Manejo de información
¿Has pensado alguna vez en viajar en el tiempo? Retroceder o avanzar en el tiempo sería algo muy bueno. Podrías retroceder en el tiempo y revivir partes de tu vida o avanzar en el tiempo y ver dónde podrías terminar o cómo sería tu vida.
Ahora, todos sabemos que viajar en el tiempo no es posible (ummm, sí, ¿no?). Pero una cosa que es posible es retroceder en el tiempo para revisar información o datos para ayudar a comprender y administrar mejor nuestro mundo. También podemos implementar algunas herramientas de pronóstico interesantes que pueden mirar hacia el futuro y darnos una suposición informada sobre lo que podría suceder en el futuro.
Si bien puede parecer extraño, estamos hablando de sistemas de información gerencial (MIS), que es un sistema informático organizado que recopila datos de dentro y fuera de la empresa y los procesa para que puedan ser utilizados por la gerencia. La verdad es que MIS es una parte fundamental del proceso de gestión y un aspecto clave de la gestión cuantitativa. En pocas palabras, sin datos, no podemos administrar de manera efectiva porque todo lo que estaríamos haciendo son nuestros instintos y observaciones subjetivas. Los datos que gestiona MIS nos permiten mirar atrás en el tiempo, estudiar el presente o predecir lo que podría suceder en el futuro mediante la recopilación y análisis de datos.
Construyendo una casa
Si nos tomamos un segundo para pensar en construir una casa, podemos empezar a pensar en los sistemas de información de gestión. Sé que es un trecho bastante lejano, pero quédate conmigo y empezarás a ver a qué me refiero.
Digamos que quieres construir una casa. Te presentas en el sitio de construcción y todos los materiales están allí: madera, plomería, alfombras, pintura y cualquier otra cosa que puedas imaginar que necesitarías. Ahora, ve a construir la casa. ¿Que es eso? ¿No sabes cómo?
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Bueno, se puede utilizar la misma analogía cuando analizamos la gestión de una empresa. Los gerentes no solo se levantan por la mañana y comienzan a trabajar. Necesitan información, datos, para saber qué están haciendo o qué deben hacer. Esos datos provienen del MIS y son administrados por él y ayudan al gerente a comprender lo que debe hacer para administrar el negocio.
Los gerentes no aparecen, ven un montón de material de construcción y no tienen idea de qué hacer. Más bien, aparecen y tienen impresiones e informes de datos para que puedan administrar, liderar y dirigir a sus equipos de la manera que necesitan. No es casualidad que los negocios crezcan. En cambio, es mediante una planificación cuidadosa que sigue al análisis de datos. Tal como lo comentamos, si la gerencia no tuviera personas para recopilar datos, por lo que tenía sentido, tendrían una pila de materiales, como en el ejemplo de la casa del que hablamos. Los gerentes piden al equipo de administración de información que compile los datos que necesitan para poder analizar toda esa información y juntarla para hacer crecer sus negocios.
Datos brutos
Los datos deben extraerse del sistema de datos que utiliza la empresa para poder ensamblarlos en algo que un gerente pueda ver y comprender. El MIS contiene datos sin procesar y de ninguna manera está organizado y formateado para que el administrador lo vea. Más bien, los informes se compilan, guardan y ejecutan a intervalos regulares para extraer datos del sistema y poder revisarlos.
Existen informes estándar que utilizan la mayoría de las empresas ( informes financieros , informes de inventario, etc.) y ayudan a administrar la empresa día a día o semana a semana. Las personas de la empresa que son responsables de estas áreas reciben periódicamente estos informes para ver si tienen demasiado o no hay suficiente inventario, si las ventas aumentan o disminuyen o cualquier otro aspecto clave del negocio. Este tipo de datos es estándar, por así decirlo, y es el resultado de las necesidades comerciales básicas.
