Factores principales que influyen en el proceso presupuestario

¿Qué influye en el proceso presupuestario?

El presupuesto de una empresa no aparece por arte de magia. Se requieren horas de trabajo para convertirlo en el mejor documento posible y muchas cosas influyen en el proceso. Los diferentes departamentos dentro de una organización compiten por partes del pastel presupuestario, y las diferentes prioridades dentro de una empresa reciben diferentes cantidades de apoyo. Pero, ¿qué pasa con la carne y los huesos del proceso presupuestario en sí? ¿Cómo decidimos qué grupos obtienen líneas de pedido en un presupuesto? ¿Y cómo decidimos cuánto gastar en cada grupo que identificamos? Claramente, hacer un presupuesto requiere bastante más trabajo que simplemente garabatear algunos números en una hoja de papel o balancear una chequera.

En esta lección, veremos algunas influencias en el proceso presupuestario. Comenzaremos examinando el papel que desempeña la estructura organizativa en el proceso de presupuestación y pasaremos a explorar por qué es importante la clasificación como centro de beneficios, centro de costes o centro de responsabilidad.

Estructura organizativa

La estructura organizativa es cómo se compone una empresa. Hay dos enfoques para presupuestar que están controlados por la estructura organizativa. El primero de ellos es un enfoque de arriba hacia abajo . En este caso, la alta dirección de una empresa dicta exactamente cuánto dinero debe gastar cada parte de la organización. Esto tiene algunas ventajas y desventajas obvias. En primer lugar, existe la posibilidad muy real de que la alta dirección le dé a su departamento más dinero del que hubiera pensado pedir. Esto podría significar que podría operar por debajo del presupuesto o que podría expandir sus operaciones. Sin embargo, el enfoque de arriba hacia abajo también podría dejar poco espacio para la negociación si ve algo que las empresas no ven.

Por otro lado, existe el enfoque de abajo hacia arriba para presupuestar. Aquí es cuando los departamentos pueden enviar sus presupuestos a la alta dirección para su aprobación. Obviamente, esto permite que los jefes de departamento tengan más libertad con su trabajo. Sin embargo, también ralentiza el proceso presupuestario y deja espacio para que algunos se quejen de favoritismo.

Centros de responsabilidad

Entonces, ¿a dónde va todo este dinero? Las empresas tienen centros de responsabilidad que son los destinatarios de las partidas presupuestarias. Un centro de responsabilidad es una parte de una empresa que tiene un gerente y sus propios objetivos claramente definidos. Por ejemplo, el departamento de contabilidad de una empresa es un centro de responsabilidad, al igual que su departamento de recursos humanos. Al utilizar los centros de responsabilidad como punto focal de la presupuestación, las empresas pueden indicar claramente lo que esperan a cambio del dinero que asignan. Para una división de fabricación, podría ser una cierta cantidad de producción. Para un departamento de contabilidad, podría ser mantener los libros equilibrados. En cualquier caso, el gerente de cada centro de responsabilidad es en última instancia el responsable del desempeño de esa área.

En un presupuesto de arriba hacia abajo, el gerente simplemente mantiene informados a los funcionarios corporativos para que puedan tomar las mejores decisiones de asignación posibles. En un presupuesto de abajo hacia arriba, el gerente es responsable de asegurarse de que la solicitud de presupuesto incluya todo lo que se necesita para ese departamento.

Centros de costos y centros de beneficio

Sin embargo, no todos los centros de responsabilidad son iguales. Hay dos clases principales de centros de responsabilidad. El primero son los centros de costos , que son partes de una empresa que realizan solicitudes de presupuesto sin esperanza de obtener ningún beneficio directo para la empresa. No importa qué tan bueno sea su departamento de mantenimiento, no hay posibilidad de que genere ganancias. Lamentablemente, lo mismo ocurre con su departamento de contabilidad. En cambio, estas partes del negocio deben tener como objetivo minimizar los costos totales. Esto es parte de la razón por la que los centros de costos a menudo se subcontratan a otras empresas. Sin embargo, no se pueden descuidar porque tienen un efecto indirecto sobre las ganancias de una empresa.

Mientras tanto, los centros de beneficio son aquellas partes de una empresa que obtienen beneficios directos. El departamento de ventas es un excelente ejemplo de centro de beneficios. Si bien se les dice a los centros de costos que minimicen sus solicitudes, los centros de ganancias pueden realizar solicitudes más grandes siempre que puedan demostrar que esas solicitudes ayudarán a la rentabilidad total de la empresa. Un departamento de contabilidad rara vez obtiene un presupuesto para cobrar costosos almuerzos y cenas de la empresa a la empresa, pero el departamento de ventas a menudo lo hace. Esto se debe a que esas comidas pueden ayudar a la rentabilidad de la empresa.

Resumen de la lección

En esta lección, analizamos las influencias en el presupuesto de una empresa. Vimos cómo se podían formar los presupuestos a través de un enfoque de arriba hacia abajo , en el que la administración corporativa les dice a los departamentos sus presupuestos, o mediante un enfoque de abajo hacia arriba , en el que los departamentos realizan solicitudes presupuestarias. También analizamos diferentes tipos de centros de responsabilidad , aquellas partes de una empresa que realizan solicitudes presupuestarias y tienen deberes que realizar, viendo cómo se espera que los centros de ganancias maximicen las ganancias mientras que los centros de costos deben minimizar los costos.

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