Cómo escribir una carta de bienvenida

¿Por qué escribir una carta de bienvenida?

Una carta de bienvenida muestra que se preocupa por su cliente más allá del dinero que gana con su negocio. Empieza a atender las necesidades del cliente antes de completar un proyecto, simplemente enviando una carta de bienvenida. Claro, ya tiene su negocio, pero una carta de bienvenida comienza a construir una relación personal entre usted y el cliente, en lugar de simplemente una relación comercial.

En pocas palabras, una carta de bienvenida es una manera fácil de causar una excelente primera impresión. No es difícil de hacer, y la carta de bienvenida también te da la oportunidad de matar muchos pájaros de un tiro. Le permite brindarle al cliente información de contacto importante que necesitará más adelante, presentarse como persona y como empresa y asegurarle a su cliente que tomó la decisión correcta. Cualquiera de esos objetivos por sí solo podría ser una serie completa de correos electrónicos, pero la carta de bienvenida evita la confusión al pasar.

Presentarte

Una vez más, ya tienes el negocio del cliente, por lo que deberían tener una idea de lo que haces tú y tu empresa. Pero la carta de bienvenida es su oportunidad de ser más específico sobre cómo va a funcionar su relación con el cliente. Aquí es donde les dices lo que pueden esperar que hagas por ellos: los servicios que te gustan, las cosas por las que te pagan.

También debe tomarse un segundo para presentarse individualmente, como persona de contacto del cliente en la empresa. Hágales saber lo que hace en la empresa, lo que espera de ellos y lo que pueden esperar de usted a medida que avanza la relación.

Dar los dígitos

Una vez que se haya presentado como empresa y como persona, querrá darle al cliente su información de contacto directo: teléfono, correo electrónico, mensajería instantánea, etc. Necesitarán esta información en algún momento de todos modos, y cuando todo esté en un solo lugar en una carta de bienvenida, la carta se convierte en una referencia fácil hasta que el cliente se sienta más cómodo en la relación.

Incluir su información de contacto en una carta de bienvenida también muestra una atención al detalle. El cliente probablemente ya tiene la información en alguna parte, pero la gente pierde cosas todo el tiempo. Al no asumir que solo saben cómo ponerse en contacto, estás mostrando atención a las necesidades del cliente, nuevamente, más allá de la transacción comercial.

Tranquilícelos

Enviar una carta de bienvenida debería ser una garantía para el cliente de que usted y su empresa se preocupan por ellos, pero no está de más incluir un lenguaje que afirme en la mente del cliente que tomó la decisión correcta. Independientemente de la línea de trabajo en la que se encuentre, es probable que sus clientes tengan muchas opciones entre las que elegir, por lo que debe estar absolutamente seguro de que tomaron la decisión correcta.

Esto funciona bien como cierre de su carta. Puede agradecer al cliente por elegir su empresa y hacerle saber que está allí para atender sus necesidades. Vale la pena ser específico y personal aquí: es su última oportunidad para dejar al cliente sintiéndose valorado y como si estuviera en buenas manos.

Vístelo

Si su empresa tiene un membrete o material de oficina, la carta de bienvenida debe estar impresa en él. De lo contrario, limpie su formateo tanto como sea posible. Mantenga los párrafos bastante cortos y trate de mantener la carta completa en una página. Definitivamente asegúrese de que no haya errores ortográficos o gramaticales. Recuerde: desea que su carta de bienvenida sea una primera impresión sólida, por lo que debe verse bonita y comunicarse con claridad.

Un ejemplo

Estimada Sra. Janeway:

Muchas gracias por elegir Enterprise Solutions para sus necesidades de marketing. Me gustaría darle la bienvenida, en nombre de toda la empresa, como nuestro nuevo cliente. Estamos muy contentos de que esté con nosotros.

En Enterprise Solutions nos enorgullecemos del servicio al cliente. Siempre damos prioridad a las necesidades de nuestros clientes y trabajaremos incansablemente para asegurarnos de que esté satisfecho con este proyecto y con todos sus proyectos futuros con nosotros.

También me gustaría presentarme. Soy Worf y seré su contacto principal aquí en Enterprise. Comuníquese con nosotros si tiene alguna pregunta, comentario o inquietud mientras ponemos en marcha su proyecto. Estoy disponible para comunicarme durante el horario comercial a través de estas vías:

Correo electrónico: worf@enterprise.com
Teléfono: 555-867-5309

Gracias de nuevo por elegir Enterprise Solutions, Kathryn. Esperamos poder satisfacer todas sus necesidades comerciales.

Sinceramente,

Worf

Resumen de la lección

La carta de bienvenida es como una carta de agradecimiento después de una entrevista de trabajo. Le permite a un nuevo cliente o cliente saber que usted se preocupa por ellos como persona, no solo como un cheque de pago. Le brinda la oportunidad de presentarse a sí mismo y a su empresa, así como informarles cómo ponerse en contacto con usted directamente y, en general, es una garantía de que el cliente tomó la decisión correcta. La carta de bienvenida debe ser específica, personal y profesional en tono, contenido y apariencia.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador