Cómo guardar y compartir documentos de Microsoft Word

Publicado el 9 diciembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Guardar y compartir documentos

En esta lección, usaremos Microsoft Word 2016. Si usa una versión diferente, el contenido aquí presentado puede diferir. Los pasos que se muestran aquí se han realizado en una Mac y podrían ser ligeramente diferentes cuando se realizan los mismos pasos en una PC.

Vamos a cubrir las diferentes formas de guardar un documento y cómo podemos seleccionar una ubicación en nuestra computadora o una ubicación basada en la nube. Además, al guardar documentos en línea, esto nos permitirá compartir y trabajar en tiempo real con otras personas sin preocuparnos por múltiples copias de archivos o pérdida de información.

Guardar un documento

Para guardar un documento en Microsoft Word, tenemos dos opciones, localmente o en la nube. Ambas opciones parten de la misma forma, nos dirigimos al menú Archivo y pulsamos en Guardar.


Menú Guardar
Guardar menú en Word

Ahorrando localmente

Guardar nuestro documento en el sistema local es la opción predeterminada. Después de hacer clic en guardar, se nos pedirá con el Finder o el Explorador de archivos, y elegiremos dónde guardar el archivo.

Tenga en cuenta que, al guardar localmente, también podemos elegir el formato de archivo. Esto se hace en caso de que necesitemos que nuestro documento sea compatible con versiones anteriores de Microsoft o con otros programas. Además, esta es una de las formas de convertir nuestro documento en un archivo PDF.


Diferentes formatos de archivo
Formatos de archivo en Word

Ahora, solo tenemos que hacer clic en guardar, y eso será todo, nuestro archivo está listo.

Ahorro en línea

Guardar nuestro documento en línea es la mejor manera de aprovechar las nuevas funciones de Microsoft Word, comenzando con el guardado automático. Para guardar nuestro documento en línea, debemos hacer clic en Guardar en el menú Archivo y buscar el botón Ubicaciones en línea.


Ahorro en línea
Guardar menú en línea

Esto abrirá una nueva ventana donde podemos agregar tres tipos diferentes de servicios en línea: OneDrive, OneDrive for Business y SharePoint. OneDrive es el almacenamiento y la gestión de archivos personales basados ​​en la nube de Microsoft. Podemos obtener este servicio de forma gratuita con nuestra cuenta de correo electrónico de Microsoft. OneDrive for Business es el mismo servicio que OneDrive, pero con más capacidad de almacenamiento. Podemos acceder a este si tenemos acceso a una suscripción a Office 365. Finalmente, SharePoint, también incluido con una suscripción a Office 365, es una plataforma de trabajo en equipo que también nos permite almacenar documentos y editarlos online.


Guardar en línea en una PC
Servicios en línea en versión para PC

Si no tenemos una cuenta sincronizada con Microsoft Word, debemos agregar una para guardar en línea. Podemos hacer clic en Agregar un lugar y usar nuestras credenciales. Una vez que tenemos una cuenta vinculada, podemos navegar por las carpetas o crear una nueva, para finalmente seleccionar dónde guardar nuestro archivo.


Servicios en línea
Servicios en línea en Word

Tenga en cuenta que también podemos seleccionar un formato de archivo diferente al guardar en línea, pero esto puede afectar algunas funcionalidades de Microsoft Word, así que tenga en cuenta que siempre debe usar el formato de archivo predeterminado.

Lo primero que sucede es que Microsoft Word nos avisará que el Autoguardado está activado. Ya no tenemos que preocuparnos por la pérdida de datos.


El guardado automático está activado
Función de guardado automático

De esta forma, cada vez que hagamos un cambio en nuestro documento, comenzará a guardarse. Podemos notar esto en la barra superior junto al nombre de nuestro documento.


Barra de estado
Guardar estado en documento

Compartir documentos

Hay un par de formas en las que podemos compartir documentos para colaborar con otras personas. Algunas de estas formas son más tediosas pero funcionan, otras son sencillas y muy interesantes de probar.

Uso compartido estándar

La primera y más conocida forma de compartir es cuando guardamos nuestro archivo localmente en nuestra computadora, y lo enviamos por algún medio a un par, amigo, compañero de trabajo, etc. Este medio podría ser el correo electrónico, una unidad USB, redes sociales. . Si vamos a utilizar este método, debemos activar el modo de seguimiento en Word. De esta forma, podemos identificar fácilmente los diferentes cambios realizados por otras personas:


El control de cambios está activado
Seguimiento de cambios


Seguimiento de cambios
Seguimiento de cambios en el documento

Compartir en tiempo real

La otra forma en que podemos compartir documentos es compartirlos en tiempo real. De esta manera, las personas no obtendrán una copia del documento, sino un enlace para acceder a la versión en línea del documento, lo que le permitirá a usted y a otras personas editar el documento al mismo tiempo. La forma de hacer esto es encontrar la opción Compartir en el menú superior derecho, aquí vamos a encontrar diferentes opciones para compartir:


Menú Compartir
Menú Compartir en Word


Opciones para compartir
Opciones para compartir en Word

Nadie

Esto permitirá que cualquiera que tenga el enlace al documento pueda leer y editar. No tenemos que usar direcciones de correo electrónico específicas, solo podemos compartir el enlace.

Personas en su organización

Esta es una opción solo disponible cuando nuestra suscripción a Office 365 está dentro de una organización. Esto hará que el documento sea accesible para personas con el mismo dominio de correo electrónico que usted.

Personas con acceso existente

Esta opción es para restringir los permisos para compartir y solo permitir que las personas que ya tienen acceso al documento trabajen en él.

Gente especifica

Esta opción se refiere a otorgar solo permiso de edición a las personas que agrega. Estas personas deben iniciar sesión para editar el documento. De esta manera podemos proteger mejor nuestra información.

Colaboración

Una vez que hemos compartido el documento, la gente puede empezar a editarlo. Notaremos que esto sucede porque Microsoft Word mostrará cursores de diferentes colores con las personas que están en el documento. También podemos mantener activada la opción Control de cambios para obtener una mejor vista de lo que otras personas están haciendo en el documento.


Edición de varias personas
Cambio de cursores

Resumen de la lección

Microsoft Word nos permitirá guardar documentos de múltiples formas y formatos. Podemos optar por guardar un archivo localmente en nuestra computadora o guardar un archivo en un servicio basado en la nube como OneDrive o SharePoint. El uso de estos servicios ofrece múltiples funciones de colaboración que pueden facilitar la edición en tiempo real. Al utilizar un servicio en línea basado en la nube, también se activa la función AutoGuardar en Microsoft Word, evitando la pérdida de datos.

Al compartir un documento, podemos rastrear los cambios realizados por otras personas. Microsoft Word pondrá los cambios en rojo para facilitarnos el seguimiento de lo que se ha hecho con el documento. Si compartimos el documento directamente, usando las opciones de Microsoft Word, se compartirá a través de los sistemas basados ​​en la nube, permitiendo que otras personas trabajen directamente en la misma versión del documento. Esto no solo rastreará los cambios, sino que también permitirá la colaboración en tiempo real en el mismo documento, representando a otras personas con cursores de diferentes colores.

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