Procedimientos de prevención de fraude y participación de la administración

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Riesgos de fraude para empresas

No importa el tamaño o el tipo de negocio, el fraude puede ocurrir. El fraude es el acto de mentir o cometer delitos en un negocio en beneficio propio, ya sea económico o personal.

Muchas personas no saben que sus acciones en realidad pueden considerarse fraudulentas, mientras que otras ven los beneficios como mayores que los riesgos, o simplemente no les importa. A menudo, los empleados sienten una presión constante para tener éxito o superar a sus compañeros, lo que los lleva a tomar decisiones delictivas y se ponen en riesgo a sí mismos y a su empresa.

Por eso , la gestión del riesgo de fraude es tan necesaria en los negocios de hoy. Tanto los propietarios como los gerentes de empresas deben crear programas de gestión del riesgo de fraude desde el inicio de su empresa para asegurarse de que los empleados conozcan los riesgos de cometer fraude. Echemos un vistazo a algunos procedimientos de prevención del fraude.

Procedimientos de prevención de fraude

Aunque existen leyes anticorrupción como Sarbanes-Oxley y la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de EE. UU., Es importante que las empresas creen procedimientos de prevención del fraude. Estos deben ajustarse al tamaño de la empresa y al producto, pero en general, existen procedimientos que todas las empresas pueden utilizar:

Conciencia de los empleados: conozca a sus empleados. Esto puede significar verificaciones de antecedentes o evaluaciones del trabajo de forma regular. Además, los gerentes deben vigilar a sus empleados, si tienen la reputación de mentir o comportarse de manera mezquina, los gerentes deben ser más conscientes de sus acciones.
Educación de los empleados: eduque a sus empleados sobre lo que se considera fraude y sus consecuencias legales. Los empleados deben comprender que hay más riesgo que su trabajo.
Comunicación eficaz: utilice procedimientos de denuncia anónimos para que los empleados se sientan autorizados a denunciar un posible fraude. Los empleados de bajo nivel deben saber que tienen la misma capacidad de informar que un ejecutivo.
Informes: los empleados y ejecutivos deben asegurarse de informar y documentar las actividades diarias. Un conjunto constante de documentación permite la revisión y aclaración si surgen problemas. Si una empresa no sabe lo que sucedió la semana pasada o el mes pasado, será imposible detectar el fraude cuando ocurra.
Verificaciones y balances: deben establecerse auditorías y evaluaciones en todos los niveles de la empresa. Las revisiones inesperadas también pueden ayudar a detectar actividades fraudulentas.
Respeto y recompensa: asegúrese de que los empleados ya se sientan respetados y bien valorados en su puesto. Algunas ideas incluyen ofrecer salarios, beneficios y recompensas competitivos. Si un empleado se siente frenético por mantenerse al día o amenazado por otros, es más probable que cometa un fraude para salir adelante.
Siga las reglas: maneje los problemas fraudulentos de la misma manera, sin importar quién esté involucrado. Un gerente que comete fraude debería experimentar las mismas consecuencias que un nuevo empleado. La creación de una cultura en la que siempre se sigan las reglas para cometer fraude disuadirá los sucesos futuros.

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Digamos que Lucy recibió una verificación de antecedentes antes de ser contratada en la Compañía B. Cuando fue contratada, recibió capacitación sobre el fraude, qué es y cómo puede afectar no solo a ella sino al negocio. Aunque Lucy sabe del fraude, le preocupa que no vaya a ascender dentro de la empresa, porque muchos de sus compañeros son titulares. Lucy comienza a intercambiar información privilegiada con la Compañía C.

Lo hace porque cree que le asegurará un puesto más alto en la Compañía C en una fecha posterior. El gerente de Lucy, Eric, descubre a Lucy enviando la información por correo electrónico, que es algo que él marca de vez en cuando. Luego, Lucy es despedida de su cargo y procesada.

Programas de prevención y gestión

Todos estos métodos de prevención cuestan dinero y tiempo. ¿Cómo convence un representante de prevención del fraude a la gerencia de aceptar estos cambios e invertir en este tipo de programa? Todo vuelve al resultado final, por lo que un representante se centrará en el fraude que afecta a:

Ingresos
Reputación en la comunidad
Reputación con empresas similares
Confianza de clientes e inversores
Estabilidad general

El fraude ha derrumbado empresas debido a la mala prensa. Los clientes se alejan de lo que ahora consideran una empresa «turbia». Esto debe enfatizarse para ayudar a una empresa a darse cuenta de la importancia de las medidas preventivas. Siempre es mejor crear un programa antes de que haya un problema y luego tener que reaccionar ante un problema que ya está sucediendo.

Resumen de la lección

El fraude es el acto de mentir o engañar a otro con la esperanza de obtener una ganancia personal de la pérdida de otro. Dado que el fraude ocurre dentro del entorno empresarial, es importante crear una gestión del riesgo de fraude con procedimientos preventivos para garantizar que el fraude se disuada activamente. Los procedimientos deben abarcar desde la comunicación y la presentación de informes efectivos hasta la capacitación y revisión de los nuevos empleados.

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Crear reglas para lidiar con el fraude y cumplirlas ayudará a los empleados a darse cuenta de las consecuencias de este comportamiento. Estos procedimientos pueden llevar tiempo y dinero, pero una empresa puede perder ingresos, estabilidad e incluso su reputación debido al fraude. Con el resultado final en mente, las medidas preventivas valen la pena.