Alojamiento para conferencias y planificación de viajes

Cubriendo todas las bases

Imagínese esto: Joanie está planeando la conferencia anual de su organización y, hasta ahora, las cosas van bien. Ella consiguió oradores y presentadores invitados, reservó un lugar y organizó todo el equipo que se necesitará durante el evento de fin de semana. Se ha creado un sitio web de la conferencia para el registro y se han organizado el catering y el entretenimiento. De repente, Joanie se da cuenta de que ha olvidado una pieza fundamental del rompecabezas de la planificación de eventos: ¡el hotel!

Asegurar el alojamiento para conferencias y la logística de viajes es parte del rompecabezas de la planificación de eventos.

Hay muchos componentes para coordinar un evento exitoso para los asistentes. Un planificador de eventos debe desempeñar muchas funciones al anticipar las diversas necesidades relacionadas con la ubicación, el lugar, la reunión en sí y los problemas logísticos relacionados con la accesibilidad, los equipos, los proveedores y más. No perderse en la planificación de un evento que la gente recordará son los pasos importantes para planificar el alojamiento en un hotel y los arreglos de viaje. Echemos un vistazo a cada uno.

Planificación y coordinación de adaptaciones

Parte de su trabajo como planificador de eventos es asegurarse de que los asistentes al evento tengan alojamiento en un hotel si la conferencia o reunión dura más de un día o se encuentra en un lugar al que los invitados han tenido que viajar. Es posible dejar el alojamiento a los asistentes individuales, pero ofrecer este servicio se refleja positivamente en usted y elimina un posible obstáculo para los viajeros.

La preparación para el alojamiento en un hotel debe comenzar casi tan pronto como comience a trabajar en las fechas de su evento. El proceso de planificación y coordinación de habitaciones de hotel no es solo hacer una simple llamada telefónica; Hay muchas tareas relacionadas con la obtención y gestión de alojamientos que serán cómodas y convenientes para sus asistentes.

1. Busque alojamiento en o alrededor del lugar de la reunión. Es posible que organice su evento en el centro de conferencias de un hotel con salas integradas. De lo contrario, elija un lugar con muchas ofertas de hoteles accesibles cerca.

2. Consultar disponibilidad de habitaciones y negociar el mejor precio. Los costos de las habitaciones de hotel suelen ser flexibles y bloquear una parte de las habitaciones para los asistentes al evento generalmente puede ayudarlo a asegurar la mejor tarifa para sus invitados. Si puede, ofrezca alojamiento en hotel a varios precios para el viajero con presupuesto limitado, así como para los viajeros con más dinero para gastar.

3. Firma el contrato . Sea específico sobre cosas como los horarios de check-in / check-out, el número de habitaciones, los precios y las fechas límite que los viajeros deben cumplir. Por ejemplo, normalmente habrá una fecha límite para el bloque de habitaciones que se mantendrá antes de que se devuelvan al sistema para que estén disponibles para el público en general.

4. Establecer y transmitir los procedimientos y plazos de registro . Informe a los viajeros lo que está disponible para ellos, los costos y los plazos con la mayor antelación posible. Publique esta información en el sitio web de su evento, plataformas de redes sociales, materiales de conferencias, etc.

5. Confirme las reservas de habitaciones con el hotel sobre la marcha. Si nota que un hotel se llena rápidamente, puede usar este tiempo para bloquear más habitaciones o hacer otros alojamientos de hotel si es necesario.

Tener éxito en la planificación de viajes

Trabajar la logística de viaje para conferencias y eventos es tan importante como asegurar el alojamiento en el hotel. Muchos huéspedes de fuera de la ciudad carecerán de transporte personal y dependerán del transporte público, como un taxi, tren o sistema de transporte. Aquí hay algunas cosas a considerar para facilitar el viaje de sus asistentes:

1. Busque lugares con múltiples opciones de transporte accesible . Encuentre un lugar cerca de una línea de tren o metro, o uno situado cerca de un aeropuerto donde se pueda utilizar un servicio de transporte al aeropuerto. Si esto no es una opción, haga arreglos para viajes especiales, como un autobús alquilado o un servicio de transporte contratado.

2. Considere la proximidad de su evento a la mayoría de sus invitados. Si su empresa tiene su sede en Atlanta, organizar una conferencia en Seattle podría no ser el viaje más conveniente en términos de tiempo de viaje. Piense en alojar más cerca de casa o en una ubicación más centralizada.

3. Emplee un proveedor de transporte local y negocie precios especiales. Si su plan es proporcionar transporte de cortesía entre un hotel y el lugar o entre el aeropuerto y el espacio para reuniones, considere contratar a una compañía local acreditada y autorizada para que se encargue de trasladar a los invitados de un lado a otro.

4. Tenga un plan de respaldo y sea flexible. Un cierre de la carretera o un conductor que se enferma la noche anterior a su evento puede ocurrir, pero no tiene por qué descarrilar sus planes de transporte. Esté dispuesto a reajustar según sea necesario para que el viaje de sus asistentes sea fluido. Esté preparado con un Plan B si su primer plan fracasa.

5. Comuníquese de manera consistente con cualquier proveedor de transporte contratado para asegurarse de que se satisfagan las necesidades de sus invitados y que todo vaya de acuerdo con el plan antes, durante y después de su evento.

6. Transmita los arreglos de transporte en los materiales de la conferencia, incluido el sitio web y los folletos, para que los invitados sepan qué planear.

7. Considere realizar una prueba de su plan de transporte antes del evento para solucionar cualquier problema. Contratar a un coordinador, o incluso a un voluntario, para supervisar el transporte puede ayudarlo a quitarse parte de la responsabilidad del evento.

Resumen de la lección

Planificar y coordinar el alojamiento en el hotel y los arreglos de viaje es parte de ofrecer un evento completo y bien diseñado que satisfará a sus asistentes. En la planificación del hotel, busque alojamiento cerca de su lugar de reunión, verifique la disponibilidad de habitaciones y negocie la mejor tarifa. Firma el contrato y ten claro todos los precios, trámites y plazos . Al organizar el viaje, considere hoteles y lugares con múltiples medios de transporte accesiblesopciones como taxis, una línea de autobús, metro o tren, o lanzaderas. Considere utilizar una empresa de transporte local, pero siempre tenga un plan de respaldo. Un ensayo de sus rutas y un coordinador de tráfico pueden aliviar algunas preocupaciones. Para los asistentes, sea claro sobre la transmisión de todos los detalles del hotel y el transporte en la documentación del evento.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador