Recepción del hotel: funciones y responsabilidades

La recepción del hotel

Cuando las personas se hospedan en un hotel, no se dan cuenta de cuánto ocurre después de registrarse y cuando duermen. La mayor parte de este trabajo lo realiza la recepción del hotel , el equipo que mantiene el hotel operativo y rentable. La recepción del hotel está ocupada trabajando antes de que llegue un huésped, mientras el huésped está allí e incluso después de que el huésped se haya marchado. En esta lección, aprenderá qué tipo de trabajo realiza la recepción del hotel a diario.

Funciones

En los hoteles pequeños, la recepción puede estar atendida por una persona que hace todo. Pero en los hoteles más grandes, la recepción se divide en varios departamentos, cada uno de los cuales se encarga de una función, como:

• Reservaciones
• Recepción
• Comunicaciones
• Conserje
• Servicio de botones
• Revisión de cuentas

Responsabilidades

Entonces, ¿qué funciones realizan estos departamentos?

Piense en lo que sucede cuando un huésped potencial llama por primera vez a un hotel. El departamento de reservas toma la llamada, responde cualquier pregunta que tenga el huésped potencial y realiza una reserva para el huésped si es necesario. Esto podría incluir tomar notas sobre la preferencia de habitación y verificar que haya disponibilidad de habitaciones para las noches que el huésped solicita.

Una vez que el huésped llega al hotel, se encuentra con la recepción. La recepción es responsable de saludar a los huéspedes y registrarlos. La recepción también se encarga de llevar la cuenta del número de habitaciones disponibles y de asignarlas.

Si un huésped desea información sobre qué hacer y adónde ir localmente, puede preguntar al departamento de conserjería. Este departamento también envía mensajes a los invitados.

Los huéspedes que necesiten ayuda para llevar el equipaje a la habitación pueden consultar con el botones. El servicio de botones también puede entregar los periódicos o revistas que soliciten los huéspedes y cuidar de cualquier equipaje que quede, ya sea accidental o intencionalmente.

El servicio de teléfono, Internet y televisión está a cargo del departamento de comunicaciones. Este departamento monitorea las llamadas telefónicas realizadas por los huéspedes y cobra la habitación de cada huésped según sea necesario para las llamadas locales e internacionales que no están incluidas en la tarifa de la habitación. Este departamento también se ocupa de cualquier solicitud de llamada de atención.

Al final de cada día, el departamento de auditoría verifica todas las transacciones. También crea cargos para cada habitación por los servicios adicionales incurridos, como los huéspedes que realizan llamadas telefónicas de larga distancia. De esta manera, el hotel está listo para realizar el check out con los cargos correspondientes.

Ejemplo

Veamos un ejemplo de cómo podría funcionar la recepción de un hotel:

Susan trabaja para un hotel de 16 habitaciones en un pueblo rural. Debido a que es un hotel tan pequeño, ella hace de todo: seguridad, recepción, reservas y más. Todos y cada uno de los días están ocupados para Susan. Ella comienza cada mañana mirando la lista de reservaciones junto con la lista de huéspedes que planean salir ese día. También comienza a prepararse para el desayuno ya que el hotel ofrece a sus huéspedes desayuno gratis. Se prepara el buffet y ella cocina huevos y tocino y los pone en bandejas para calentar. Los cereales se preparan y se colocan en sus frascos dispensadores apropiados. Algunos huéspedes se retiran sin desayunar, mientras que otros se quedan a desayunar y luego se retiran.

Mientras tanto, Susan recibe algunas llamadas de huéspedes potenciales con preguntas sobre el hotel. Algunos hacen reservas, que Susan acepta. A medida que llega la tarde, nuevos huéspedes comienzan a registrarse. Susan se asegura de que cada huésped tenga la habitación que pidió. También responde preguntas sobre actividades locales y lugares a los que ir y explica las contraseñas wifi y cómo funciona el teléfono y la televisión.

Al final del día, Susan revisa sus recibos y transacciones. Ella hace la contabilidad y las facturas de cada habitación, agregando cualquier cargo adicional, como llamadas telefónicas de larga distancia y servicio a la habitación. Luego se prepara para el día siguiente preparando una lista de invitados que se registrarán y los que se retirarán. Saber cuántos huéspedes se alojan actualmente en el hotel la ayuda a planificar el desayuno del día siguiente.

Resumen de la lección

Revisemos. La recepción de un hotel es el equipo que mantiene el hotel operativo y rentable.

Tiene las siguientes funciones:

• Reservaciones
• Recepción
• Comunicaciones
• Conserje
• Servicio de botones
• Revisión de cuentas

En los hoteles pequeños, todas estas funciones pueden estar a cargo de un solo empleado, mientras que en los hoteles más grandes, las realizan equipos de empleados en los respectivos departamentos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador