Gobierno corporativo versus gobierno de proyectos
La gobernanza se refiere a la forma en que algo está organizado para la rendición de cuentas. Por lo general, cubre todos los niveles de una organización, desde el nivel corporativo hasta el nivel de gestión y el nivel de proyecto. Los proyectos se emprenden para lograr un objetivo específico y la gobernanza proporciona un mecanismo de toma de decisiones para los proyectos. Una estructura de gobierno bien definida aumenta las posibilidades de éxito de un proyecto.
El gobierno del proyecto se basa y está alineado con el gobierno corporativo; pero se centra en la gobernanza de proyectos individuales. El Project Management Institute define una estructura de gobierno del proyecto como un marco que proporciona al gerente del proyecto y al equipo lo que se necesita para respaldar y controlar el proyecto, como:
- Jerarquía de informes
- Procesos definidos
- Responsabilidad por la toma de decisiones
- Herramientas para gestionar el proyecto
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Un ejemplo de gobernanza de proyectos
Para demostrar cómo funcionan las estructuras de gobierno del proyecto, supongamos, por ejemplo, que su escuela tiene un equipo de fútbol y que los próximos juegos del equipo para la temporada conforman el proyecto. Los jugadores del equipo de fútbol son como los miembros de un equipo de proyecto responsables de hacer el trabajo del proyecto. El capitán del equipo actúa como líder del equipo del proyecto , ayudando a guiar y motivar a los otros jugadores.
El entrenador en jefe funciona como gerente de proyecto ya que él o ella diseña la estrategia general y el plan de juego. El gerente general del equipo es un ejecutivo de proyecto , la persona que exhibe fuertes habilidades de liderazgo, toma de decisiones y comunicación para garantizar que el proyecto avance sin problemas.
En una franquicia de deportes profesionales, el propietario del equipo es el patrocinador del proyecto , porque él o ella proporciona los recursos financieros para el equipo. Juntos, estos roles representan a las partes interesadas del proyecto porque se ven afectados positiva o negativamente por el éxito o el fracaso de un proyecto.
Con muchos roles diferentes que juegan un papel en el resultado de un proyecto, la estructura de gobierno puede proporcionar un método consistente para controlar el proyecto y asegurar su éxito. La gobernanza define, documenta y comunica prácticas de proyectos fiables y repetibles que se sabe que generan resultados satisfactorios. Usando nuestra analogía con el equipo deportivo, esta sería la expectativa de que todos los miembros del equipo:
- asistir a la práctica con regularidad,
- convertirse en un experto en jugar su posición,
- mantener un cierto promedio de calificaciones, y
- seguir un código de buen espíritu deportivo.
Si los jugadores no cumplen con estas expectativas, esperarían ser excluidos del equipo, poniendo al equipo en riesgo de perder partidos. Ese es un resultado que no sería deseado. Sin embargo, la estructura de gobierno incluye al entrenador en jefe y al gerente general, quienes tienen la responsabilidad y los recursos para mitigar los posibles factores negativos antes de que afecten al proyecto.
En nuestra analogía, el entrenador en jefe y el gerente general probablemente verían a los miembros del equipo dirigirse en una dirección no deseada y usarían su influencia para obtener un mejor comportamiento de los miembros del equipo.
Mejores prácticas de gobernanza de proyectos
Las estructuras de gobierno del proyecto están diseñadas para asegurar comunicaciones regulares dentro del equipo del proyecto y desde el equipo del proyecto a las partes interesadas. En el pasado, las estructuras de gobierno eran el centro de atención de aquellos interesados en cómo las organizaciones tomaban decisiones, principalmente abogados y economistas. Ocasionalmente, la gobernanza también incluye una función de auditoría de un tercero imparcial.
Las estructuras de gobernanza bien definidas incluyen varios componentes claramente descritos. Son el establecimiento de una estructura a través de la cual se lleva a cabo el gobierno, la identificación de los participantes en la estructura de gobierno, la colaboración y cooperación entre los grupos involucrados y un esfuerzo concertado entre grupos separados para trabajar hacia una meta compartida.
Resumen de la lección
La gobernanza del proyecto tiene sus raíces en la gobernanza corporativa y es una de las mejores prácticas que respalda el éxito del proyecto. Las estructuras de gobernanza deben describirse claramente para que el equipo del proyecto y las partes interesadas comprendan cómo se toman las decisiones del proyecto, cómo el proyecto afectará y se verá afectado por otros proyectos, y qué herramientas o sistemas se utilizarán para comunicar el estado del proyecto.
Papeles clave en la gestión del proyecto incluyen a los miembros del equipo del proyecto , incluyendo el líder del equipo , el director del proyecto , proyecto ejecutivo , y el promotor del proyecto , cada uno con una función específica. Los elementos clave de las mejores prácticas en la gobernanza de proyectos incluyen el establecimiento de una estructura de gobierno, la identificación de los participantes en la estructura de gobierno, la colaboración y cooperación entre los grupos involucrados y los esfuerzos compartidos hacia un objetivo común.
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