Cómo preparar y dar formato a los informes de variación

¿Qué es un informe de variación?

No importa cuán precisas sean sus estimaciones, es probable que se equivoque en algunas cosas. Esto es especialmente cierto cuando la planificación se basa en los costos estándar , los costos que una empresa utiliza para planificar presupuestos para períodos futuros. La diferencia entre la cantidad presupuestada y la cantidad real se llama variación , y es un número crucial que los contadores y gerentes deben seguir.

Entonces, ¿cómo lo consiguen? Simple: las personas escriben informes de variaciones que detallan las variaciones durante un período determinado. En esta lección, aprenderemos cómo formatear un informe de variación y descubriremos por qué es una parte crucial del proceso contable y cómo se utiliza para tomar una serie de decisiones comerciales importantes.

Dar formato a un informe de variación

Si bien las empresas difieren con respecto a cómo prefieren que aparezcan los informes de variación, todos los informes de variación siempre deben tener cuatro piezas de información por variación en la lista.

• Primero, deben tener el nombre de la variación. Para variaciones en los ingresos, esta es una fuente de ingresos. Para variaciones en los gastos, esta es la categoría de gasto.
• A continuación, deben tener el costo presupuestado. Esto es lo que se esperaba originalmente cuando se redactó el presupuesto y, por lo tanto, es de lo que se derivaron los planes de la empresa.
• En tercer lugar, debe tener la cantidad real. Esta es la cantidad real que gastó la empresa para obtener un bien o servicio, o en el caso de los ingresos, la cantidad real que generó la empresa.
• Finalmente, se debe enumerar el monto de la variación. Esto se obtiene restando el monto real del monto presupuestado. Asegúrese de incluir cualquier signo negativo, ya que indica que la empresa perdió dinero en la transacción.

También vale la pena señalar que a algunas empresas les gusta incluir un porcentaje de variación. Este es el porcentaje de la cantidad presupuestada que comprendía la variación. Nuevamente, no siempre es necesario, pero a algunas empresas les gusta tener acceso a la información.

¿Por qué molestarse?

Puede que se pregunte por qué todo esto es importante. Para empezar, es crucial desde una perspectiva contable para ayudar a mantener buenos registros. Una parte importante del trabajo de un departamento de contabilidad es contabilizar el uso de fondos para gastos comerciales. Esto se debe a que muchos de estos gastos son deducibles de impuestos. Tener acceso a los informes de variaciones ayuda a los contables a conciliar los recibos con las transacciones reales.

Sin embargo, no solo los contadores utilizan los informes de variación. La alta dirección también puede utilizarlos para ver dónde están subiendo los gastos. Esto podría resultar en la decisión de comenzar a buscar un proveedor diferente o incluso abandonar un área de práctica por completo.

Resumen de la lección

En esta lección, analizamos cómo aplicar formato y utilizar los informes de variación. Los informes de variación siempre deben tener un título para la categoría de variación, el monto presupuestado original, el monto real pagado y la variación. Encontramos la variación restando el monto real del monto presupuestado. Recuerde que a algunas empresas también les gusta incluir un porcentaje de variación. El informe de variación no solo es útil para los contables con fines de contabilidad, sino que también ayuda a la alta dirección a vigilar los costos cambiantes dentro de los diferentes departamentos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador