Planificación y reserva de entretenimiento para eventos y conferencias
El valor de planificar y reservar entretenimiento corporativo
Trabaja para un gran hotel que reserva cientos de conferencias y eventos al año. Su trabajo como gerente de eventos es garantizar que todos los detalles de los eventos se desarrollen sin problemas y que las conferencias sean exitosas. Una cosa que ha aprendido mientras trabajaba en este puesto es la importancia de ayudar a los organizadores de reuniones a encontrar entretenimiento para su evento.
Debido a que trabaja con tantos tipos diferentes de grupos, ha compilado una amplia lista de animadores y opciones. Esto no solo ayuda a facilitar el proceso, sino que también brinda un mayor nivel de servicio experto a sus clientes.
Ha observado que los grupos que ofrecen entretenimiento corporativo tienen una tasa de satisfacción de los asistentes más alta y es más probable que sus clientes reserven eventos futuros en su propiedad. Las organizaciones disfrutan del entretenimiento que sugiere, agregando un elemento de diversión y conexión a sus eventos.
Tipos de entretenimiento
El tipo de entretenimiento disponible para sus clientes está limitado solo por las opciones en su área y algunos viajes a la propiedad para realizar presentaciones para grupos. Estos tipos de animadores incluyen comediantes, magos, hipnotizadores, músicos, oradores motivacionales y malabaristas.
Otros tipos de entretenimiento pueden requerir que los asistentes viajen a un lugar separado. Estas opciones incluyen teatros con cena, cruceros con cena, representaciones de circo, presentaciones musicales, ballet, conciertos, teatro u otros eventos que no se reubican fácilmente en sus instalaciones.
Algunos grupos pueden querer más actividad física y puede optar por ofrecer entretenimiento que requiera participación. Por ejemplo, su cliente puede querer ofrecer actividades al aire libre a los miembros de su grupo. Recomienda una variedad de opciones como tirolesa, paseo en góndola, senderismo, esquí, motos de nieve, paseos a caballo, paracaidismo, ala delta, globos aerostáticos, golf u otras actividades que se adapten al clima y la temporada.
Directrices para planificar y reservar entretenimiento para eventos y conferencias
Al planificar el entretenimiento corporativo, hay varios factores que deben considerarse:
Presupuesto
Las actividades varían en precio y se pueden adaptar al presupuesto del grupo. Si un grupo tiene un presupuesto de $ 1,000, el tipo de entretenimiento será mucho más limitado en comparación con un grupo que puede gastar $ 10,000. El presupuesto es un factor importante para determinar qué opciones funcionarán para el grupo.
Calendario
Algunas opciones de entretenimiento pueden requerir horas o incluso un día completo, especialmente las actividades que se realizan fuera del sitio. Si el grupo tiene dos horas en el horario de la noche para entretenimiento, es necesario planificar actividades que se ajusten a ese marco de tiempo.
Número de asistentes
Los diferentes tipos de entretenimiento son apropiados para diferentes tamaños de público. Algunas actividades, como paseos en globo aerostático o paseos a caballo, son razonables para grupos más pequeños, pero es posible que no funcionen para grandes convenciones con miles de personas. Asimismo, contratar un acto escénico para un grupo pequeño puede no ser apropiado.
Transporte
Si el entretenimiento es fuera del sitio, se deberá considerar el transporte. ¿Cómo llegarán los asistentes al lugar? Las personas pueden tener sus propios automóviles para conducir o es posible que deba coordinar autobuses para grupos grandes de personas. Agregar transporte afectará el presupuesto, su horario y cuántos de los asistentes participarán en la actividad.
Participación
Si algunos miembros del grupo no quieren salir del sitio, es posible que no quieran unirse a ciertos eventos. Asimismo, algunas personas simplemente no disfrutan de las actividades sociales. Debe considerar cuántos asistentes se unirán y cómo las diversas opciones de entretenimiento atraerán o rechazarán la participación.
Resumen de la lección
Planificar y reservar entretenimiento corporativo requiere consideración y coordinación entre muchos grupos. Muchos factores afectan el éxito del entretenimiento de una conferencia o evento, incluida la disponibilidad, el presupuesto, el horario, la cantidad de asistentes, el transporte y el nivel de interés de los participantes.
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