¿Qué es el proceso de planificación? – Pasos y Concepto
¿Qué es el proceso de planificación?
El proceso de planificación son los pasos que da una empresa para desarrollar presupuestos que guíen sus actividades futuras. Los documentos desarrollados pueden incluir:
- Planes estratégicos (objetivos de la empresa a largo plazo y de alto nivel)
- Planes tácticos (planes específicos a corto plazo para trabajar hacia las metas del plan estratégico)
- Planes operativos (planes detallados para que un departamento específico los implemente)
- Planes de proyecto (planes para implementar proyectos como el lanzamiento de nuevos productos o la construcción de una nueva planta)
¿Cómo funciona el proceso?
Aunque los pasos específicos difieren ligeramente de una compañía a otra y dependen del tipo de plan que estés desarrollando, hay pasos generales que se deben tomar para garantizar un buen resultado. Los pasos en el proceso de planificación son:
- Desarrollar objetivos
- Desarrollar tareas para cumplir esos objetivos.
- Determinar los recursos necesarios para implementar las tareas.
- Crear una línea de tiempo
- Determinar el método de seguimiento y evaluación
- Finalizar plan
- Distribuir a todos los involucrados en el proceso.
Vamos a seguir a Mark, gerente de departamento de una gran empresa, mientras desarrolla un presupuesto táctico para su departamento de ventas para el próximo año.
Paso uno: desarrollar objetivos
El primer paso en el proceso de planificación es determinar lo que desea lograr durante el período de planificación. Un plan estratégico a largo plazo podría enfocarse en logros de participación de mercado específicos dentro de cinco años, mientras que un plan operativo a nivel departamental podría apuntar a la implementación de un nuevo método de seguimiento de pedidos de ventas en el próximo trimestre.
Mark se concentra en los objetivos anuales de su departamento de ventas, por lo que comienza estableciendo objetivos de ventas para su equipo para el próximo año y también define un proyecto que le gustaría implementar que automatice el proceso de pedidos de ventas.
Paso dos: desarrollar tareas para cumplir esos objetivos
El siguiente paso es elaborar una lista de tareas requeridas para cumplir con los objetivos definidos. En nuestro ejemplo, Mark determina las ventas por mes requeridas para alcanzar el objetivo de ventas al que se dirige y también enumera algunas tareas principales relacionadas con el proceso de automatización, incluida la selección de la herramienta y la capacitación del equipo sobre su uso.
Paso tres: determinar los recursos necesarios para implementar las tareas
A continuación, es necesario determinar los recursos para implementar los objetivos. En este caso, ‘recursos’ incluye tanto a las personas necesarias para implementar el plan como los suministros u otros recursos necesarios para apoyar a esas personas. Para el departamento de ventas, esto podría incluir a los vendedores, un administrador de ventas, varios suministros como folletos y fondos para una campaña publicitaria para aumentar la cantidad de prospectos en el embudo del equipo de ventas.
Paso cuatro: crea una línea de tiempo
El momento de los recursos ahora necesita ser determinado. Por ejemplo, Mark anticipa que la campaña de marketing comenzará a principios de año y esto aumentará la cantidad de prospectos para el equipo de ventas para la segunda mitad del año. Con base en esto, muestra los recursos de la campaña de marketing que se gastaron en los primeros dos meses del año y la necesidad de contratar a un vendedor adicional cerca del final del segundo trimestre.
Paso cinco: determinar el método de seguimiento y evaluación
Se deben desarrollar métricas específicas para ayudar a determinar cuándo deben ocurrir las acciones. Continuando con nuestro ejemplo, Mark calcula que la campaña de marketing debe generar 500 nuevos clientes potenciales y que el vendedor adicional solo se contratará cuando el promedio de clientes potenciales por vendedor llegue a 50 por mes. Si la campaña de marketing no genera el negocio previsto, no se contratará al vendedor adicional, ya que el personal existente podrá manejar el volumen.
Paso seis: finalizar el plan
Ahora que se han juntado todas las piezas, se puede finalizar el plan. Mark ingresa los vendedores necesarios, las metas de ventas de cada mes y otros recursos necesarios para el año, incluidos los suministros de oficina y la compra de la nueva herramienta de automatización. Ahora que está listo, envía el plan al departamento de finanzas para su revisión y aprobación final por parte de la alta gerencia.
Paso Siete: Distribuir a Todos los Involucrados en el Proceso
El paso final en nuestro proceso es compartir el plan con todos los que tienen un papel en su implementación, para que conozcan sus objetivos. Mark hace una presentación al equipo de ventas con las fechas previstas para la implementación de la nueva herramienta y cubre los objetivos de ventas del grupo para el próximo año.
Resumen de la lección
Revisemos. El proceso de planificación son los pasos que da una empresa para desarrollar presupuestos que guíen sus actividades futuras. Los documentos desarrollados pueden incluir planes estratégicos, planes tácticos, planes operativos y planes de proyectos. Aunque los pasos específicos difieren ligeramente de una compañía a otra y dependen del tipo de plan que estés desarrollando, hay pasos generales que se deben tomar para garantizar un buen resultado. Los pasos en el proceso de planificación son:
- Desarrollar objetivos
- Desarrollar tareas para cumplir esos objetivos.
- Determinar los recursos necesarios para implementar las tareas.
- Crear una línea de tiempo
- Determinar el método de seguimiento y evaluación
- Finalizar plan
- Distribuir a todos los involucrados en el proceso.
Tipos de documentos de planificación
- Planes estratégicos (objetivos de la empresa a largo plazo y de alto nivel)
- Planes tácticos (planes específicos a corto plazo para trabajar hacia las metas del plan estratégico)
- Planes operativos (planes detallados para que un departamento específico los implemente)
- Planes de proyecto (planes para implementar proyectos como el lanzamiento de nuevos productos o la construcción de una nueva planta)
Los resultados del aprendizaje
Después de esta lección, verifique si puede:
- Explicar los distintos tipos de documentos de planificación.
- Describir el proceso de planificación y cada uno de sus pasos.
- Hacer un plan estratégico utilizando el proceso de planificación.
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