Técnicas para el análisis organizacional de necesidades y brechas

El panorama

Realizar un análisis organizacional de brechas de necesidades es una excelente manera de ver el panorama general y de responder preguntas importantes como:

• ¿Quiénes son sus empleados más fuertes con habilidades invaluables que no quiere perder?
• Al analizar cada departamento / equipo específico, ¿dónde se necesita mejorar?
• ¿Cuáles son las áreas de oportunidades en las que la empresa tiene la capacidad de volver a capacitarse y / o incorporar nuevas habilidades a la mezcla?
• ¿Qué procesos y programas podrían desarrollar RR.HH. para cerrar algunas de las brechas que pueden descubrirse al reclutar, contratar o retener al personal?

Un análisis organizacional de brechas de necesidades es una evaluación de la estructura organizacional y el conjunto de habilidades de su equipo en general. Es el trabajo de análisis realizado para comparar el estado actual de su empresa con el estado futuro deseado.

Los equipos de recursos humanos manejan una gran parte del trabajo involucrado en el análisis de la brecha de necesidad, trabajo que ayuda a los ejecutivos a comprender las piezas faltantes del rompecabezas. En última instancia, puede ayudar a que su empresa prospere y se destaque frente a la competencia.

Revisión de registros de recursos humanos

Una técnica simple, que a menudo se pasa por alto, es revisar los registros y los datos de recursos humanos en profundidad que ya tiene disponibles. Estos registros pueden proporcionarle un punto de partida valioso para comenzar su evaluación.

Los registros como las notas de la entrevista de salida pueden ayudarlo a ver patrones recurrentes comunes. Imaginemos que su organización tiene un centro de atención al cliente, y el puesto de asociado de servicio al cliente para ese centro de llamadas es uno que les está dando un dolor de cabeza a sus reclutadores de recursos humanos debido a la alta tasa de rotación.

Eche un vistazo a las notas de la entrevista de salida. ¿Cuáles son los temas consistentes? Un tema que reconoce es que los asociados se sienten frustrados al repetir situaciones en las que se les culpa cuando los clientes se molestan al ser transferidos a varias personas. Usted determina que esto se puede resolver revisando el proceso de capacitación, capacitando a los asociados y capacitándolos en habilidades adicionales para eliminar tener que transferir la llamada a un gerente.

La documentación de la entrevista de salida no es el único registro de recursos humanos que puede revisar en su análisis. Puede considerar revisar otra documentación estándar de recursos humanos, como organigramas, revisiones de desempeño y solicitudes de empleo de candidatos.

Entrevistas individuales

Al realizar un análisis organizacional de necesidades y brechas, reserve un tiempo para comprender completamente su propósito. No pase por alto a sus partes interesadas clave más importantes: su equipo ejecutivo. Esto podría incluir al presidente / director ejecutivo, director financiero (director financiero), director de operaciones (director de operaciones) o CMO (director de marketing). Quizás alguien del equipo ejecutivo fue quien inicialmente se acercó a RR.HH. confirmando su deseo de realizar el análisis.

Antes de involucrarse en todo el trabajo de análisis, comprenda qué preocupaciones ya tiene el equipo ejecutivo y prepare las preguntas de la entrevista con anticipación. Descubra cuál creen que es la combinación adecuada de personal por departamento. Pregúnteles cómo se sienten sobre el uso de contratistas externos y terceros. Pregúnteles cuáles creen que son las áreas más importantes de oportunidades para fortalecer varios equipos.

Grupos de enfoque

Los grupos focales también son un tipo de entrevista, pero una que organiza grupos de personas (generalmente grupos más pequeños de hasta 10 personas) para discutir un tema determinado. Según una guía práctica de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos sobre la realización de grupos focales, una forma de hacer que un grupo focal sea beneficioso es «garantizar que la discusión produzca datos fiables que puedan servir como base para la toma de decisiones».

Para obtener datos confiables del grupo de enfoque, los equipos de recursos humanos deben dedicar tiempo a prepararse con anticipación; encontrar un facilitador que dirija el grupo, encontrar personas diversas para que formen parte del grupo que trabajen en departamentos separados o que puedan tener opiniones diferentes, y crear preguntas específicas que generen discusiones reflexivas sobre la estructura y las habilidades de la organización.

Usemos un ejemplo de una gran cervecería, Good Beer Brewery, que está tratando de evaluar el estado actual de la organización mientras se prepara para crecer y expandir su mercado para vender en varios estados. Un buen grupo de enfoque podría estar compuesto por un cervecero, un gerente de marketing, un asociado de almacén, un representante de ventas y un camarero en la taberna de la cervecería. ¿Por qué? Porque esta es una forma de diversificar el grupo. Cada una de estas personas tiene trabajos únicos que no requieren que trabajen regularmente con todos los demás departamentos. Un cervecero no trabaja regularmente con un representante de ventas ni tiene ninguna interacción con los camareros de la taberna. Reunirlos a todos para escuchar cómo funciona cada grupo también puede contribuir a una mejor comunicación y nuevos procesos compartidos para ayudar a todos a hacer su trabajo de manera más eficiente.

Resumen de la lección

Un análisis de la brecha de necesidades organizacionales ayuda a las organizaciones a mirar el panorama más amplio, evaluando la estructura de la organización y el conjunto de habilidades generales de los empleados, mientras se compara el estado actual de la organización con el estado futuro deseado. Hay una serie de técnicas que los equipos de recursos humanos pueden emplear para ayudar a completar el análisis, que incluyen:

• Revisión de registros de recursos humanos : registros como notas de entrevistas de salida, solicitudes de candidatos y revisiones de desempeño que permiten a recursos humanos encontrar temas consistentes en las habilidades faltantes o áreas de oportunidad para mejorar.
• Entrevistas individuales : entrevistar a miembros individuales del equipo que pueden ayudar a RR.HH. a evaluar las necesidades de la organización. El equipo ejecutivo debe formar parte de estas entrevistas individuales
• Grupos de enfoque : grupos formales que se organizan para ayudar a facilitar el análisis de necesidades y brechas. Encontrar al facilitador adecuado y organizar diversos grupos de personas para que formen parte del grupo son excelentes formas en las que RR.HH. puede prepararse con anticipación.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador