Modelado de procesos de negocio
Imagina que te estás preparando para salir con un grupo de amigos a celebrar la Nochevieja. Como parte del proceso, primero invita a todos los que conoce y luego pregunta dónde les gustaría ir a todos. Finalmente, usted determina si todos están de acuerdo con la hora y el lugar del evento. Si uno o dos de tus amigos no pueden asistir, puedes intentar hacer una modificación y volver a comunicarte con todos. Si todos están de acuerdo en el momento y el lugar, se toma la decisión. Este proceso se entiende como una cortesía general de la planificación de ida y vuelta para garantizar que todos estén satisfechos con la decisión tomada.
De manera similar a su proceso de toma de decisiones, las empresas utilizan una herramienta llamada modelado de procesos comerciales para crear una hoja de ruta que explica el proceso general de cómo completar tareas específicas, como la toma de decisiones. Le proporciona una imagen amplia de cómo hacer algo dado un conjunto particular de circunstancias. Al igual que su partido, si no obtiene consenso sobre una decisión, intente modificarla y luego repita el proceso de consenso.
En el análisis empresarial, este modelo permite a las empresas buscar áreas en las que puedan mejorar sus procesos. Dado que el modelo de procesos de negocio proporciona a las empresas una forma estandarizada de lograr sus objetivos, pueden evaluar la eficacia de sus procesos actuales para completar una tarea.
Analizando con BPM
Su empresa puede crear un modelo de proceso empresarial para identificar formas de mejorar los procesos en todos los departamentos. El diagrama creado para su modelo de proceso empresarial ayudará a su empresa a responder preguntas sobre la calidad del proceso.
- ¿Es efectivo el proceso de toma de decisiones?
- ¿Qué tan eficientes son los procesos de gestión?
- ¿Son exitosos los procesos operativos?
- ¿Qué tan efectivo es el proceso de marketing?
- ¿Son satisfactorios los procesos de atención al cliente?
Puede seguir el flujo del proceso y buscar posibles obstáculos que disminuyan su efectividad.
Considere que su reunión de Nochevieja comenzó con la discusión sobre la celebración de una fiesta y fue seguida por comunicarse con todos sus amigos para determinar si estarían interesados. Esto puede llevar mucho tiempo. Por otro lado, si ya ha establecido una ubicación para la fiesta, puede comunicarse con sus amigos para determinar si estarían interesados.
Después de ponerse en contacto con todas las personas a las que desea invitar, establecerá una hora para la fiesta y comprobará el consenso. Si la gran mayoría de sus amigos pueden venir a ese lugar, entonces se toma la decisión. Si hay varias inquietudes, puede reconsiderar la ubicación y una vez más pasar por el proceso de llamar a sus amigos.
De manera similar a esta forma de tomar decisiones con tus amigos, tu empresa puede crear un modelo de proceso para la toma de decisiones. Esto permitirá que la empresa evalúe sus procesos actuales y determine la mejor manera de iniciar discusiones y tomar decisiones.
Ejemplo
El siguiente diagrama muestra una imagen de cómo se vería un modelo de proceso empresarial para la toma de decisiones.
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Pensando en la fiesta de Nochevieja, observe el proceso en el diagrama. Como puede ver, la discusión puede surgir por dos motivos: una discusión general para alcanzar un objetivo en particular o porque surge una inquietud.
Por ejemplo, es posible que desee organizar una fiesta de Nochevieja para tener una conversación con sus amigos, hacer una propuesta y probar el consenso. Si hay consenso, se toma la decisión. Si no hay consenso y surgen preocupaciones, la discusión comienza de nuevo.
Lo mismo sucedería en un proceso empresarial. Imagine que está tratando de tomar una decisión sobre cómo reducir los costos laborales. Hay una discusión sobre cómo reducir la mano de obra y aún mantener el nivel actual de producción. El proceso puede tomar varias rondas antes de lograr un consenso. En algunos casos, se puede determinar que las preocupaciones no superan el beneficio. En este caso, la persona o el grupo puede hacerse a un lado, lo que lleva al consenso.
Análisis
Ahora que sabe cómo puede funcionar el proceso. ¿Cómo puede mejorar?
El aspecto más importante del modelado de procesos de negocios en el análisis de negocios es que le permite identificar el punto exacto del proceso que debe mejorarse. Por ejemplo, utilizando el modelo de toma de decisiones, intenta averiguar por qué muchas de las decisiones de su empresa no tienen éxito. Descubres que aunque un número significativo de decisiones llegan a un consenso, no se implementan por completo.
Tenga en cuenta que su empresa tiene una discusión sobre la reducción del costo laboral. Todo el mundo llega al consenso de que las horas extraordinarias deberían eliminarse por completo y ningún empleado debería trabajar más de 40 horas a la semana. Un mes después, el informe de progreso indica que la mayoría de los empleados todavía están trabajando horas extras.
Mirando hacia atrás en el gráfico, determina que debe haber un problema con el punto de acción. Se deben tomar más medidas para mejorar el proceso después del punto de acción, a fin de garantizar que las decisiones se implementen. Al utilizar el modelo de proceso para analizar sus procesos, pudo identificar dónde estaban ocurriendo los problemas y ahora puede tomar medidas para mejorarlos.
Resumen de la lección
De manera similar a los pasos que toma cuando hace planes con sus amigos, el modelo de proceso empresarial crea una hoja de ruta que identifica el proceso de completar ciertas tareas. Se pueden crear modelos de procesos para su negocio con el fin de evaluar departamentos, incluido el rol de los gerentes y los procesos operativos. Una vez creada la hoja de ruta, puede evaluar qué tan efectivos son sus procesos comerciales y analizar las áreas que deben mejorarse. Cuando hay un problema notable en el proceso de toma de decisiones, puede recurrir al modelo de proceso y encontrar que en un caso particular, el problema ocurre durante la fase de implementación. Una vez que haya identificado en qué fase está fallando el proceso, puede determinar la mejor solución.
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