Cómo desarrollar un caso de negocio para un proyecto

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Caso de negocio

Digamos que tiene una idea para crear un nuevo televisor. Este nuevo televisor es significativamente más caro que los existentes. Sin embargo, tiene varias características especiales. Costará $ 10 millones financiar el proyecto que diseña, desarrolla, comercializa y produce este conjunto. Para asegurar la inversión requerida para realizar este proyecto, debe escribir un caso de negocios que detalle por qué este proyecto vale $ 10 millones.

Un caso de negocio es un documento que proporciona la justificación de su proyecto. Puede pensar en el caso de negocio como un documento que investiga, detalla y justifica la inversión en un proyecto. Proporciona la justificación y la motivación para realizar un proyecto, y su propósito es que los tomadores de decisiones acepten comenzar el proyecto. Evalúa y mide los beneficios, costos y riesgos asociados con la inversión que se realiza en un proyecto, o valora y evalúa las opciones disponibles para resolver un problema comercial.

¿Cuándo se desarrolla un caso comercial?

El documento se crea durante la investigación inicial de un proyecto, cuando ha pensado en una idea que puede ser valiosa. Antes de que exista cualquier otra documentación o inversión en el proyecto, crea el caso de negocio para proporcionar las razones y la justificación para realizar el proyecto. Sin factores motivadores, ya sea para ahorrar dinero, ganar dinero, ser más eficiente o resolver un problema, un proyecto no tiene valor y, por lo tanto, probablemente no debería emprenderse. El caso de negocio no solo le dice si debe hacer un proyecto, sino que también puede indicar que la idea original debe modificarse.

Pasos para crear un caso comercial

Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es una sinopsis de qué es el proyecto, cómo funciona y, lo que es más importante, por qué es necesario. Debe incluir un breve resumen de las secciones que se mencionan a continuación, y debe detallar la justificación detrás de la idea del proyecto y el impacto de no realizar el proyecto.

Beneficios

Esta es posiblemente la sección más importante de su caso comercial. Debe haber una razón bien fundada para realizar este proyecto. En esta sección, está proporcionando a los tomadores de decisiones un llamado a la acción y una motivación para emprender este proyecto. La mayoría de los proyectos buscan hacer uno de los siguientes:

• Reducir costos
• Genere ingresos adicionales
• Resolver un problema
• Emprender algo obligatorio, como una nueva ley que requiera este proyecto.
• Solucionar un problema, como resolver un posible problema de salud y seguridad.

Descripción del Proyecto

Una de las primeras preguntas que le harán es cuánto costará el proyecto. Cada proyecto cuesta dinero y nadie invertirá en su proyecto sin una idea sólida de los costos proyectados. Para determinar los costos, deberá planificar el proyecto con cierto detalle y proporcionar una base sólida para sus costos proyectados. No es necesario que el plan sea exhaustivo. Sin embargo, debe proporcionar una indicación de los plazos del proyecto y estimaciones de recursos.

También sería valioso incluir en esta sección los posibles riesgos y dificultades. ¿Cuáles son las mayores barreras que se interponen en el camino del éxito o cuáles son las incógnitas? Por ejemplo, es posible que no haya identificado completamente una ubicación física para el centro de datos del proyecto, aunque proporcionó costos estimados válidos. Todas estas son variables que, hasta que se decidan y contraten, pueden afectar el proyecto. Proporcionar esta información permite a los tomadores de decisiones tomar una decisión informada. El caso de negocio debe comunicar que el plan está bien pensado y que se han identificado los riesgos y las incógnitas.

La información más importante en esta sección es el posible retorno de la inversión (ROI) , que es cuánto generará el proyecto o cuánto le ahorrará a la empresa después de los costos del proyecto. Si el proyecto costará más que la ganancia estimada, es poco probable que el proyecto obtenga luz verde a menos que sea un proyecto obligatorio. Tenga en cuenta que el proyecto podría ser tan innovador que las finanzas son difíciles de determinar. Aún debe intentarse detallar los costos y el ROI.

Esta sección también debe resumir todo lo que necesita para este proyecto, incluidas las personas, el equipo, las instalaciones, el tiempo, el dinero, etc. Enumere todos los edificios, el software y el hardware que necesitará el proyecto. Idealmente, su caso comercial debería incluir una lista de los miembros del equipo que serán necesarios para el proyecto, como ingenieros de software, gerentes de proyecto, ingenieros de control de calidad, etc.

Alternativas

Siempre debe incluir el escenario de no hacer el proyecto asumiendo que el proyecto no sigue adelante y documentando cómo se vería afectado el negocio. Para que el caso comercial siga adelante y el proyecto tenga valor, las alternativas deberían ser peores. Por ejemplo, el problema existente (por ejemplo, la ineficiencia) costaría exponencialmente más dinero, la empresa perdería la oportunidad de capitalizar una brecha en el mercado y, por lo tanto, aumentaría sus ingresos, o la empresa dejaría de cumplir y enfrentaría multas.

Recomendaciones

Finalmente viene la sección que requiere que le digas a tu audiencia lo que crees que se debe hacer y por qué. Brinda una breve sinopsis sobre cómo crees que se debe realizar el proyecto, incluidas las acciones que recomiendas para mitigar ciertos riesgos. Por ejemplo, lleve a cabo todo el proyecto dentro de un solo país para evitar costos de viaje adicionales y gastos generales de comunicación. Por último, proporcione una lista de razones por las que este proyecto debería seguir adelante y por qué el costo del proyecto es una inversión que vale la pena.

Resumen de la lección

Todo proyecto requiere inversión y aprobación. Un caso de negocio es un documento que proporciona la motivación, el fundamento y el ímpetu para que un proyecto obtenga esa aprobación. Proporciona un plan de alto nivel para el proyecto y detalla los costos proyectados y los ingresos estimados, incluido el retorno de la inversión o la cantidad de dinero obtenido después de los costos del proyecto. Lo más importante es que proporciona información detallada sobre las razones para realizar un proyecto, como reducir costos, resolver un problema o generar más ingresos, y qué sucedería si el proyecto no se llevara a cabo. Debe proporcionar toda la información necesaria para que los tomadores de decisiones y los inversores financien un proyecto, incluida una recomendación final.

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