¿Qué es una parte interesada del proyecto?
De acuerdo con la edición 2017 del Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos (también conocida como la Guía del PMBOK ), un interesado del proyecto es un individuo, grupo u organización que podría afectar, verse afectado o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Las partes interesadas pueden ser internas o externas al proyecto u organización. Las partes interesadas también pueden ejercer influencia en el proyecto, los entregables del proyecto o el equipo para satisfacer su propia agenda.
Ahora que sabemos qué es una parte interesada del proyecto, analicemos cómo podemos identificar a una parte interesada. Para esta lección, nuestro ejemplo será un proyecto de construcción de viviendas.
Identificación de las partes interesadas
El primer paso en la identificación de las partes interesadas es pensar quiénes son el equipo y los clientes, así como cualquier otra organización que pueda verse afectada por el proyecto, y crear una lista.
Para nuestro proyecto de casa, las partes interesadas incluirían lo siguiente:
- La empresa constructora (también conocida como el equipo del proyecto)
- Subcontratistas
- El propietario (o cliente)
- El banco (o financiador)
- El agente inmobiliario
- Abogados
- La oficina de impuestos de la ciudad
- El inspector de la ciudad y
- Vecinos
Caracterización de las partes interesadas
Las partes interesadas se pueden clasificar en dos grupos principales. Las partes interesadas primarias son aquellas que pueden verse directamente afectadas, ya sea positiva o negativamente, por el proyecto, las decisiones o las acciones del proyecto. Los interesados secundarios son aquellos que se ven afectados indirectamente por el proyecto, la decisión o las acciones del proyecto. Los grupos pueden modificarse según sean o no partes interesadas clave. Las partes interesadas clave tienen un efecto en el proyecto, así como el proyecto tiene un efecto en ellos. En una organización, este podría ser el ejecutivo que patrocinó el proyecto. En nuestro proyecto de construcción de viviendas, esta podría ser la empresa constructora, los subcontratistas, el cliente, el banco y el inspector de la ciudad.
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Para ayudar a determinar en qué grupo colocar a una parte interesada, un director de proyecto evaluará las necesidades y expectativas de la parte interesada. Cada parte interesada sería evaluada para:
- Objetivo: ¿Cuáles son los resultados deseados del proyecto?
- Medidas: ¿Cómo validará esta parte interesada que se cumplieron los objetivos?
- Impacto: ¿Qué cambios podría crear una parte interesada para el proyecto y cómo afectará el proyecto a la parte interesada?
- Participación: ¿Qué papel tiene la parte interesada en las actividades diarias de este proyecto?
El gerente de proyecto de nuestro proyecto de construcción de viviendas ha evaluado y caracterizado a las partes interesadas identificadas.
| Partes interesadas primarias | Partes interesadas clave |
|---|---|
| Compañía de construcción | X |
| Subcontratistas | X |
| Dueño de casa | X |
| Partes interesadas secundarias | Partes interesadas clave |
|---|---|
| El Banco | X |
| Agente de bienes raíces | |
| Abogados | |
| Oficina de impuestos de la ciudad | |
| Inspector de la ciudad | X |
| Vecinos |
Gestión de los interesados
Una vez que las partes interesadas se evalúan y caracterizan en grupos, el director del proyecto puede comenzar a determinar cómo gestionar las partes interesadas. La comunicación es clave en la gestión de las partes interesadas. Para ayudar a determinar la estrategia de comunicación, cada parte interesada debe ser evaluada en una red de energía / interés . El director del proyecto traza a cada parte interesada en la cuadrícula. El cuadrante donde se ubica la parte interesada dicta la frecuencia de las comunicaciones.
- Las partes interesadas que tienen un gran poder e interés deberán ser administradas de cerca. Requieren mucha comunicación para mantenerlos informados y satisfechos.
- Las partes interesadas que tienen poco interés pero mucho poder necesitarán más comunicación sobre el estado del proyecto, pero en general no participarán en las operaciones diarias.
- Las partes interesadas con un gran interés pero poco poder requieren un flujo de información unidireccional para mantenerse informados.
- Y las partes interesadas con poco poder y poco interés necesitan la menor cantidad de comunicación.
Una vez que el director del proyecto ha identificado y caracterizado a las partes interesadas, puede crear un plan de gestión de las partes interesadas . El plan de gestión de las partes interesadas discutirá el plan de comunicación para cada parte interesada, cómo involucrar a cada parte interesada en las actividades del proyecto, cómo se abordarán los comentarios de las partes interesadas y qué hacer si surge un problema.
Resumen de la lección
Un interesado es un individuo, grupo u organización que es o puede verse afectado por un proyecto. Las partes interesadas se caracterizan en tres grupos principales: partes interesadas primarias, secundarias y clave. Los interesados clave pueden ser primarios o secundarios. El plan de gestión de las partes interesadas determina cómo comunicarse e involucrar a cada parte interesada durante el proyecto.
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