Cómo redactar informes de evaluación: propósito, estructura y contenido

Informes de evaluación

Shondra es consultora y acaba de recibir una llamada telefónica muy emocionante. El alcalde de su ciudad quiere que examine el programa de la ciudad que ofrece viajes gratuitos en autobús a las personas mayores. Quiere que ella escriba un informe para hacerle saber si está funcionando o no.

Shondra redactará un informe de evaluación , que es un documento que examina si un producto, servicio o proceso está funcionando, de acuerdo con un conjunto de estándares. El propósito del artículo es evaluar un producto, servicio o proceso, de ahí el nombre.

En el caso de Shondra, evaluará el programa de transporte gratuito en autobús para personas mayores y decidirá si está funcionando. Para ayudarla, examinemos qué incluye un informe de evaluación y las dos formas principales en que se estructuran los informes de evaluación.

Contenido

Shondra debe evaluar el programa de transporte gratuito para personas mayores y luego escribir un informe para el alcalde y el concejo municipal. El informe ofrecerá un juicio sobre si el programa está funcionando y una recomendación sobre si continuarlo o no.

La mayoría de los informes de evaluación incluyen las mismas secciones básicas, aunque, como veremos en un minuto, no siempre están en el mismo orden. Las secciones de un informe de evaluación son:

1. Introducción

En esta sección se presenta la situación. Por ejemplo, Shondra puede explicar que el propósito del informe es evaluar el programa de transporte gratuito para personas mayores. Ella puede explicar lo que implica el programa y que lo evaluará.

2. Información de antecedentes

Shondra querrá asegurarse de que todos los que lean su informe tengan toda la información básica necesaria para comprenderlo. Aquí, es posible que desee incluir información sobre por qué la ciudad instituyó el programa para empezar y de dónde proviene la financiación. En otras situaciones, los antecedentes pueden incluir algo como información técnica que sea útil al evaluar productos tecnológicos.

3. Criterios

Shondra también querrá dejar en claro la forma en que está evaluando el programa. El costo ciertamente será un factor para su evaluación, pero también lo será la cantidad de personas mayores que se beneficien del programa. Además, dos de las razones por las que la ciudad instituyó la política fue reducir la cantidad de accidentes de tráfico causados ​​por conductores mayores y aumentar la cantidad de personas mayores que participaron en eventos de la ciudad. Estos también pueden ser criterios con los que Shondra evalúa el programa.

En la sección de criterios, en realidad no evaluará el programa. Ella solo explicará cada criterio que usará para evaluar el programa.

4. Evaluación

Después de explicar cada criterio con el que Shondra está evaluando el programa, querrá explicar cómo el programa cumple con los criterios. En esta sección, querrá incluir una subsección para cada criterio y cómo el programa cumple, o no, ese requisito. Por ejemplo, en la subsección sobre participación en eventos de la ciudad, puede hablar sobre cómo ha aumentado la participación de los mayores y en qué medida.

5. Conclusiones

En la sección de conclusiones, Shondra resumirá cómo el programa ha estado a la altura de su evaluación o no. Por ejemplo, podría decir que, aunque el programa de transporte para personas mayores le cuesta a la ciudad una cantidad considerable de dinero, muchas personas mayores lo aprovechan, lo que ha llevado a una disminución de los accidentes de tráfico causados ​​por conductores mayores y a un aumento en la participación de las personas mayores. en eventos de la ciudad.

Shondra podría optar por crear una tabla de resumen en esta sección con cada criterio y cómo le fue al programa para ese criterio. Eso es una forma agradable y visual de presentar información sobre la evaluación.

6. Recomendación

En este punto, la opinión de Shondra sobre el programa debería ser bastante clara. Pero esta es la sección donde recomienda que el programa continúe o no. Antes de esto, lo evaluó, pero ahora aplica esa evaluación. Según su evaluación, por ejemplo, podría recomendar que la ciudad mantenga el programa, aunque cueste dinero.

Estructura

Shondra ha escrito las seis partes del informe de evaluación, pero esa es mucha información. El informe es muy largo y se pregunta cómo puede estructurar el documento para que sea más fácil de leer. Generalmente hay dos formas de estructurar un informe de evaluación: la estructura tradicional y la estructura ejecutiva.

La organización tradicional de un artículo implica poner las secciones en el orden en que las acabamos de conocer. Es decir, primero viene la introducción, luego la información de antecedentes, luego las secciones de criterios, evaluación y conclusiones, y finalmente, la sección de recomendaciones.

Esta estructura probablemente te parezca bastante familiar. Eso es porque es muy similar a la forma en que se escriben los informes escolares, con una introducción, un cuerpo y una conclusión. Cada sección se basa en la última sección, lo que la hace lógica y fácil de leer.

Pero Shondra escribe para el alcalde de su ciudad y es un hombre ocupado. No tiene tiempo para leer su informe completo (muy largo) para llegar a la conclusión. La organización ejecutiva de un documento comienza con la introducción, las conclusiones, la recomendación y luego la información de antecedentes, los criterios y la evaluación se incluyen al final, a menudo como apéndices.

Esta estructura se llama estructura ejecutiva porque los ejecutivos ocupados y, en el caso de Shondra, un alcalde ocupado, no tienen mucho tiempo. Esto coloca la información más importante al principio y pone las explicaciones y los procesos cerca del final.

Resumen de la lección

Un informe de evaluación es un documento que examina si un producto, servicio o proceso está funcionando, de acuerdo con un conjunto de estándares. Incluye una introducción, antecedentes, criterios, evaluación, conclusiones y recomendaciones. Se puede estructurar utilizando la organización tradicional , que ordena las secciones en el siguiente orden: introducción, antecedentes, criterios, evaluación, conclusiones y recomendación. Alternativamente, un informe de evaluación se puede estructurar utilizando una organización ejecutiva , que incluye las secciones de conclusiones y recomendaciones inmediatamente después de la introducción. La estructura ejecutiva permite a los ocupados profesionales llegar más rápido al resultado final del periódico.

Lección de un vistazo

La creación de un informe de evaluación es una forma de ver si un producto, servicio o proceso funciona de acuerdo con un conjunto de estándares. El informe puede ser bastante extenso, pero hay dos formatos comunes que se comprenderían fácilmente: organización tradicional y organización ejecutiva.

La organización tradicional es similar a la de los informes escolares con una introducción, un cuerpo y una conclusión.

Los resultados del aprendizaje

Después de leer sobre los informes de evaluación en esta lección, debería poder:

• Describir los seis componentes que componen un informe de evaluación.
• Comparar y contrastar informes estructurados utilizando una organización tradicional y una organización ejecutiva