Sistemas de Información Contable: Definición, usos y tipos

¿Qué es el Sistema de Información Contable?

Un sistema de recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables se denomina sistema de información contable. Este tipo de sistema es utilizado por quienes son responsables de tomar decisiones. Un sistema de información contable, o AIS, suele ser un enfoque informático para realizar un seguimiento de la actividad contable junto con los recursos proporcionados por la tecnología de la información. La función de un sistema de información contable es la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables, también conocido como AIS. Los usuarios internos utilizan estos datos para transmitir información a partes interesadas externas, como inversores, acreedores y autoridades fiscales.

En la mayoría de los casos, toma la forma de un sistema informático para monitorear la actividad contable junto con los recursos proporcionados por la tecnología de la información. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) son un ejemplo de los antiguos métodos contables que se integran en un sistema de información contable (AIS). Un AIS también hace uso de otros recursos de tecnología de la información (TI) contemporáneos.

Cuando se trata de las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de la empresa, AIS garantiza el mayor nivel de precisión posible. Además de esto, proporciona a algunos empleados acceso a la información que necesitan, al mismo tiempo que evita el acceso no autorizado a datos confidenciales de la empresa y mantiene la integridad de los registros comerciales en general.

Usos de un sistema de información contable

La función principal del Sistema de Información Contable en una organización es recopilar y almacenar datos financieros. Esto se lleva a cabo obteniendo datos de los documentos fuente y registrando las transacciones en diarios, y luego las transacciones se contabilizan en los libros mayores. Además, un sistema de información contable también se utiliza en las empresas para proporcionar información que las empresas utilizan para la toma de decisiones. Esto implica la producción de estados financieros e informes de gestión que los ejecutivos utilizan para trazar el camino a seguir de la organización. Por lo tanto, es necesario contar con un sistema de información contable actualizado porque proporciona mejores herramientas que ayudan en la gestión y provisión de datos financieros de manera fácil y rápida, haciendo eficiente el proceso de toma de decisiones.

Tipos de sistema de información contable

El AIS se puede dividir en tres tipos distintos. Los tipos básicos, los sistemas de información avanzados y la computación en la nube.

Tipos basicos

A pesar de los avances en la tecnología, los sistemas de información contable continúan utilizando diarios y libros auxiliares como tipos básicos de registros.

Revistas

Existen dos tipos de revistas: generales y especiales. El diario general se puede utilizar para registrar todos los asientos del diario, pero cada débito y crédito se deben ingresar manualmente. Se utilizan diarios especiales porque esto pronto puede convertirse en una tarea ardua. Las transacciones de la misma naturaleza se registran en un diario separado. Comúnmente se ven cuatro revistas distintas en un sistema de información contable:

Las ventas a crédito deben registrarse en un diario de ventas.

Para realizar un seguimiento de todas las transacciones que implican el uso de efectivo, utilice un diario de recibos de efectivo.

Un diario de compras a crédito para realizar un seguimiento de todas las compras (crédito a cuentas por pagar)

Registrar todas las transacciones en las que se desembolsa efectivo

Libros mayores subsidiarios

Los libros mayores subsidiarios son otro componente típico de un sistema de información contable. Para cada transacción en el libro mayor, se mantiene un libro auxiliar. Por ejemplo, un libro de cuentas por cobrar realiza un seguimiento de cada transacción con un determinado cliente. El libro de cuentas por cobrar es donde se registran las transacciones de cada proveedor.

Hay muchos informes relevantes basados ​​en estas revistas y sus libros auxiliares. Las cuentas por pagar de rentabilidad del consumidor y del producto son datos esenciales. Un poco de datos adicionales en el sistema facilita mucho la compilación de la antigüedad de las cuentas por cobrar y la previsión del flujo de caja. Se puede obtener información sobre el funcionamiento de la empresa clasificando los datos contables según numerosos parámetros. El libro de cuentas por pagar es otro ejemplo del libro mayor subsidiario e implica una recopilación de facturas recibidas de los proveedores. El libro mayor proporciona información sobre cada factura, incluida la fecha, el número de factura y el monto presentado para el pago.

Sistemas de información avanzados

La expansión exponencial de la tecnología informática ha llevado a un aumento en la sofisticación de los sistemas de información contable. El software de planificación de recursos empresariales, a menudo conocido como ERP, y el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son otros dos tipos de sistemas de información que las empresas han descubierto que son indispensables.

Software de planificación de recursos empresariales (ERP)

La gestión eficiente de las tareas diarias de la empresa, como la gestión de riesgos, la contabilidad, el cumplimiento y las adquisiciones, y la gestión de proyectos, se puede lograr mediante el uso de software de planificación de recursos empresariales (ERP). Normalmente, los sistemas ERP agilizan los informes financieros combinando todos los datos financieros relevantes en un solo lugar.

