Asiento contable de nomina: estados financieros y balances

Cálculo de la nómina

Los asientos contables de nomina son asientos contables que se utilizan para registrar los gastos de compensación relacionados con el empleador y las deducciones de los empleados. Estos asientos contables garantizan asientos apropiados en el estado de resultados y en el balance. Los estados de resultados y los balances son estados financieros clave.

Tanto el empleador como el empleado tienen obligaciones y responsabilidades de nómina. A veces se comparten entre los dos, y otras veces pertenecen al empleador o al empleado. Por ejemplo, FICA, o la Ley Federal de Contribución al Seguro, consiste en impuestos de Seguro Social y Medicare, que son compartidos. Otros artículos que se pueden compartir son seguros de salud o planes de jubilación.

Gastos de nómina del empleador

El empleador es responsable de ciertos gastos de nómina que no son obligación del empleado. Además de los sueldos y salarios, el empleador incurre en algunos o todos los siguientes gastos relacionados con la nómina:

• Porción del empleador del impuesto FICA (incluye Medicare y Seguro Social)
• Impuesto federal de desempleo
• Impuesto estatal de desempleo
• Seguro de compensación al trabajador
• Porción del empleador del seguro (salud, vida, dental, visión, discapacidad)
• Vacaciones pagadas
• Vacaciones pagadas
• Días de enfermedad pagados
• Porción del empleador de las contribuciones a planes de jubilación, como planes de pensiones o 401(k)
• Comidas
• Uniformes
• Planes de reparto de utilidades

Estos elementos son gastos en el estado de resultados. Como puede imaginar, los gastos del empleador pueden ser bastante significativos. A veces, el empleador y el empleado comparten el costo de los beneficios. Los que se pueden compartir tienen una “parte del empleador” que los precede en la lista que acabamos de examinar. Nuevamente, las obligaciones de los empleadores se consideran gastos en el estado de resultados.

Deducciones de nómina de empleados

La cantidad en el cheque de pago de un empleado es el resultado del pago ganado por el trabajo completado menos las deducciones. Estas deducciones se enumeran como cuentas por pagar en el pasivo corriente en el balance general y también se restan del pago bruto para determinar el pago neto o el monto en el cheque de pago.

Aquí hay una posible entrada de ganancias.

Las ganancias (pago bruto) incluyen:

• Pago regular (por hora o salario)
• Horas extras (entre semana y fines de semana)
• Bonos
• Comisiones
• Otros (dependiendo de la organización)

Ahora aquí hay una posible entrada deducible.

Las deducciones incluyen (pero no se limitan a):

• Impuestos federales sobre la renta
• Impuestos estatales sobre la renta
• Impuestos locales sobre la renta
• Impuestos FICA (parte del empleado del Seguro Social y Medicare)
• Jubilación (parte de la pensión del empleado)
• Seguro de salud (parte del empleado)
• Organizaciones benéficas
• Cuotas sindicales
• Retenciones ordenadas por la corte (deuda impaga, pensión alimenticia, gravámenes)
• Prestamos de la empresa
• Otro

Es importante tener en cuenta que no todos los empleados están obligados a pagar el impuesto sobre la renta estatal o el impuesto sobre la renta local.

Un ejemplo

Analicemos un ejemplo ficticio para Elephant Store, LLC, que tiene dos empleados.

El ejemplo demuestra cómo calcular el salario bruto y neto, hacer asientos contables y determinar el impacto en el estado de resultados y el balance general.

Información de nómina para Elephant Store, LLC

Empleado	#1	#2
Horas trabajadas	40	40
Salario por hora	$15	$18
Sueldo bruto	$600	$720
Impuestos federales	$120	$144
Impuesto estatal sobre la renta	$24	$29
Impuesto FICA	$37	$45
Seguro médico pagado por el empleador	$100	$150

El seguro de desempleo y los impuestos cuestan $32 y la compensación del trabajador es de $30 por período de pago. La porción del impuesto FICA del empleador es la mitad de la cantidad indicada. Utilizará la suma de las cuentas de los dos empleados. El período de pago es al final de cada semana. Se utiliza una fecha de xx/xx/xxxx.

