Técnicas para el análisis de necesidades y brechas organizacionales

El panorama

Realizar un análisis de las necesidades y brechas organizacionales es una excelente manera de ver el panorama general y responder preguntas importantes como:

• ¿Quiénes son sus empleados más fuertes, con habilidades invaluables que no desea perder?
• Al analizar cada departamento/equipo específico, ¿dónde se necesita mejorar?
• ¿Cuáles son las áreas de oportunidad en las que la empresa tiene la capacidad de reciclar y/o incorporar nuevas habilidades a la combinación?
• ¿Qué procesos y programas podría desarrollar RRHH para cerrar algunas de las brechas que puedan descubrirse al reclutar, contratar o retener personal?

Un análisis de las necesidades y las carencias de la organización es una evaluación de la estructura organizativa y el conjunto de habilidades de todo el equipo. Es el trabajo de análisis que se realiza para comparar el estado actual de la empresa con el estado futuro deseado.

Los equipos de RR.HH. se encargan de gran parte del trabajo que implica el análisis de necesidades y brechas, trabajo que ayuda a los ejecutivos a comprender las piezas que faltan en el rompecabezas. En última instancia, puede ayudar a que su empresa prospere y se destaque frente a sus competidores.

Entrevistas individuales

Al realizar un análisis de necesidades y brechas organizacionales, reserve tiempo para comprender completamente su propósito. No pase por alto a sus partes interesadas clave más importantes: su equipo ejecutivo. Esto podría incluir al presidente/director ejecutivo, director financiero (CFO), director de operaciones (COO) o director de marketing (CMO). Tal vez alguien del equipo ejecutivo fue quien inicialmente se comunicó con Recursos Humanos para confirmar su deseo de realizar el análisis.

Antes de involucrarse en todo el trabajo de análisis, comprenda cuáles son las preocupaciones que ya tiene el equipo ejecutivo y prepare las preguntas de la entrevista con anticipación. Descubra cuál creen que es la combinación adecuada de personal por departamento. Pregúnteles qué piensan sobre el uso de contratistas externos y terceros. Pregúnteles cuáles creen que son las áreas de mayor oportunidad para fortalecer los distintos equipos.

Grupos de enfoque

Los grupos de discusión también son un tipo de entrevista, pero en ellos se organizan grupos de personas (normalmente grupos más pequeños de hasta 10 personas) para debatir un tema determinado. Según una guía práctica de la Society for Human Resource Management sobre cómo llevar a cabo grupos de discusión, una forma de que estos sean beneficiosos es «garantizar que el debate produzca datos fiables que puedan servir de base para la toma de decisiones».

Para obtener datos confiables del grupo focal, los equipos de RR.HH. deben dedicar tiempo a prepararse con anticipación; encontrar un facilitador que dirija el grupo, encontrar personas diversas que formen parte del grupo y que trabajen en departamentos separados o puedan tener opiniones diferentes, y crear preguntas específicas que generen debates reflexivos sobre la estructura y las habilidades de la organización.

Tomemos como ejemplo una gran cervecería, Good Beer Brewery, que está intentando evaluar el estado actual de la organización mientras se prepara para crecer y expandir su mercado para vender en varios estados. Un buen focus group podría estar formado por un cervecero, un gerente de marketing, un empleado de almacén, un representante de ventas y un barman en la sala de degustación de la cervecería. ¿Por qué? Porque es una forma de diversificar el grupo. Cada una de estas personas tiene trabajos únicos que no requieren que trabajen regularmente con todos los demás departamentos. Un cervecero no trabaja regularmente con un representante de ventas ni tiene interacción con los barman en la sala de degustación. Reunirlos a todos para escuchar cómo funciona cada grupo también puede contribuir a una mejor comunicación y a nuevos procesos compartidos para ayudar a todos a hacer su trabajo de manera más eficiente.

Resumen de la lección

Un análisis de las necesidades y las carencias de la organización ayuda a las organizaciones a tener una visión más amplia, evaluando la estructura de la organización y las habilidades generales de los empleados, y comparando el estado actual de la organización con el estado futuro deseado. Hay varias técnicas que los equipos de RR.HH. pueden emplear para ayudar a completar el análisis, entre ellas:

• Revisión de registros de RR.HH.: registros como notas de entrevistas de salida, solicitudes de candidatos y evaluaciones de desempeño que permiten a RR.HH. encontrar temas consistentes en habilidades faltantes o áreas de oportunidad para mejorar.
• Entrevistas individuales: entrevistas a miembros individuales del equipo que pueden ayudar a Recursos Humanos a evaluar las necesidades de la organización. El equipo ejecutivo debe participar en estas entrevistas individuales.
• Grupos de discusión: grupos formales que se organizan para facilitar el análisis de las necesidades y las carencias. Encontrar al facilitador adecuado y organizar a diversos grupos de personas para que formen parte del grupo son excelentes formas en que el departamento de Recursos Humanos puede prepararse con antelación.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador