Reserva de contingencia: significado y ejemplo
¿Qué es una reserva de contingencia?
Una parte importante de la planificación del proyecto es desarrollar un presupuesto preciso. Dependiendo de la complejidad del proyecto, la planificación presupuestaria puede ser una tarea relativamente simple o puede ser muy intensa. En un proyecto pequeño, el presupuesto puede incluir solo el costo de la mano de obra, mientras que en un proyecto grande puede incluir varias fases que incluyen mano de obra, tarifas y materiales.
Durante la vida de un proyecto, es muy probable que la cantidad de mano de obra y materiales necesarios para el proyecto varíe de la cantidad presupuestada. También es posible que el precio de la mano de obra y los materiales cambie, creando nuevamente una variación entre el costo real del proyecto. Estas variaciones desfavorables se pueden mitigar presupuestando una reserva para contingencias , una cantidad presupuestada destinada a cubrir los costos excedentes previstos o las variaciones presupuestarias desfavorables.
Cálculo de la reserva para contingencias
Hay dos métodos principales que se pueden utilizar para estimar una reserva para contingencias, uno un poco más complejo que el otro. La primera, una contingencia de tarifa plana , simplemente requiere que el equipo del proyecto decida un porcentaje de variación para aplicar al costo del proyecto. Por ejemplo, si el equipo del proyecto siente que necesita una reserva de contingencia del 10% para un proyecto de $ 1,800,000, agregaría $ 180,000 (10% de $ 1,800,000) al costo del proyecto, para un costo total del proyecto de $ 1,980,000.
A veces, se utilizan diferentes porcentajes para mano de obra y materiales. Dependiendo del equipo del proyecto y la fuente de mano de obra para el proyecto, los costos laborales pueden ser más fáciles de presupuestar que los materiales. Para nuestro proyecto de $ 1,800,000 anterior, supongamos que se presupuestan $ 1,000,000 para materiales y $ 800,000 para mano de obra. El equipo del proyecto puede confiar en su presupuesto de mano de obra pero preocuparse por el costo volátil de los materiales.
Para abordar esto, podrían presupuestar una contingencia del 3% para la mano de obra, pero el 10% para los materiales. En ese caso, la contingencia total sería $ 124,000 (10% de $ 1,000,000 para materiales y 3% de $ 800,000 para mano de obra). Ese es un costo total del proyecto de $ 1,924,000, que es alrededor de un 3% más barato que el costo calculado con la contingencia del 10% para todo el costo del proyecto. El uso de diferentes tasas de contingencia para mano de obra y materiales a veces se denomina contingencia de tasa fija mixta .
Cálculo del valor monetario esperado
Para proyectos grandes, especialmente proyectos complejos con múltiples fases, incluso el uso de una tarifa mixta para mano de obra y materiales no es lo suficientemente específico para calcular una contingencia precisa. En estas situaciones, los equipos del proyecto pueden decidir utilizar el método del valor monetario esperado. El cálculo del valor monetario esperado considera diferentes variaciones potenciales de precios entre diferentes categorías de mano de obra y material.
Aquí, veremos un extracto de un ejemplo de cálculo del valor monetario esperado. En este ejemplo, existe un 50% de probabilidad de que el presupuesto de cada categoría sea correcto. Además, para cada categoría, hay una probabilidad asignada de que haya una variación favorable o desfavorable. Al multiplicar la probabilidad de cada variación por el presupuesto de cada categoría, se calcula una variación esperada . El total de las variaciones esperadas para cada categoría será la variación esperada para todo el proyecto.
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Usando nuestro ejemplo, la contingencia total, al menos considerando solo la mano de obra por hora y el concreto, sería de + $ 3,000, lo que significa que deberíamos presupuestar un potencial excedente de costos de $ 3,000. Esto se debe a que deberíamos presupuestar un costo adicional de $ 5,500 en mano de obra, pero también podemos esperar ahorrar $ 2,500 en concreto. Los sumamos para obtener el impacto en todo el proyecto. En términos porcentuales, esto es poco menos del 2%.
Hay algo importante que recordar con los cálculos del valor monetario esperado. Quizás se pregunte por qué no usamos esa metodología al desarrollar nuestro presupuesto. Bueno, probablemente nosotros (el equipo del proyecto) lo hicimos. Es por eso que en nuestro cálculo de contingencia, ninguna variación del presupuesto tiene un 50% de probabilidad de ser correcta. Básicamente estamos diciendo que el escenario más probable será que nuestro presupuesto sea exacto. Pero, cuando calculamos una reserva de contingencia, no estamos recalculando nuestro presupuesto, estamos determinando nuestra mejor estimación para posibles variaciones de costos.
Uso de la reserva para contingencias
A lo largo de la duración del proyecto, a medida que los estados financieros de un proyecto se basan en los costos reales en lugar de los costos presupuestados, la reserva para contingencias puede reducirse o puede aumentar. A veces, los proyectos tienen costos excesivos y, a veces, el presupuesto es conservador y ciertos aspectos no cuestan tanto como se esperaba.
Cuando un proyecto está por completarse y la reserva para contingencias todavía tiene un equilibrio saludable, a menudo surge la pregunta: “¿Qué hacemos con el dinero ‘extra’?” No hay una respuesta correcta a esto, ya que las diferentes organizaciones tienen diferentes prioridades. Algunos pueden optar por trasladarlo de nuevo a las operaciones de la organización o a otra cuenta de proyecto que puede no estar funcionando dentro del presupuesto. Otras veces, la reserva para contingencias se convierte en un presupuesto de “lista de deseos” que el equipo del proyecto usa para pagar funciones o extras del proyecto que no se presupuestaron, pero que les gustaría incluir.
Resumen de la lección
Preparar un presupuesto preciso para un proyecto complejo es una tarea difícil. El precio real de la mano de obra y los materiales, así como la cantidad exacta de cada uno que se necesitará, es incierto. Para ayudar a mitigar el riesgo de que los costos sean significativamente más altos de lo esperado y descarrilen el proyecto, se presupuesta una reserva para contingencias para ayudar a cubrir las variaciones presupuestarias desfavorables previstas.
Una reserva para contingencias se puede calcular utilizando una contingencia de tasa fija , una contingencia de tasa mixta o una contingencia de valor monetario esperado . Para calcular una contingencia de tarifa plana o tarifa mixta, se agrega un porcentaje de los costos presupuestados a la mano de obra, los materiales o ambos. El valor monetario esperado es más complejo, considerando las variaciones favorables y desfavorables más probables y luego calculando una variación esperada para cada categoría. El total de estas variaciones esperadas se convierte en la reserva para contingencias para todo el proyecto.
Al final del proyecto, cualquier reserva de contingencia restante se puede utilizar como lo decida la dirección y el equipo del proyecto. A menudo se utiliza para operaciones u otro proyecto, mientras que otras veces financia adiciones o características de la ‘lista de deseos’ que el equipo del proyecto desea incluir.
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