanismos.
Otros ejemplos
La biblioteca es solo un ejemplo. Puede seleccionar casi cualquier organización y pensar en los diversos datos que se utilizan y cómo respaldan la toma de decisiones. Piense en un hospital. Las bases de datos utilizadas por un hospital incluirían:
- Registros de pacientes
- Medicación y equipo
- Programación de personal e instalaciones
- Facturación y seguros y muchos otros
Estos datos se utilizan para tomar decisiones sobre cómo tratar a los pacientes, a veces literalmente decisiones de vida o muerte. Sin datos precisos y fácilmente disponibles, sería mucho más difícil para las enfermeras y los médicos hacer su trabajo.
O considere un supermercado. Las bases de datos utilizadas por un supermercado incluirían:
- Catalogo de producto
- Transacciones de ventas
- Proveedores
- Dotación de personal
- Programa de fidelización de clientes y otros
Imagina que eres el gerente de productos del supermercado. Mantener un suministro constante de frutas y verduras frescas todos los días no es una tarea fácil. Los clientes esperan tener los estantes abastecidos continuamente, por lo que el supermercado está utilizando varias bases de datos a diario para mantener contentos a los clientes.
Resumen de la lección
Toda organización usa datos. En nuestro mundo moderno, la cantidad de datos utilizados, incluso en una organización pequeña, sigue creciendo de manera constante. Y esperamos que las organizaciones no solo brinden productos y servicios de alta calidad, también queremos que sean rentables.
Ahora imagina que eres un bibliotecario, una enfermera en un hospital o el gerente de productos de un supermercado. ¿Crees que podrías hacer tu trabajo con solo una libreta de papel y un bolígrafo? Claro, es probable que pueda hacer algo con lápiz y papel, pero será mucho más eficaz en su trabajo si tuviera acceso a toda la información necesaria en una base de datos fácil de usar a la que podría acceder desde cualquier dispositivo. . Bienvenido al mundo de la gestión de bases de datos.
Resultado de aprendizaje
Cuando haya terminado esta lección, debería poder:
- Comprender cómo se organizan y almacenan los datos
- Analizar los beneficios de usar bases de datos en diferentes organizaciones.
Continúa con:
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