Registro de problemas en la gestión de proyectos: definición y ejemplo
¿Qué problemas pueden surgir durante un proyecto?
Los proyectos se desarrollan en un entorno en constante cambio. Las condiciones organizacionales internas, como los recursos que la empresa puede dedicar a un proyecto, y las condiciones externas, como la situación económica del país, pueden cambiar mientras se ejecuta el proyecto. Como resultado de cambios en el entorno, pueden surgir problemas en un proyecto que requerirán la actualización del plan original del proyecto. Hay tres tipos principales de problemas que pueden ocurrir en un proyecto:
- Un problema . Por ejemplo, un presupuesto podría ser insuficiente para comprar todos los materiales necesarios después de un fuerte aumento de precios.
- Un fuera de especificación . Esta es una solicitud para agregar algo al alcance del proyecto. Por ejemplo, una especificación fuera de las especificaciones sería diseñar un nuevo empaque como parte de un nuevo proyecto de desarrollo de teléfonos inteligentes que anteriormente solo incluía un dispositivo.
- Una solicitud de cambio . Esta es una sugerencia para cambiar una de las características previamente acordadas dentro del alcance del proyecto, como cambiar el color del cuerpo del teléfono inteligente de plateado a negro.
¿Qué es un registro de problemas?
Un registro de problemas , también conocido como registro de problemas, es un documento que captura y mantiene un registro de los problemas que surgen durante un proyecto. Normalmente, en el registro de problemas solo se registran los problemas que requieren una acción formal. El propósito principal de mantener un registro de problemas en un proyecto es capturar los detalles de los problemas que requieren una acción formal y el estado actual de los mismos. Un registro de problemas se utiliza en proyectos en todas las industrias: desde la fabricación, donde un problema podría ser un retraso en la producción; al desarrollo de TI, donde un problema podría ser que el software no esté listo para ser probado; a la construcción, donde un problema podría no cumplir con un cierto estándar. Incluso puede mantener un registro de problemas para un proyecto de trabajo de grupo escolar y registrar problemas como un cambio en los requisitos del trabajo del curso.
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Se realiza una nueva entrada en el registro de problemas cada vez que se plantea un problema en un proyecto. Luego, el administrador del proyecto supervisa y actualiza el registro de problemas hasta que se resuelva el problema. Por lo general, el formato de un registro de problemas es una hoja de cálculo independiente o una base de datos, pero también se puede integrar en una herramienta de gestión de proyectos más grande que incluya todos los detalles del proyecto.
Ejemplo
Revisemos la entrada realizada en el registro de problemas con base en la siguiente información recibida del proveedor de microchips por el gerente de proyecto que lidera un equipo encargado de desarrollar un nuevo teléfono inteligente: El proveedor no podrá proporcionar el microchip de última generación para el acuerdo previamente precio.
Para cada problema, la siguiente información debe registrarse en un registro de problemas:
- Identificador de problema . Un número o nombre único para cada problema ingresado en el registro, por ejemplo, ID217.
- Tipo de problema . Hay tres tipos principales de problemas en un proyecto: una solicitud de cambio, un incumplimiento de las especificaciones o un problema. En este caso, ha ocurrido un problema.
- Fecha levantada . La fecha en la que se planteó el problema por primera vez. El correo electrónico del proveedor se recibió el 21 de julio de 2017.
- Criado por . El nombre de la persona que planteó el problema. Se registra el nombre del gerente de la empresa proveedora, John Green.
- Autor del informe de problemas . La persona responsable de crear un informe de problemas que investiga el impacto potencial del problema. Esto puede ser diferente de la persona que originalmente planteó el problema. En este caso, un miembro del equipo del proyecto, Jack Black, tiene la tarea de crear un informe que evalúe el problema y las posibles soluciones.
- Descripción del problema . Detalles sobre la causa y el impacto potencial de un problema. ¿Un nuevo teléfono inteligente seguirá siendo competitivo en el mercado si se utiliza un microchip de generación anterior? ¿Podrá soportar todas las funcionalidades planificadas? Las respuestas a estas preguntas deben proporcionarse junto con las razones del aumento de costos.
- Prioridad . Una evaluación de la urgencia del problema. La urgencia se registra como “alta” en este caso, ya que sin una decisión al respecto, el proceso de desarrollo no puede continuar.
- Severidad . Una evaluación de la importancia del impacto. Dependiendo de la información recopilada en el informe del problema y registrada en la descripción del problema, la gravedad del problema es “alta” en este caso, ya que algunas de las funcionalidades planificadas no serán posibles con un microchip más antiguo y económico.
- Estado . Detalles sobre el estado actual del problema y las acciones relacionadas. Si el problema está en curso y aún no se ha resuelto, el estado se registra como “pendiente”.
- Fecha de cierre . Una vez que se resuelve y cierra el problema, se registra la fecha de cierre.
Resumen de la lección
Se pueden plantear tres tipos principales de problemas durante un proyecto: un problema , un incumplimiento de las especificaciones y una solicitud de cambio . Un registro de problemas es un documento que captura y mantiene un registro de los problemas que surgen y que requieren una acción formal durante un proyecto. Incluye la descripción, la evaluación del problema y recomendaciones para acciones futuras. Los siguientes detalles se registran en un registro de incidencias sobre cada incidencia: identificador de incidencia, tipo de incidencia, fecha de aparición, provocada por, autor del informe de incidencia, descripción de incidencia, prioridad, gravedad, estado y fecha de cierre.