Rodrigo Ricardo

Planificación de adquisiciones para la gestión de proyectos

Publicado el 17 octubre, 2020

Planificación de adquisiciones

Supongamos que es el gerente de una cadena de supermercados nueva con una fecha de apertura que está a menos de un año. Actualmente la tienda está vacía. No hay comestibles ni estantes para colocar los alimentos. ¿Por dónde empiezas a poner en marcha tu tienda? La respuesta es la planificación de adquisiciones . En la gestión de proyectos, la planificación de adquisiciones es el proceso de determinar qué se debe comprar y cuándo se debe comprar.

En esta lección, exploraremos las fases de la planificación de adquisiciones para que pueda aprender a crear un plan de adquisiciones para su tienda de comestibles. Las cuatro fases de la planificación de adquisiciones son:

  • Planificar la gestión de adquisiciones
  • Realizar adquisiciones
  • Control de adquisiciones
  • Cerrar adquisiciones

Planificar la gestión de adquisiciones

La fase de gestión de adquisiciones del plan de la gestión de proyectos a menudo se considera la más crítica. Es en esta fase que se establecen elementos importantes del proyecto como planes, procedimientos, roles y responsabilidades. Por ejemplo, esto es cuando el equipo del proyecto identifica las necesidades o requisitos de adquisición, estima los costos, planifica un cronograma para el proyecto, hace una lista de proveedores potenciales (vendedores) y determina los roles y responsabilidades del equipo del proyecto.

Piense en todas las cosas que tendría que hacer en la fase de gestión de adquisiciones del plan para poner en funcionamiento su tienda de comestibles para la fecha prevista. Tendría que decidir cuántos estantes necesitará para la tienda y tendrá que decidir qué tipo de comestibles desea en los estantes. ¿Cuántos huevos? ¿Cuánta leche? ¿Cuánto producir? Después de identificar los requisitos de adquisición, tendría que identificar a los proveedores potenciales. ¿Quién abastecerá sus estantes con comestibles y cuánto le costará todo este inventario? ¿Cuándo debería comprar los alimentos? ¿Un mes antes de la apertura de la tienda? ¿Una semana antes de la apertura de la tienda?

Además de tomar todas estas decisiones, también necesitaría establecer roles y responsabilidades para el equipo del proyecto. Esto asegura que todos entiendan de qué parte del proyecto están a cargo y qué deben hacer para ayudar a realizar las tareas del proyecto con éxito de acuerdo con el cronograma del proyecto.

Realizar adquisiciones

La segunda fase del proceso de gestión de adquisiciones es realizar adquisiciones . La fase de realización de adquisiciones se trata de ejecutar los planes que se establecieron durante la fase de gestión de adquisiciones del plan. Aquí es cuando el equipo del proyecto acepta las ofertas del vendedor, analiza las propuestas del vendedor, selecciona a los vendedores de una lista calificada y otorga contratos de adquisición a los vendedores.

Por ejemplo, digamos que la Compañía ABC ofrece vender leche ilimitada a su tienda de comestibles por solo $ 1.50 por galón si usted promete almacenar solo su leche, mientras que la Compañía XYZ ofrece venderle leche a $ 2.50 el galón y no le importa si trabaja con otros proveedores. Deberá decidir cuál de estos vendedores se adapta mejor a su presupuesto y enfoque de adquisiciones.

La fase de realización de adquisiciones es también el momento de negociar con los vendedores y decidir qué tipos de contratos se aplicarán a la adquisición. La mayoría de los contratos establecen detalles importantes que deben ser acordados por ambas partes, como cómo se le pagará al vendedor, cuándo se le pagará al vendedor, cómo se resolverán las disputas o problemas y cómo y cuándo se entregarán los artículos.

El objetivo de la fase de control de adquisiciones es monitorear y administrar las relaciones de adquisición y el desempeño del vendedor. Esta fase ayuda a garantizar que ambas partes (el comprador y el vendedor) cumplan con los requisitos de adquisición y las obligaciones contractuales.

Como gerente de proyecto de la tienda de comestibles, debe asegurarse de que el vendedor esté cumpliendo su promesa de traerle comestibles de calidad en el plazo acordado. También debe asegurarse de que se le pague al vendedor de manera correcta y oportuna. Para realizar estas tareas, es posible que deba realizar inspecciones de control de calidad, auditorías e informes de rendimiento que puedan compararse con los acuerdos y los documentos de adquisiciones reales.

Cerrar adquisiciones

Las adquisiciones cercanas son la última fase de la planificación de adquisiciones para la gestión de proyectos. Esta fase es importante porque permite al equipo del proyecto asegurarse de que se resuelvan todos los reclamos. También ofrece una oportunidad para la reflexión, es decir, una oportunidad de aprender del proyecto de adquisiciones actual para mejorar las adquisiciones futuras. Volvamos a nuestra tienda de comestibles para ver ejemplos de tareas que deben completarse durante la fase de cierre de adquisiciones.

Imagina que accediste a comprar 300 melones para la tienda. El vendedor entregó los melones, pero la mitad de ellos estaban rotos y no se podían poner en los estantes. El vendedor quiere pagar por los 300 melones, pero usted solo quiere pagar por los melones que cumplen con los estándares de calidad. Este es un ejemplo de una disputa que puede necesitar ser resuelta durante la fase de cierre del proyecto. Primero, negociaría con el vendedor para llegar a una resolución. Si eso no funciona, es posible que deba participar en algún tipo de mediación o arbitraje. Si eso no funciona, puede seguir un litigio. Aunque existe la posibilidad de que la disputa permanezca abierta después del cierre del proyecto, al menos se debe intentar una resolución durante la última fase.

Al reflexionar sobre la disputa más tarde durante una auditoría , una revisión formal del proceso de adquisición realizada por el equipo del proyecto, se da cuenta de que un contrato más claro le habría ayudado a evitar la disputa del melón. Aprender esta lección es importante porque le ayudará a evitar cometer el mismo error en adquisiciones futuras.

Resumen de la lección

En la gestión de proyectos, la planificación de adquisiciones es el proceso de determinar qué se debe comprar y cuándo, de modo que sea más útil para el proyecto. El proceso de planificación de adquisiciones tiene cuatro fases:

  • Planificar la gestión de adquisiciones : esta fase implica identificar las necesidades o requisitos de adquisiciones, estimar costos, programar y determinar roles y responsabilidades para el equipo del proyecto.
  • Realizar adquisiciones : Esta fase implica la ejecución de los planes que se establecieron durante la fase de gestión de adquisiciones del plan.
  • Controlar las adquisiciones : esta fase implica el seguimiento y la evaluación del éxito de las adquisiciones mediante inspecciones, auditorías, informes de desempeño y otras medidas.
  • Adquisiciones cercanas : esta fase implica la resolución de disputas y una revisión formal del proceso de adquisiciones para mejorar las adquisiciones futuras.

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