Registro de recibos de efectivo, ventas y asignaciones del departamento

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Su negocio está comenzando a despegar y sus ventas están comenzando a aumentar. Sabe que necesita registrarlos en su sistema contable, pero ¿dónde? ¿Y cómo? Esta lección le explicará las cuentas que necesita para registrar adecuadamente sus transacciones de ventas y cómo encajan en su sistema de contabilidad ya existente.

Lo primero es lo primero: ¿qué tipo de transacciones de ventas tiene? Las ventas generalmente se dividen en dos categorías: efectivo y crédito. Las transacciones en efectivo incluyen las ventas realizadas con efectivo, cheques y tarjetas de crédito. Las transacciones de crédito significan que usted extiende crédito a sus clientes, permitiéndoles pagar más tarde. La forma en que su cliente elige pagar determina cómo registra la transacción.

Crédito en efectivo

Para registrar una venta en efectivo, debite el activo Efectivo y acredite la cuenta Ventas. Esto refleja el aumento en el activo de caja así como el aumento en las ventas de la cuenta de patrimonio del propietario, lo que mantiene equilibrada la ecuación contable. Un ejemplo de una transacción por $ 500 en ventas según se registra en el Diario general sería:

Ahora, digamos que esta venta de $ 500 tuvo lugar hace tres semanas, pero en lugar de pagar en efectivo, su cliente, Joe Smith, lo cargó en su cuenta. Dado que en la contabilidad de acumulación (o devengo), las ventas se registran cuando se realizan y no cuando se recibe el pago, la transacción inicial para la venta debitaría la cuenta por cobrar de Joe Smith y acreditaría la cuenta de ventas:

Tres semanas después, recibe un cheque de Joe Smith por $ 500. Como ya acredita la cuenta de ventas cuando se realizó la venta, solo tiene que ajustar la cuenta de Joe Smith para reflejar su pago y ajustar su saldo bancario para reflejar el recibo del pago. Esto se logra debitando la cuenta de efectivo y acreditando la cuenta de cuentas por cobrar de Joe Smith:

Devoluciones de ventas y prestaciones

A veces, los productos son defectuosos o simplemente no son lo que el cliente tenía en mente. Cuando esto sucede, un cliente puede solicitar devolver el producto o solicitar un ajuste en el precio de venta. La forma en que se registra esta transacción depende de si la venta fue una transacción en efectivo o a crédito.

Digamos que el producto de Joe Smith tiene un defecto y quiere devolver el artículo. Si el Sr. Smith cargó el producto en su cuenta, se debitarían las devoluciones de ventas y las asignaciones y se acreditaría su cuenta de cuentas por cobrar:

Observe que la cuenta Ventas no se ajustó. Esto se debe a que Sales Returns and Allowances es una cuenta contraria para la cuenta Sales. Una cuenta de contra se utiliza para mostrar cualquier ajuste a la cuenta a la que está adjunta. Una cuenta de contra siempre tendrá el saldo opuesto a su cuenta emparejada, por lo que Sales Returns tiene un saldo deudor, para compensar el saldo acreedor de la cuenta Sales.

Si Joe Smith compró su artículo en efectivo, la devolución del artículo se trata de manera diferente en el sistema contable. Se debita la cuenta de devoluciones de ventas y se configura y acredita una cuenta especial por pagar:

Una vez que el producto se devuelve al inventario, se registra una segunda transacción. Se debita la cuenta a pagar de Joe Smith y se acredita el efectivo. Esta transacción refleja que el producto fue devuelto y Joe Smith recibió su dinero.

Al igual que con la transacción de crédito, la cuenta de ventas no se ve afectada. Las devoluciones de ventas se utilizan para realizar un seguimiento de la eliminación de la transacción del saldo de la cuenta de ventas.

Descuento

Algunas empresas ofrecen a los clientes incentivos adicionales para liquidar sus cuentas antes de tiempo. Por ejemplo, supongamos que Joe Smith compró sus productos con su cuenta. Cuando recibe su factura, se incluye el término ‘2/10, n / 30’. Esta es una forma abreviada de escribir los términos del descuento.

2 = un descuento del dos por ciento, pero puede ser el porcentaje que elija la tienda.

10 = número de días que el cliente tiene que pagar y recibir el descuento. Esto también puede variar según la tienda.

n = neto. Neto significa ‘saldo de’.

30 = cantidad total de tiempo para liquidar la factura antes de que venza.

Entonces, en el ejemplo, Joe obtiene un descuento del dos por ciento si paga dentro de los 10 días, o puede pagar el monto total en 30 días. A Joe le gustan los buenos descuentos, así que escribe un cheque allí mismo por el monto descontado.

La transacción inicial se registró así:

Ahora que Joe Smith ha optado por tomar el descuento y pagar anticipadamente, la diferencia entre el precio original y el precio con descuento debe ajustarse. Esto se completa debitando Efectivo y la cuenta Descuentos de ventas, y acreditando las Cuentas por cobrar.

Resumen de la lección

A una empresa no le gustan las devoluciones, pero ocurren. Seguir estos pasos de contabilidad puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los elementos que son problemáticos para que sepa de cualquier problema. También necesita saber cuánto ha ganado en ventas por varias razones. La contabilidad de los recibos de ventas, las devoluciones de ventas y las asignaciones es fácil siempre que recuerde el tipo de venta que está registrando.

Para las ventas en efectivo, debita Efectivo y acredita Ventas. Para una venta a crédito, debita Cuentas por cobrar y acredita Ventas. Recuerde: las ventas siempre serán su crédito. Después de la transacción inicial, las Ventas nunca se utilizarán. Una cuenta de contra se utiliza para reflejar un saldo negativo en una cuenta asociada. Las devoluciones de ventas y las bonificaciones y los descuentos de ventas son contracuentas de ventas.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador