Cómo escribir un documento de estatuto del proyecto »Wiki Ùtil

Publicado el 16 octubre, 2020

Como gerente de proyecto, cuando se le asigna la administración de un proyecto, uno de los primeros y más importantes documentos que deberá redactar es la carta del proyecto. Para ello, haga durante la iniciación o la fase de puesta en marcha del proyecto.

¿Qué es una Carta de Proyecto?

Al escribir un estatuto de proyecto, debe recordar su propósito. Un estatuto de proyecto contiene información importante sobre el proyecto, así como sus metas y objetivos. También autoriza formalmente el inicio del proyecto y le da al gerente del proyecto autoridad para hacer su trabajo, por lo que, de alguna manera, sirve como un contrato entre el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto. Sin una carta, un proyecto es como un grupo de viajeros sin un mapa: no tienes nada que te oriente en la dirección correcta.

Los elementos de una carta de proyecto

Imaginemos que le acaban de asignar la gestión de un proyecto para crear y lanzar un nuevo sitio web. Cuando redacte la carta constitutiva de este proyecto, deberá incluir la siguiente información:

• Los antecedentes del proyecto, por qué se está embarcando en el proyecto y una descripción de la necesidad comercial que satisfará el proyecto. Por ejemplo, el trasfondo podría ser que la empresa actualmente no tiene un sitio web, por lo que el proyecto satisfará la necesidad de la empresa de tener presencia en la web y permitir a los clientes comprar sus productos en línea.

• Los objetivos y metas clave , o logros deseados, del proyecto. Estos deben redactarse utilizando el formato ‘SMART’, que garantiza que los objetivos del proyecto sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada. Por ejemplo, el objetivo de su proyecto podría ser crear y lanzar un sitio web que contenga información de la empresa, información de productos, servicio de pedido de productos y funcionalidad de pago en línea, para fines de octubre.

• Una descripción de los entregables resultantes del proyecto. Estos son los productos, o resultados, del proyecto, y es importante tener claro desde el principio cuáles serán exactamente, para evitar confusiones o desacuerdos en el futuro. Por lo tanto, los entregables para su proyecto podrían ser cosas como el documento de requisitos comerciales, las especificaciones de diseño del sitio web, los archivos de codificación, el sitio web en sí, el plan de marketing, etc.

Alcance y exclusiones del proyecto . El alcance del proyecto describe todo lo que el proyecto entregará, y las exclusiones enumeran las cosas que no están incluidas en el alcance. La confusión sobre el alcance del proyecto es una de las principales causas de la variación del alcance, que es el término que se usa para el alcance del proyecto que se amplía a medida que avanza el proyecto, algo que usted, como gerente de proyecto, no desea. Entonces, por ejemplo, podríamos especificar que el alcance del proyecto incluye el diseño, la construcción y el lanzamiento del sitio web, pero excluye la capacitación del personal administrativo sobre cómo manejar los pedidos realizados en el sitio web.

• Cualquier suposición o restricción que afecte el cronograma, el presupuesto o la calidad del proyecto. Las suposiciones son cosas que se dan por sentadas al inicio de un proyecto. En nuestro ejemplo, una suposición podría ser que se pondrán a disposición fondos y recursos adecuados para el proyecto. Las restricciones son limitaciones o parámetros dentro de los cuales debe operar el proyecto. Por ejemplo, el sitio web debe poder ejecutarse en un determinado sistema operativo utilizado por la empresa.

Actores clave del proyecto. Esto incluiría una lista de todas las partes que son clientes del producto final del proyecto o que tienen un interés personal en la entrega exitosa del proyecto, o que deben ayudar con la entrega del proyecto de alguna manera.

• estimado del proyecto de presupuesto . Es probable que en esta etapa se calcule el presupuesto, o la cantidad de dinero que se utilizará para el proyecto, ya que a veces se puede llegar a un presupuesto detallado solo después de la etapa de planificación.

Plan e hitos del proyecto de alto nivel . Una vez más, es probable que esto sea solo una indicación del calendario de ciertos hitos del proyecto, ya que aún debe realizarse una planificación detallada.

Enfoque de proyecto . Describe la metodología que seguirá el director del proyecto.

Estructura del equipo del proyecto . Esto ilustra, por medio de un tipo de dibujo llamado organigrama, la estructura del equipo del proyecto y las líneas jerárquicas.

Roles y responsabilidades . Esta importante sección lo designa como gerente del proyecto. Incluye el nivel de toma de decisiones que podrá tomar de forma independiente y los niveles por encima de los cuales deberá buscar la aprobación del patrocinador del proyecto o del comité directivo. También establece los roles de las otras partes interesadas y miembros del equipo.

Comunicación de proyectos . Esta sección proporciona detalles de los métodos y la frecuencia con la que el director del proyecto se comunicará con las partes interesadas. Por ejemplo, una reunión semanal del estado del equipo, una reunión mensual del comité directivo o un informe de estado mensual.

Información de abastecimiento

Puede obtener la mayor parte de la información que necesita para el estatuto del patrocinador del proyecto o de los otros miembros del comité directivo. Si ya se ha escrito un caso de negocio para el proyecto, también puede servir como una fuente clave de información.

Formato de la carta del proyecto

Algunas organizaciones tienen sus propias plantillas prescritas que utilizan para redactar los estatutos del proyecto. En este caso, deberá redactar su estatuto utilizando la plantilla estándar (¡lo que puede facilitarle la vida a un gerente de proyecto!). Si la empresa no tiene un formato prescrito, Internet contiene muchas fuentes de plantillas de estatutos de proyectos, y puede encontrar fácilmente una que se ajuste a las necesidades de su proyecto y organización.

Aprobación de la Carta del Proyecto

Una vez que haya escrito la carta del proyecto, debe distribuir el documento a todas las partes interesadas relevantes para su revisión y comentarios. Después de realizar los cambios, es importante que el patrocinador o el comité directivo firmen el estatuto, como un registro de su autoridad para que el proyecto proceda sobre la base descrita en el estatuto. El director del proyecto siempre debe guardar una copia firmada de la carta para sus registros.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendió que un estatuto de proyecto es un documento muy importante creado durante la fase de inicio de un proyecto, que autoriza formalmente el inicio del proyecto y le da al gerente de proyecto autoridad para hacer su trabajo. También aprendió sobre los elementos que se deben incluir en el estatuto de un proyecto y dónde obtener esta información. Finalmente, aprendió sobre el formato que puede usar para escribir su carta y la importancia de tenerla aprobada formalmente.

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