Las tres funciones principales de un ERP son:

• Cuentas por pagar y por cobrar.
• Gestionar la vida de las personas.
• Gestión de las relaciones con los clientes.

Durante el proceso de fabricación, la planificación de requisitos de materiales (MRP) es un sistema que ayuda a los fabricantes en la planificación, programación y gestión de sus inventarios. El sistema depende en gran medida de sus componentes de software. El MRP pretende lograr tres cosas: Garantizar que haya suficiente suministro de materias primas para la producción en todo momento. Las tareas comerciales administrativas se pueden planificar y automatizar utilizando sistemas ERP y MRP, respectivamente. Dicho de otra manera, los sistemas ERP ayudan a planificar y automatizar estos procesos. ERP tiene un impacto directo en la contabilidad, la producción, la gestión de la cadena de suministro, las relaciones con los clientes, el control de calidad, la planificación y la planificación de procesos.

Software de gestión de relaciones con el cliente (CRM)

Para encontrar nuevos clientes, adquirir su negocio y mantenerlos encantados, un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) organiza la información de clientes y prospectos de una manera que facilita interacciones más profundas y una expansión más rápida de un negocio. Se pueden fomentar relaciones a largo plazo con los clientes mediante el uso de esta técnica. Tener toda la información de sus clientes en un solo lugar tiene varios beneficios, como facilitar que los departamentos de ventas y marketing cierren más acuerdos al tener toda la información de sus clientes en un solo lugar.

Por ejemplo, Coca-Cola es la empresa de bebidas más grande. Más de mil millones de sus productos se consumen diariamente en 200 países. Las finanzas y la logística son clave. El sistema heredado de Coca-Cola era ineficiente. Este costoso sistema no era fácil de usar. Todos los planes financieros se ingresan manualmente y se utilizan para actualizar la información. Esto se volvió cada vez más importante a medida que Coca-Cola crecía. Era necesario incorporar CRM. CRM mejora los procedimientos existentes y nuevas funciones de cara al cliente. Este tipo de CRM ayuda a actualizar y mejorar la participación de mercado de las computadoras, desarrollar un mejor nombre ante el cliente y reducir los costos de transporte. Brindan atención al cliente a través de comentarios, correo electrónico, teléfono, monitoreo y análisis. Por lo tanto, utilizando este CRM colaborativo, Coca-Cola ha ofrecido un servicio al cliente eficaz para lograr la satisfacción del cliente.

Computación en la nube

El uso de una red de servidores remotos mantenidos en Internet en lugar de una computadora personal o un servidor alojado localmente se conoce como computación en la nube. La computación en la nube y otros sistemas de información contable se pueden distinguir entre sí de varias maneras importantes. La distinción más visible es la que sirve como factor determinante: un sistema de contabilidad típico sólo permite ver sus finanzas desde la computadora en la que está instalado el software. Sin embargo, el software de contabilidad en la nube permite iniciar sesión y acceder a sus finanzas de forma segura mediante una interfaz basada en web. Además, la computación en la nube es menos propensa a fallas en los sistemas de los equipos y permite un flujo de datos sin restricciones entre clientes y proveedores. La computación en la nube también se diferencia de los sistemas tradicionales de información contable en que la computación en la nube proporciona informática como un servicio. Por el contrario, los sistemas de información contable tradicionales ofrecen la informática como producto.

Resumen de la lección

Un sistema de información contable se define como una estructura diseñada para la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables. El software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y el software de planificación de recursos empresariales (ERP) son dos formas más de sistemas de información que las empresas han demostrado ser indispensables. La planificación de necesidades de materiales (MRP) es un método que ayuda a los fabricantes con la planificación, programación y administración del inventario. Todos los procesos críticos de la empresa están bajo la gestión del ERP. Sirve como punto de conexión para los numerosos sistemas operativos y de información que utiliza la organización. El libro auxiliar de cuentas por cobrar y el libro auxiliar de cuentas por pagar se consideran libros auxiliares comunes.

Algunos ejemplos de diarios especiales incluyen los libros mayores de desembolsos de efectivo y recibos de efectivo, el diario de ventas y el diario de desembolsos de efectivo. El sistema de gestión de relaciones con los clientes ofrece una plataforma para la gestión exhaustiva de todas las cuentas asociadas a cada cliente. El sistema no sólo entrega información a la gerencia sino que también tiene el potencial de mejorar las conexiones con los clientes de la empresa. Uno de los cuatro diarios estándar empleados por los sistemas de información contable es el diario de ventas. Los otros diarios incluyen cobros y gastos de efectivo, compras y cobros de efectivo. El término informática como servicio se refiere a lo que se proporciona a través de la computación en la nube. La computación en la nube es menos susceptible a fallas del sistema en los equipos y permite un flujo de datos libre entre clientes y proveedores. La computación en la nube proporciona la informática como un servicio, mientras que los sistemas contables tradicionales proporcionan la informática como un producto, de ahí la diferencia entre ambos.