Por qué se registran las transacciones
¿Alguna vez se olvidó de registrar un cheque en el registro de su cuenta corriente? Seguro que tengo. No fue un gran error de mi parte, pero ¿te imaginas lo que sería para una empresa? No registrar algo en el lugar correcto podría afectar significativamente los estados financieros de la empresa. Por eso es tan importante registrar todas y cada una de las transacciones comerciales que ocurren en una empresa.
Transacciones y contabilidad de doble entrada
Estoy seguro de que ya sabe qué es una transacción, pero aun así, permítame refrescarle el concepto. Una transacción es un evento que ocurre en un negocio que cambia el saldo de al menos dos cuentas. ¿Por qué digo al menos dos cuentas? Digo eso simplemente porque el sistema contable que utilizan los profesionales contables se llama contabilidad de partida doble.
La contabilidad de doble entrada establece que por cada transacción que ocurra, habrá al menos dos cuentas afectadas. Se debitará una cuenta y se acreditará una cuenta. Un débito es una entrada realizada en el lado izquierdo de una cuenta. Un crédito es una entrada realizada en el lado derecho de una cuenta. Estos efectos duales de una sola transacción aumentarán o disminuirán el saldo de la cuenta. Eso depende del tipo de cuenta que sea.
Si observa los gráficos, verá que las cuentas de activos y gastos tienen aumentos de saldo cuando se cargan y el saldo disminuye cuando se acreditan. En contraste directo, el pasivo, el capital contable y las cuentas de ingresos tienen disminuciones de saldo cuando se cargan y el saldo aumenta cuando se acreditan. Estos son puntos muy importantes que debe conocer al registrar transacciones.
Registro de transacciones
El registro de transacciones comerciales es un proceso de varios pasos. El primer paso para registrar las transacciones comerciales es examinar la transacción y decidir qué cuentas se verán afectadas. El segundo paso para registrar las transacciones comerciales es decidir qué cuenta se debitará y qué cuenta se acreditará. El tercer paso en el registro de transacciones comerciales es documentar la transacción en un diario.
Un diario , que también se conoce como libro de entrada original, es el primer lugar donde se escribe una transacción en los registros contables. Incluso cuando está utilizando un programa de contabilidad computarizado, los elementos aún se registran en diarios; simplemente no los ingresa manualmente. La mejor forma de aprender a registrar transacciones comerciales es registrar algunas. Así que veamos algunos ejemplos.
1. Alex es dueño de una tienda de música. El 1 de agosto, compra parches de batería de Drummers R Us para venderlos en su tienda. Paga $ 875 en efectivo por los parches.
En su primera transacción, Alex compró parches de tambor, que es el inventario de su tienda. Pagó los parches de tambor en efectivo. Las dos cuentas que se verán afectadas son el efectivo y el inventario.
Para la tienda de música de Alex, a la cuenta de inventario, que es un activo, se le cargan los $ 875. Esto aumenta el saldo en la cuenta de inventario en la misma cantidad. Como Alex pagó en efectivo, se acreditarán $ 875 en la cuenta de efectivo. Un crédito hecho a una cuenta de activos disminuye el saldo en la cuenta, por lo que la cuenta de efectivo tendrá una reducción de $ 875 en su saldo.
Después de decidir qué cuentas se ven afectadas por cada transacción, puede registrar o registrar la transacción en un diario. Para hacer esto, hará una entrada en el diario. Empiece enumerando la fecha, seguida del nombre de la cuenta que se debita y el monto del débito en la primera línea. En la siguiente línea, y con una leve sangría, colocará el nombre de la cuenta que se acredita seguido del monto del crédito.
2. El 6 de agosto, Alex vendió todos los parches a la banda de la escuela secundaria local por un total de $ 1,500 en efectivo.
