Técnicas de gestión de cambios para la gestión de carteras

¿Qué es la gestión de carteras?

En gestión de proyectos, gestión de carterases el proceso mediante el cual las organizaciones seleccionan los proyectos más adecuados para emprender. Este proceso de selección es muy riguroso e incluye alinear los proyectos seleccionados con la estrategia general de la organización. En el contexto de la gestión de la cartera, una vez seleccionados los proyectos, los procesos del ciclo de vida del proyecto se gestionan de forma centralizada. Muchas organizaciones contratan equipos y gerentes de gestión de carteras. Estos grupos gestionan el progreso del proyecto y, a menudo, comunicarán las áreas de impacto de la implementación del proyecto al resto de la organización. El equipo de gestión de la cartera también tiene la tarea de supervisar los procesos de ejecución e implementación del proyecto. También son clave para gestionar el cambio en la organización que a menudo vendrá con proyectos implementados.

¿Qué es la gestión del cambio?

De manera regular, las organizaciones emprenden proyectos que ayudarán a mejorar el desempeño de sus operaciones, ayudándolas a cumplir con sus obligaciones de la industria o abordar problemas clave de desempeño. Una vez que estas carteras de proyectos están completamente implementadas y en uso, son las personas que trabajan en la organización las que necesitan aprender a adaptarse a los nuevos requisitos de su trabajo y posiblemente incluso cambiar la forma en que hacen las cosas. Las organizaciones pueden utilizar la gestión del cambio , que tiene como objetivo preparar, apoyar y guiar a las personas que trabajan en y con la organización para adoptar con éxito el cambio que viene con la implementación de proyectos.

Por ejemplo, veamos a David. Hace seis meses, David, el gerente de cartera de una empresa de tecnología, completó la implementación de una cartera de diferentes proyectos que tenían como objetivo mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa de tecnología. Durante los últimos seis meses, David ha trabajado arduamente para que los empleados se adapten a los cambios provocados por los proyectos implementados. Desde entonces se ha dado cuenta de que se requiere cierta gestión del cambio.

¿Por qué es importante la gestión del cambio?

A lo largo de los años, las organizaciones se han dado cuenta de que la gestión del cambio es una parte fundamental de la gestión de la implementación de proyectos y, en este sentido, incluso en la gestión de carteras de proyectos. Si el cambio no se gestiona bien, es probable que conduzca a un fracaso significativo de un proyecto o grupo de proyectos. Por lo tanto, la gestión del cambio tiene como objetivo impulsar el éxito en la organización. En relación con esto, la investigación también ha demostrado que, independientemente de la singularidad de una organización o del proceso de implementación de un proyecto, una cosa suele ser cierta, ciertas acciones que toma una organización pueden ayudar a las personas con el proceso de transición después o durante la implementación de proyectos .

Herramientas y técnicas de gestión del cambio

Las técnicas de gestión de cambios se basan en métodos de cambio que han sido utilizados por las organizaciones para gestionar las transiciones provocadas por la implementación de proyectos. En esta sección, examinamos dos métodos clave de gestión de cambios que David puede utilizar para ayudar a la organización a realizar una transición eficaz:

El proceso de ocho pasos de John Kotter

El proceso de ocho pasos de John Kotter es un método de gestión de cambios que describe ocho procesos distintos que las organizaciones pueden utilizar para realizar una transición sin problemas de un estado al siguiente. Estos pasos incluyen:

1. Creando un sentido de urgencia del cambio dentro de la organización. Esto es para asegurar que los miembros de la organización vean el beneficio del cambio.
2. Creando una coalición rectora. Aquí es donde David puede recurrir a grupos importantes de la organización para impulsar el cambio.
3. Formando una visión estratégica. Esto implica asegurarse de que todos los miembros de la organización sean plenamente conscientes de lo que se requiere de ellos para que la organización logre su visión.
4. Comunicar la visión a la organización. Esto incluye comunicarse regularmente con los miembros de la organización sobre los próximos cambios.
5. Empoderar a los empleados. Esto significa crear un sentido en la organización de que los cambios son necesarios e importantes para la organización. También incluye proporcionar a los empleados las herramientas necesarias para gestionar el cambio.
6. Generando victorias a corto plazo. Esto significa reconocer el éxito logrado a corto plazo para impulsar el cambio hacia el futuro.
7. Consolidando cambios. Esto significa identificar y documentar todos los pasos para el cambio que la organización ha logrado lograr.
8. Solidificar cambios en la cultura. En este punto, los miembros de la organización deben sentirse muy cómodos con los cambios de manera que los vean como parte de la cultura general de la organización.

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar de Deming

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, también conocido como el ciclo de Deming, popularizado por Edward W. Deming, es otro método de gestión del cambio que es muy popular dentro de las organizaciones. Se basa en cuatro pasos distintos que son:

1. Planificación: esto implica desarrollar un conjunto de objetivos de cambio y los pasos que se utilizarán para lograr estos objetivos.
2. Hacer: Esta es la ejecución real del plan con el objetivo de tener un proceso de transición fluido y eficaz.
3. Comprobación: implica evaluar los resultados reales del cambio efectuado y compararlo con los objetivos planificados.
4. Actuar: esto implica efectuar cambios a través de políticas y procedimientos documentados.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendimos la importancia de la gestión del cambio en la gestión de la cartera de proyectos. La gestión de la cartera es el proceso mediante el cual las organizaciones seleccionan los proyectos más adecuados para emprender. Los proyectos, en muchos aspectos, provocan cambios en la organización. Por lo tanto, las organizaciones deben estar preparadas para adaptarse a estos cambios. La lección pasa a examinar dos técnicas de gestión de cambios que son populares en la gestión de carteras. Estas técnicas son el proceso de ocho pasos de John Kotter y el ciclo de Deming. Kotter desarrolló 8 pasos que las organizaciones pueden utilizar para gestionar el cambio al implementar proyectos. Estos pasos son: crear un sentido de urgencia, crear una coalición orientadora, comunicar la visión, empoderar a los empleados, generar ganancias, consolidar cambios y solidificar cambios. Por otro lado, el ciclo de Deming se centra en cuatro fases distintas de la gestión del cambio. Estas fases son planificar, hacer, verificar y actuar.