Cómo revisar y realizar un seguimiento de los cambios en Microsoft Word

Revisión de un documento

Hace veinte años, un editor solía utilizar un bolígrafo rojo para revisar un documento escrito importante. Si hubo otra capa de revisión, probablemente se usó un bolígrafo verde. La función de seguimiento de cambios de Microsoft Word ha hecho que revisar y editar un documento sea un proceso mucho más sencillo.

Cuando trabaja en colaboración en un proyecto que incluye un archivo de Word, generalmente más de una persona necesita tener el archivo, o tener acceso a ese archivo, y la capacidad de revisar y realizar cambios en el archivo. Sin embargo, imagina que tienes una disertación de 150 páginas y la envías al presidente de la facultad para que la revise. Lo último que desea es que el revisor realice cambios sin que usted pueda identificarlos. O, si el revisor tomara un bolígrafo rojo, tendría que preocuparse por traducir los comentarios de los garabatos del bolígrafo rojo en cambios en su archivo de Word. En Microsoft Word, los comentarios y el seguimiento de los cambios , que se encuentran en la pestaña ‘Revisar’, es la forma que tiene Microsoft de solucionar el antiguo problema de control de versiones.

Característica de comentarios en Word

En Word, una forma en que un revisor puede tomar notas sobre algo en un documento es insertar un comentario. El revisor selecciona el texto sobre el que desea llamar la atención y luego hace clic en ‘Nuevo comentario’ en la pestaña Revisar. Luego, el revisor puede escribir comentarios, que se colocan en una burbuja de texto en el margen derecho del documento. Estos comentarios pueden luego ser revisados ​​y eliminados o tomados en consideración, lo que lleva a que el autor original cambie, responda o simplemente elimine el artículo.

Seguimiento de cambios en Word

Otra opción para que un revisor proporcione comentarios es a través de la función de seguimiento de cambios de Microsoft Word. Mediante el seguimiento de cambios, el autor o cualquier otra persona a la que se le dé acceso, puede realizar cambios en el documento real, pero esos cambios generalmente se registran y resumen en el margen derecho. En el margen izquierdo, hay una indicación, una línea roja tan alta como la línea de texto, que se ha realizado algún cambio.

Por ejemplo, si un autor elimina y reemplaza el comienzo de una oración con una nueva redacción, la nueva redacción se mostraría en un color diferente al del tipo original, y cualquier cosa que el revisor haya cambiado tendrá una línea a través de ella. Pero, solo porque se cambió, no significa que el autor tenga que vivir con los cambios.

Aceptar o rechazar cambios en Word

Quizás incluso mejor, los cambios se pueden aceptar o rechazar. Cuando el autor original recupera el documento, revisa el documento para ver los cambios. Si el autor quiere aceptar los cambios, hace clic en Aceptar , los cambios se convierten en texto permanente y el marcado desaparece. Si el autor no quiere hacer el cambio, entonces él o ella rechaza el cambio, y esa parte de los cambios documentados se borra y el texto vuelve al texto original.

Incluso antes de que el autor revise los cambios sugeridos por el primer revisor, un segundo revisor puede agregar sus pensamientos. Los cambios (y comentarios) de este revisor serán de un color diferente y tendrán las iniciales del autor junto a ellos, para que el autor pueda identificar la fuente de la sugerencia. Luego, el documento puede cambiarse según sea necesario para cumplir con las expectativas de los revisores.

Microsoft también ha facilitado la visualización de los cambios, sin dejar de ofrecer opciones al usuario para determinar cómo ven esos cambios. Las opciones para mostrar marcas y las opciones del panel de revisión , que se encuentran en la pestaña Revisar, le darán opciones para ver los cambios completos, solo ver los indicadores de cambios (en los que luego puede hacer clic) u ocultar todos los cambios.

Resumen de la lección

Ya sea una tarea para la escuela o un memorando de trabajo, la mayoría del trabajo escrito necesita algún tipo de revisión. Cuando los revisores y el autor no quieren preocuparse por administrar versiones de documentos o imprimir numerosas copias de documentos, usar las opciones de revisión y seguimiento de cambios en Word son buenas opciones. Mientras leen el documento, los revisores pueden agregar comentarios que conectan secciones o partes del documento con burbujas de diálogo, que se muestran en el margen derecho del documento.

Si prefieren realizar cambios en el documento, pueden asegurarse de usar la función de seguimiento de cambios. Esto rastrea todos los cambios, por lo que el autor original puede ver claramente lo que el revisor pensó que podría mejorarse. La obra original está tachada mientras que el nuevo texto se indica en otro color. El autor original puede aceptar o rechazar esos cambios. Esto incluso lo pueden hacer varios revisores antes de que el autor vea el documento, de modo que todos tengan la oportunidad de revisar el archivo y proporcionar información antes de que se finalice el documento.