Auditoría continua frente a supervisión continua

Auditoría versus monitoreo

Antes de hablar sobre cómo ‘continuo’ cambia la naturaleza de la auditoría y el monitoreo de una organización, asegurémonos de comprender la diferencia fundamental entre estas dos actividades. La auditoría es una función que es independiente de la administración de una organización, lo que significa que la administración no supervisa directamente cómo, qué o cuándo se audita un proceso. El seguimiento, por otro lado, es responsabilidad de la dirección.

Los gerentes pueden monitorear el desempeño de los empleados, los niveles de inventario, el flujo de efectivo o cualquier otro proceso comercial. El monitoreo realizado por la gerencia ayuda a controlar los procesos y puede señalar a los gerentes cuando un proceso puede no estar funcionando como se esperaba. Los auditores pueden realizar pruebas para asegurarse de que la administración cuente con controles de monitoreo, pero la auditoría en sí es una actividad separada del monitoreo.

Auditoría continua y monitoreo continuo

La definición del diccionario de continuo es ‘sin interrupción’. No parece haber mucho espacio para la interpretación allí, pero adquiere un significado ligeramente diferente cuando lo aplicamos a la auditoría y el monitoreo.

El Instituto de Auditores Internos (IIA) define la auditoría continua como las actividades relacionadas con la auditoría que se realizan de manera más continua que las actividades programadas como parte del plan anual de auditoría. Según esa definición, un nombre más preciso podría ser “auditoría casi continua”. Por otro lado, el monitoreo continuo es un proceso establecido por la gerencia para garantizar que los procesos, las políticas y los controles internos estén funcionando de manera efectiva.

Hay tres diferencias principales entre la auditoría continua y el monitoreo continuo:

• La primera diferencia está en quién ‘es dueño’ de la actividad. Como se mencionó anteriormente, la auditoría es una función independiente, algo que la administración no supervisa. El auditor informa a la junta directiva de la empresa para ayudar a identificar oportunidades de mejora. Sin embargo, el seguimiento continuo está a cargo de la empresa u organización. Los gerentes son responsables de implementar el proceso de monitoreo, asegurándose de que brinde la información que esperan y utilizándolo para abordar las ineficiencias y debilidades en cualquier proceso que se esté monitoreando. La propiedad es la primera diferencia importante entre la auditoría continua y el monitoreo continuo.
• La segunda diferencia está relacionada con la naturaleza “continua” de estas funciones. Como se mencionó anteriormente, la auditoría continua es en realidad solo una auditoría, pero de manera más frecuente y regular que el compromiso de auditoría estándar. La auditoría continua a menudo es posible gracias a la tecnología que puede recopilar y analizar datos rápidamente. El auditor simplemente tiene que evaluar los datos y los informes y realizar las pruebas que formen parte del programa de auditoría. Sin embargo, el monitoreo continuo es más directo e inmediato, a menudo genera informes todos los días, horas o incluso minutos. La gerencia analiza estos datos para asegurarse de que cualquier métrica que esté analizando se mantenga dentro del rango tolerable y, si no es así, que se gestione adecuadamente.
• Finalmente, la tercera diferencia es lo que sucede cuando se identifican anomalías o excepciones en los datos. Si se observa una excepción o anomalía en el monitoreo continuo, la administración debe abordar el problema. La existencia de una excepción o anomalía es, en sí misma, un problema que debe resolverse. Pero, con la auditoría continua, el auditor aún usa su juicio profesional para decidir si una excepción es algo que necesita ser analizado con más detalle.

La era de lo ‘continuo’

La auditoría continua y el monitoreo continuo son conceptos relativamente nuevos en la contabilidad gerencial y la gestión de riesgos. Esto se debe al papel que desempeña la tecnología para hacer que cualquiera de estas actividades sea “continua”. A menudo, cuando las personas piensan en la auditoría y el monitoreo continuos, pueden asumir que los medios continuos son lo mismo que en tiempo real. Si bien esto no es del todo cierto, tanto la auditoría como la supervisión continuas pueden realizar pruebas de control interno a un ritmo mucho más rápido de lo que cualquier persona individual podría realizar de manera realista.

Antes de que tuviéramos procesadores rápidos y software especializado en nuestros escritorios, no era posible auditar o monitorear continuamente. La simple recopilación de datos para monitorear o auditar tomaría tanto tiempo que para cuando se realizara el análisis, ya no sería en tiempo real. La tecnología es lo que ha hecho posible la auditoría y el seguimiento continuos.

Resumen de la lección

En esta lección analizamos la auditoría continua y el monitoreo continuo , dos actividades de gestión de riesgos que pueden ayudar a las organizaciones a cumplir sus objetivos de manera eficiente. La auditoría continua utiliza herramientas tecnológicas para recopilar y analizar datos rápidamente, de modo que un auditor pueda realizar las actividades de auditoría con mayor rapidez y frecuencia. El monitoreo continuo es una actividad de gestión para garantizar que los procesos, las políticas y los controles internos funcionen de manera eficaz.

Hay tres diferencias principales entre la auditoría continua y el monitoreo continuo. La primera es la propiedad. La auditoría continua, al igual que otras actividades de auditoría, es propiedad del auditor, que informa al consejo de administración, mientras que la supervisión continua es una responsabilidad de la dirección. La segunda diferencia es la frecuencia. El monitoreo continuo es mucho más frecuente, a veces incluso incluye informes en tiempo real. Si bien la auditoría continua es más frecuente que la auditoría planificada, no es necesariamente una auditoría sin interrupciones. Finalmente, mientras que una señal del monitoreo continuo le dice a la gerencia que investigue lo que está sucediendo, una excepción identificada a través de la auditoría continua puede o no justificar una revisión completa.