Equipo de gestión de proyectos: estructura y funciones

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Orden del caos

Le han encomendado un nuevo proyecto que, francamente, no tiene buena reputación. Esta será una prueba de sus habilidades como gerente de proyecto para volver a encarrilarlo. Cuando se sienta a su primera reunión, nota que hay más de treinta asistentes, los miembros del equipo discuten abiertamente, las decisiones nunca se toman del todo e incluso la agenda misma parece estar bajo un acalorado debate. En diez minutos puede priorizar su energía para las próximas dos semanas. Lo primero es lo primero: este proyecto necesita un equipo de proyecto de alto funcionamiento.

Principios de organización

Cada proyecto y cada organización tendrá diferentes estándares para lo que debería hacer un equipo de proyecto. En algunas empresas y situaciones, encontrará que el equipo ya está establecido por convención, y en otras, será a total discreción del gerente del proyecto. Sin embargo, existen algunos principios básicos que se siguen fielmente a casi todos los equipos de proyecto.

La mayoría de los proyectos, se llame así o no, tienen un equipo central . Un equipo central es un grupo de no más de ocho personas que representan todas las funciones dentro de la organización. Se espera que los miembros del equipo central se coordinen con personas de otras áreas de la organización, o con el equipo ampliado , según sea necesario y para representar sus necesidades. Estas relaciones generalmente se trazan a lo largo de líneas funcionales: el ingeniero líder en un proyecto de desarrollo puede ser responsable de la coordinación con el equipo de verificación o los asuntos regulatorios regionales pueden canalizarse a través de un líder global.

Se puede pensar en un equipo central del proyecto como un consejo en el que cada miembro representa un cuerpo más grande.

Una analogía más fantasiosa podría ser que el equipo central es como un consejo de la ONU; cada miembro es un embajador de sus funciones. Tienen poder para tomar decisiones en el momento, pero se coordinan constantemente con sus países más grandes para asegurarse de que sus decisiones estén alineadas.

Ventajas de un equipo central

Los equipos centrales simplifican las organizaciones más grandes en una sola unidad que es realmente manejable por un gerente de proyecto. La dinámica del equipo se convierte en algo que se puede monitorear y mejorar, los diálogos se completan con todos los representados y las decisiones se pueden tomar rápidamente dentro del grupo. Con el tiempo, un equipo central comenzará a desarrollar relaciones cercanas entre sí y a generar respeto mutuo.

Desventajas de un equipo central

Ningún sistema es perfecto; Es importante saber cuáles son sus desafíos al formar un equipo central. La mayor dificultad es que los equipos centrales a menudo colocan a las personas en una posición de liderazgo cuando no quieren; alguien que solo quiere hacer trabajo de diseño de repente tiene que tener sus propias reuniones para coordinarse con otros grupos. Aquí es donde entra en juego su valor como gerente de proyecto: es aconsejable proporcionar la capacitación necesaria para ayudar a estas personas a desarrollar su propio liderazgo en esta función.

Otra cosa a tener en cuenta es que a veces se puede perder información entre los equipos externos y el equipo central. La razón habitual de esto es que existe una relación poco clara con un equipo externo; en otras palabras, nadie ha sido asignado específicamente a un grupo determinado. La mejor salvaguarda contra esto es tener cada equipo extendido mapeado y registrado claramente al comienzo de un proyecto.

Requisitos para un equipo central exitoso

Es importante que cada miembro del equipo central esté adecuadamente capacitado por su organización; se les debe permitir liderar y tomar decisiones. Esto tiene dos facetas. Las partes interesadas por encima de un miembro del equipo central deben otorgar a los miembros del equipo autonomía dentro de los límites del estatuto del proyecto. Además, los propios miembros del equipo deben comprender su propia responsabilidad en el equipo y estar dispuestos a desempeñar este papel. No es extraño simplemente rotar a un miembro del equipo central para permitir que un individuo más dispuesto ocupe su lugar.

Resumen de la lección

La función y la dinámica del equipo son de vital importancia para el éxito de un proyecto. La mayoría de los equipos de proyectos tienen un equipo central , un grupo de no más de ocho personas destinadas a representar todas las necesidades del proyecto. Los miembros del equipo central se coordinan con grupos fuera del equipo central, o equipos ampliados , como parte de su función. Es vital que la organización, así como los propios miembros del equipo central, se comprometan plenamente con esta estructura.

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