Ciclo de vida de los registros: definición y etapas
El ciclo de los récords
¿Qué tienen en común los productos, las plantas y los registros? ¡Todos tienen un ciclo de vida!
Es posible que ya esté familiarizado con el ciclo de vida de un producto o el ciclo de vida de una planta, pero apuesto a que no sabía que los registros también tienen un ciclo de vida. El ciclo de vida de los registros describe las diferentes etapas que siguen los registros durante su vida útil. Echemos un vistazo a cada una de esas tres etapas: creación, mantenimiento y disposición final.
Etapa uno: creación
Digamos que está programado para visitar el consultorio de un dentista por primera vez la próxima semana. Antes de su llegada, las personas en la oficina deben hacer su debida diligencia asegurándose de que tengan todo en orden para usted. Para comenzar, deben crear un registro para usted. Esto es representativo de la etapa uno del ciclo de vida de los registros, también conocida como etapa de creación . Esta etapa generalmente consiste en colocar los documentos iniciales en una carpeta de archivos física. Estos documentos pueden incluir cosas como papeleo del seguro, información demográfica personal como nombre y dirección y, eventualmente, resultados de la cita dental real.
La etapa de creación del ciclo de vida es muy importante porque sienta las bases para la vida útil del ciclo de vida de los registros. Por ejemplo, supongamos que se convierte en paciente de este dentista durante los próximos 20 años. Es extremadamente importante que sus registros se creen correctamente durante la etapa uno del ciclo de vida de los registros porque cualquier información errónea puede causar problemas en el futuro, como pagar de más por los servicios porque tenían la información de seguro incorrecta.
Etapa dos: mantenimiento y uso
Si la etapa de creación es la etapa más importante del ciclo de vida de los registros, la etapa de mantenimiento es la que requiere más trabajo. La etapa de mantenimiento es cuando sus registros deben modificarse y moverse continuamente si es necesario. Esto puede convertirse en una tarea abrumadora según el tiempo de existencia de sus registros.
Si es un paciente en el mismo consultorio del dentista durante más de 20 años, hay ocasiones en las que el personal debe actualizar su archivo para que siga siendo relevante y activo a medida que avanza. Digamos que se mudó tres veces y cambió de compañía de seguros cuatro veces durante sus más de 20 años como paciente. Si su archivo nunca se actualizó, su información se volvería inexacta, lo que ya sabemos que puede causar muchos problemas. Durante la etapa dos del ciclo de vida de los registros, su registro estará en uso cada vez que tenga una cita con el dentista.
Etapa tres: disposición final
Como ocurre con todos los ciclos, llega un momento en el que deben llegar a su fin, y lo mismo ocurre con la etapa final del ciclo de vida de los documentos. La etapa final, conocida como disposición final o destrucción, significa precisamente eso: representa la destrucción de los registros. Dependiendo del tipo de negocio o industria, algunos registros deben conservarse más tiempo que otros. En algunos casos, puede haber registros guardados durante décadas. En muchas de estas situaciones, los registros pueden archivarse y guardarse fuera del sitio en un lugar seguro, especialmente si hay una gran cantidad de registros.
Cuando llega el momento de eliminar los registros, es importante que estos registros no se tiren simplemente a un bote de basura o incluso a un contenedor de basura. Para proteger su seguridad, destruir registros requiere que sean triturados. Cuando destruye los registros, no hay posibilidades de que se pueda acceder y utilizar la información confidencial del paciente sin el permiso adecuado (lo cual es un delito, por cierto).
Resumen de la lección
El ciclo de vida de los registros describe las diferentes etapas que siguen los registros durante su vida útil. Hay tres etapas en el ciclo de vida de los registros:
- Creación: aquí es cuando se crean los registros inicialmente.
- Mantenimiento: esta etapa del ciclo de vida de los registros consiste en actualizar, modificar y, si es necesario, mover los registros.
- Disposición final: La etapa final es donde los registros se destruyen, preferiblemente triturados.
Articulos relacionados
- ¿Qué es el Ciclo de Vida de un Anfibio?
- ¿Cómo Afecta el Ciclo del Agua al Clima?
- ¿Qué es el Ciclo de Vida de un Negocio?
- ¿Cómo es la Vida en Groenlandia?
- ¿Qué es un Estilo de Vida Sostenible?
- ¿Cómo Influye la Genética en el Ciclo de Vida Humano?
- ¿Qué es la Muerte y cómo forma parte del Ciclo de Vida?
- ¿Cómo influye el Entorno en el Ciclo de Vida Humano?
- ¿Por qué los Seres Humanos pasan por Diferentes Etapas de Desarrollo?
- ¿Cómo afecta el Ciclo de Vida a la Salud?