Antes de explorar los asientos de diario y los estados financieros, se calcula el salario neto, porque forma parte de los asientos y estados de cuenta.

Los asientos de diario se utilizan para registrar todas las transacciones de una empresa. Para nosotros, las entradas estarán relacionadas con la nómina en función de la información de nómina proporcionada aquí. Consisten en débitos y créditos para mantener la ecuación contable. Trabajaremos con las cuatro cuentas de diario que aparecen aquí.

El estado de resultados y el balance general son estados financieros muy importantes. Por ejemplo, las personas que trabajaban para Enron, a cargo de registrar las entradas correctas de los elementos financieros, ocultaron sus gastos y pasivos, así como las cuentas de deuda, ganancias y otras cuentas en estructuras financieras complejas. El resultado fue que varios de sus principales ejecutivos fueron a la cárcel, se suicidaron o murieron de infartos cuando se descubrió el fraude. Su terrible situación financiera se reveló cuando Enron no pudo pagar sus gastos y pasivos corrientes.

Antes de examinar la porción de gastos del estado de resultados, recuerde que solo los impuestos y las deducciones que debe el empleador se incluyen en el estado de resultados como gastos. Los gastos de nómina se muestran en el estado de resultados con números reales. Las otras cuentas de gastos tienen xxxxxxx en lugar de números.

Los impuestos por pagar, los salarios por pagar y otras deducciones (que el empleador ha cobrado al empleado) aparecen en el balance general como pasivo corriente. Los pasivos corrientes que se relacionan con la nómina se muestran con números reales en el balance general. Las otras cuentas de pasivo corriente tienen xxxxxxx en lugar de números.

Las deducciones de los empleados se registran en el balance general como cuentas por pagar en el pasivo corriente.

Según nuestro ejemplo, las partidas del balance general incluirían lo siguiente:

Software de nómina y externalización

Aunque se pueden realizar cálculos manuales para determinar el pago neto y los asientos de diario apropiados, los gastos del estado de resultados y los pasivos corrientes del balance general, la mayoría de las empresas utilizan un programa de software o una empresa de subcontratación para asegurarse de que las transacciones necesarias se ingresen y calculen correctamente. Los programas de software realizan los cálculos para todas las cuentas discutidas anteriormente. Estos métodos de manejo de la nómina pueden reducir las multas y tarifas debido a cálculos incorrectos o presentación inoportuna a las agencias correspondientes, especialmente la remisión de impuestos a las agencias gubernamentales.

Resumen de la lección

Revisemos. Como aprendimos, las entradas del diario de nómina se utilizan para registrar todas las transacciones de nómina de una empresa. Estas transacciones incluyen gastos de nómina relacionados con el empleador y deducciones de empleados.

Los gastos de nómina incluyen los sueldos y salarios del empleado, así como otros gastos relacionados con la nómina incurridos por el empleador, como la parte del empleador de los impuestos FICA (Medicare y Seguro Social), el seguro de compensación para trabajadores y las contribuciones del empleador a los planes de jubilación. Las obligaciones del empleador se consideran gastos en el estado de resultados.

Ejemplos de deducciones de empleados incluyen impuestos sobre la renta, la porción del empleado de los impuestos FICA (Medicare y Seguro Social), cuotas sindicales y contribuciones de los empleados a los planes de jubilación. Las deducciones se enumeran como cuentas por pagar en el pasivo corriente en el balance general y se restan del pago bruto para determinar el pago neto o la cantidad en el cheque de pago. La fórmula para el salario neto es la siguiente:

Salario neto = Salario bruto – Deducciones

Muchos empleadores usan un programa de software o un servicio de contabilidad para hacer asientos en el diario de nómina e incorporar números de nómina en estados financieros y balances.