Manejo de datos desordenados
Si alguna vez ha importado datos de otro sistema a una hoja de cálculo de Excel, es posible que haya encontrado que los datos resultantes son un poco desordenados. Para ser más específico, puede terminar con espacios adicionales o incluso caracteres no imprimibles.
Los espacios adicionales pueden estar entre texto o números, al principio o al final. Los caracteres no imprimibles más comunes son rectángulos y cuadrados. Esto puede dificultar el trabajo con los datos si desea ejecutar una ordenación o utilizar otras funciones.
Esta lección explicará cómo usar la función TRIM en Excel y demostrará cómo esta función puede ayudarlo a eliminar los molestos espacios adicionales. También echaremos un vistazo a su socio, CLEAN.
La función TRIM
Excel tiene más de 100 funciones diferentes que lo ayudan a aprovechar el poder de las fórmulas. Las funciones TRIM y CLEAN son perfectas para limpiar sus datos. Veamos una fórmula de ejemplo usando TRIM.
= RECORTAR (A1)
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Parece bastante inofensivo, ¿verdad? La fórmula anterior le dice a Excel que elimine los espacios adicionales en la celda A1.
Por ejemplo, supongamos que importa una lista de nombres donde el nombre y los apellidos se han combinado en una columna. Ahora, por alguna razón, Excel y la base de datos externa no funcionaban bien juntos. Como resultado, su texto tiene varios espacios antes del nombre, entre el nombre y el apellido, e incluso algunos espacios adicionales al final. Debe limpiar esto, eliminar espacios adicionales, pero deje un espacio entre el nombre y el apellido. Esa es la belleza de la función TRIM. ¡Dejará un espacio entre palabras y eliminará solo los extras!
En nuestro ejemplo, la lista de nombres está en la columna A. Entonces, en la columna B, agregaremos la fórmula que limpiará los datos. Estos son los pasos:
- Seleccione la celda donde se ingresará la fórmula y aparecerá el texto nuevo y limpio. En nuestro ejemplo, esta sería la celda B1.
- Tipo = TRIM (
- Ingrese la referencia de celda. En nuestro ejemplo, este sería A1.
- Escriba un paréntesis de cierre)
- Presione enter
= RECORTAR (A1)
¡Eso es! Puede copiar o completar la fórmula en la columna B para limpiar el resto del texto. Puede recordar lo que hace la función TRIM solo con el nombre; recorta los espacios adicionales entre palabras. Ahora la función LIMPIAR …
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La función CLEAN
La función CLEAN no se usa tanto como la TRIM, pero es igual de poderosa. Y, si planea extraer datos de otros sistemas en una hoja de cálculo de Excel, definitivamente querrá esto en su caja de herramientas.
Cuando importa datos externos a Excel, es posible que vea un carácter tonto, como un cuadrado o un rectángulo. Estos son caracteres no imprimibles. Excel vio algo en los datos, no sabía qué era, así que adivinó. Por lo general, estos son caracteres que no significan nada y deben eliminarse. Trabajando en el campo de la tecnología de la información, he visto a muchos de mis colegas ir línea por línea, celda por celda, y eliminar cada uno de estos caracteres. Sin embargo, ¡hay una forma mucho más sencilla! Usando la función LIMPIAR en una fórmula, podemos hacer que Excel los elimine por nosotros. ¡Dulce!
Volvamos a nuestra lista de nombres de ejemplo. El proceso es casi idéntico al TRIM. En la columna B, específicamente la celda B1, agregaría la fórmula:
= LIMPIO (A1)
y eso es. Excel busca los caracteres que no pertenecen y los elimina.
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Puede recordar lo que hace la función LIMPIAR si recuerda que limpia todos esos caracteres tontos y no imprimibles. Ahora, echemos un vistazo a cómo usarlos juntos.
TRIM y CLEAN usados juntos
Hemos examinado las funciones TRIM y CLEAN, pero solo cómo utilizarlas por separado. ¡Pero podemos llevar esto un paso más allá y usarlos en conjunto! Esto le permitiría decirle a Excel, CLEAN y TRIM al mismo tiempo, usando una fórmula. Así es como se vería la fórmula para nuestra hoja de trabajo de nombres.
= RECORTAR (LIMPIAR (A1))
Observe que la sintaxis o estructura de la fórmula es un poco diferente. Se han añadido paréntesis adicionales. Esto es importante y le dice a Excel que realice dos funciones diferentes dentro de la misma fórmula.
Resumen de la lección
Entonces, en esta lección, aprendió sobre dos funciones que son muy útiles al limpiar datos. Aprendió que la función TRIM eliminará esos molestos espacios adicionales. También aprendió que la importación de datos a veces puede crear caracteres no imprimibles, y ahí es donde el socio de TRIM, CLEAN, viene al rescate. CLEAN le dice a Excel que elimine cualquier carácter que no pertenezca. Finalmente, aprendió que las dos funciones se pueden usar en conjunto, lo que facilita que los datos se vean exactamente como usted lo desea.
Los resultados del aprendizaje
A medida que avanza en la lección, puede trabajar hacia estos objetivos:
- Identificar los posibles problemas que uno podría encontrar al importar datos a Excel
- Recuerde cómo usar TRIM en Excel
- Utilice la herramienta LIMPIAR
- Comprender cómo usar CLEAN y TRIM juntos
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