En este caso, ¿qué dos cuentas se ven afectadas? Bueno, debido a que se trata de una venta en efectivo, las mismas dos cuentas se ven afectadas cuando Alex compró los parches. La diferencia es que se verán afectados de manera diferente. La cuenta de efectivo se debitará $ 1,500 y tendrá un aumento de saldo por la misma cantidad. La cuenta de inventario se acreditará y tendrá una disminución de saldo en la misma cantidad.
3. El 10 de agosto, Alex tiene que pagar el alquiler mensual del edificio en el que se encuentra su tienda de música. Escribe un cheque a nombre de Thomas Realty por un monto de $ 1,000.
En esta transacción, las cuentas que se ven afectadas son los gastos de alquiler y el efectivo. La cuenta de gastos de alquiler se carga $ 1,000. Dado que los saldos de la cuenta de gastos aumentan con los débitos, esto aumenta el saldo de la cuenta de gastos de alquiler en $ 1,000. A la cuenta de efectivo se le acreditan $ 1,000. Dado que el efectivo es una cuenta de activos y se acredita, el saldo en la cuenta de efectivo disminuye en $ 1,000.
4. El 12 de agosto, Alex ordena más suministros para su tienda a Music Central. Esta vez, compra sus suministros a cuenta. La cantidad total de equipo musical que compra de Music Central es de $ 4,500.
En esta transacción, las cuentas que se ven afectadas son el inventario y las cuentas por pagar. La cuenta de inventario se carga $ 4,500, lo que aumenta el saldo. Las cuentas por pagar se acreditan $ 4.500. Dado que las cuentas por pagar es una cuenta de pasivo, un crédito a una cuenta de pasivo aumenta el saldo de su cuenta; el saldo en cuentas por pagar aumenta $ 4,500 por esta transacción.
5. El 13 de agosto, Alex vende una trompeta a un cliente a cuenta. El precio total de la venta es de $ 985.
En esta transacción, las cuentas por cobrar y las cuentas de inventario se ven afectadas. Dado que la venta se realizó a cuenta, la cuenta de cuentas por cobrar se carga $ 985. Un débito en una cuenta de activos aumenta su saldo, por lo que el saldo en la cuenta de cuentas por cobrar aumenta en $ 985. La cuenta de inventario se acredita $ 985. El crédito a una cuenta de activos disminuye su saldo, por lo que el saldo de la cuenta de inventario se reduce en $ 985.
Como puede ver, cada transacción no solo afectó a dos cuentas, sino que también las afectó en la misma cantidad exacta. Ese es otro concepto importante para recordar del sistema de contabilidad de doble entrada: los débitos totales deben ser iguales al total de créditos. Asegurarse de que sean iguales mantiene el saldo en las cuentas.
Resumen de la lección
Una transacción es un evento que ocurre en un negocio que cambia el saldo de al menos dos cuentas. La razón por la que las transacciones deben afectar al menos a dos cuentas es porque los profesionales de la contabilidad utilizan un sistema de contabilidad llamado contabilidad de doble entrada. La contabilidad de doble entrada establece que por cada transacción que ocurra en una empresa, al menos dos cuentas se verán afectadas. Se carga una cuenta y se acredita otra. Un débito es una entrada en el lado izquierdo de una cuenta, donde un crédito es una entrada en el lado derecho de una cuenta.
Si una cuenta aumenta o disminuye como resultado de un débito o crédito, depende del tipo de cuenta que sea. Las cuentas de activos y gastos aumentan con débitos y disminuyen con créditos, mientras que el pasivo, el patrimonio neto y las cuentas de ingresos aumentan con créditos y disminuyen con débitos. Independientemente del tipo de cuenta que se esté utilizando, la cantidad debitada y la cantidad acreditada en cada transacción deben ser iguales. Esto asegura a los profesionales de la contabilidad que están manteniendo el equilibrio, que es de lo que se trata la contabilidad.
Resultado de aprendizaje
Después de ver esta lección, debería poder analizar por qué, dónde y cómo se registran las transacciones de una empresa.
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