Los datos miran hacia adelante y hacia atrás
Tener informes estándar es excelente, pero no siempre nos brindarán la información que necesitamos para mirar hacia atrás o hacia adelante mientras administramos un negocio. Saber dónde ha estado le ayudará a comprender cómo llegó a donde está ahora. Comprender ese proceso le ayudará a planificar el futuro. Sin embargo, debemos recordar que estamos hablando de datos y que depende del equipo de gestión interpretarlos y utilizarlos para planificar el futuro. Por eso, de vez en cuando, los gerentes solicitan informes personalizados que puedan centrarse en un área o problema específico.
Por ejemplo, supongamos que ejecuta algunos datos sobre las ventas de un artículo en particular que se vende menos que todos sus otros productos. Al revisar los datos, verá que hay meses en los que el producto simplemente no se vende. En consecuencia, esos son también los meses en los que sus ventas sufren y luchan por ganar el dinero que necesita para mantener la empresa en marcha. Estos datos le dicen lo que sucedió en el pasado y por qué está obteniendo los resultados que tiene ahora. Pero, ¿cómo puede ayudarlo a planificar el futuro? Después de todo, no está viendo una bola de cristal mágica, sino simplemente datos que ha revisado para comprender su situación actual.
Bueno, esos datos le dicen que necesita encontrar una manera de vender ese producto en los meses en que no se vende o necesita encontrar otros productos para vender durante ese período de tiempo para ayudar a su negocio. Entonces, estos datos pasados que miraste te están ayudando a planificar el futuro. Es importante comprender que está recopilando estos datos para ayudarlo a planificar el futuro, pero no es una garantía de que las decisiones que tome serán correctas. En cambio, son decisiones informadas basadas en información extraída de sus datos.
Dos tipos de datos
Puede sonar un poco gracioso, pero todos estos datos tienen una personalidad dividida. Puede ser cualitativo , que explica el cómo y el por qué a través de algún tipo de inspección o visualización de un problema o cuestión, o cuantitativo , que mide cuánto tiempo o con qué frecuencia ocurre algo a través del análisis estadístico. Entonces, cuando los gerentes solicitan revisar datos para poder tomar decisiones precisas, deben comprender qué tipo de datos están obteniendo.
Es fácil ver cómo los datos cuantitativos les dicen con qué frecuencia ocurrió algo o cuánto tiempo ha estado presente una situación, pero a partir de esa información necesitan desarrollar un análisis cualitativo (el cómo y el por qué está sucediendo a través de observaciones de primera mano o los de otros). Este podría ser el gerente hablando con personas o incluso pidiendo un informe diferente.
Entonces, aunque tengamos datos, no pueden decirnos todo lo que necesitamos saber y aún necesitamos que un gerente entre y analice por qué está sucediendo o por qué los resultados son los que son.
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Resumen de la lección
La mayoría de los sistemas de información gerencial nos brindan datos cuantitativos y le corresponde al gerente tomar esa información, combinarla con datos cualitativos y luego avanzar hacia una decisión.
Recuerde, tenemos dos tipos de datos:
- Cualitativo, que explica el cómo y el por qué a través de algún tipo de inspección o visualización de un problema o cuestión.
- Cuantitativo, que mide cuánto tiempo o con qué frecuencia ocurre algo a través del análisis estadístico.
Tomar estas dos fuentes y combinarlas ayuda a un gerente a tomar decisiones informadas en el mundo de la gestión cuantitativa. Por lo tanto, si bien el gerente puede solicitar información, depende del sistema de información gerencial y de las personas extraer esa información y ponerla en un formato que pueda revisarse y evaluarse. Luego, el gerente se hace cargo e incorpora datos cualitativos para ayudar a llegar a una conclusión.
Los resultados del aprendizaje
Después de ver esta lección, podrá:
- Definir datos cualitativos y cuantitativos
- Analizar cómo los gerentes usan los sistemas de información gerencial para incorporar e interpretar ambos tipos de datos.
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