La contabilidad no es una disciplina única para todos
Como regla general, la contabilidad es una disciplina técnica que se basa en gran medida en métodos y prácticas estandarizados para garantizar la precisión. Sin embargo, existen algunas situaciones en las que los métodos contables se modifican para satisfacer una necesidad específica. La contabilidad de proyectos es uno de estos escenarios de propósito especial. En unos minutos, veremos algunas de las diferencias específicas entre la contabilidad estándar y la contabilidad de proyectos. Pero primero, hagamos una descripción general de alto nivel.
Contabilidad estándar frente a contabilidad de proyectos
La contabilidad estándar (a veces denominada «negocios como de costumbre») se centra en las operaciones. Está principalmente interesado en realizar un seguimiento de los gastos por departamento y los ingresos por fuente o flujo. Por el contrario, la contabilidad de proyectos se centra en proyectos de capital. En lugar de rastrear el dinero por departamento y flujo de ingresos, la contabilidad del proyecto se enfoca en la cantidad de dinero requerida para completar el entregable del proyecto. La contabilidad de proyectos a menudo utiliza métodos similares a la contabilidad estándar, pero con mayor detalle, frecuencia y prácticas de asignación. Con eso en mente, exploremos algunas de las diferencias clave.
Principios contables generalmente aceptados (GAAP)
Ambos tipos de contabilidad utilizan una metodología coherente con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). GAAP describe una forma uniforme de registrar transacciones y otros datos contables para que el vocabulario, los cálculos y los métodos sean consistentes en todas las industrias y organizaciones. En este sentido, ambas formas de contabilidad rastrean activos y pasivos, ingresos y gastos y saldos de cuentas.
Sin embargo, existe una diferencia entre cómo se registran los recursos asignados. En la contabilidad estándar, es común ver los ingresos clasificados por corrientes y los gastos clasificados por cuenta o departamento. Por el contrario, la contabilidad de proyectos asigna recursos a proyectos y tareas de proyectos. Esto significa que los recursos asignados por los contadores de proyectos pueden cruzar los límites de los departamentos u organizaciones. Ahí es donde entran en juego las diferencias en el seguimiento del trabajo y la facturación.
Seguimiento del progreso y diferencias en el ciclo de facturación
La contabilidad estándar a menudo tiene solo una necesidad mínima de seguir el progreso a nivel de tarea. Después de todo, no existe una forma significativa de rastrear el progreso de una factura de servicios públicos o el arrendamiento del edificio; esos están en curso a perpetuidad. La contabilidad de proyectos es todo lo contrario; mantiene un estado de seguimiento del progreso en ejecución para que todo lo que se haga en un proyecto esté vinculado al entregable y el progreso hacia él. Es por esta razón que la contabilidad de proyectos se preocupa por el seguimiento frecuente de los indicadores financieros que generalmente se informan a intervalos mucho más largos. En otras palabras, la contabilidad del proyecto mantiene un registro continuo del dinero gastado y el costo restante. Por el contrario, las prácticas contables estándar emiten informes estáticos en intervalos de tiempo específicos.
Los ciclos de facturación , o los intervalos de tiempo entre el trabajo realizado y la emisión de la factura, también se manejan de manera diferente. La contabilidad estándar a menudo opera en un ciclo de facturación de 30 días con el objetivo de liquidar las cuentas por cobrar en no más de 45 días. En la contabilidad de proyectos, existen formas alternativas de facturar a los clientes. Hay al menos tres formas en que un contador de proyectos puede configurar el seguimiento del progreso y / o los ciclos de facturación:
| Método | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Costo costo | Los costos de los equipos principales del proyecto se dividen y facturan en partes iguales durante la vida del proyecto. Los artículos y suministros más pequeños se facturan una vez que el proyecto los ha utilizado físicamente. | Un proyecto para acceder a una nueva veta de carbón requiere $ 1 millón en equipo pesado y $ 325,000 en otras necesidades menores. Los $ 1 millón se dividen durante la vida útil del proyecto y los artículos más pequeños se facturan cuando se instalan o utilizan. |
| Esfuerzo invertido | A los clientes se les factura por producción o progreso hacia el entregable. | Un proyecto para extraer 5.000 toneladas de carbón se estima en 320.000 horas-persona. Al cliente se le factura en incrementos de 1000 horas-persona (también pueden ser horas-máquina utilizadas u otros métodos similares). |
| Entrega del producto | A un cliente se le factura la entrega de una o más unidades. | Un proyecto para producir 35 grandes cintas transportadoras de carbón se factura cuando el cliente recibe cada cinta. |
Informes financieros y relación tiempo / presupuesto
Los informes financieros incluyen documentos como un balance general, un estado de pérdidas y ganancias y un estado de ganancias retenidas. Estos informes se producen a intervalos regulares. Por lo general, esto significa mensual, trimestral y anual. Las finanzas del proyecto, especialmente la documentación del presupuesto y los costos, se generan con mucha más frecuencia. La razón del aumento de la frecuencia en la contabilidad de proyectos se debe a la necesidad de intervenir temprano si el proyecto se desvía del rumbo. Imagínese cuán lejos del objetivo podría llegar un proyecto si comenzara a exceder el presupuesto seis semanas después del último informe, y el próximo estará dentro de cinco meses. En el momento en que se descubra la variación, podría ser un sobrecoste grave. En consecuencia, los informes de tiempo y presupuesto se mantienen más o menos actualizados durante todo el proyecto.
Resumen de la lección
Aunque existen similitudes, la contabilidad de proyectos tiene varias diferencias clave en comparación con la contabilidad estándar . La contabilidad del proyecto se centra en los resultados del proyecto en contraposición al enfoque de la contabilidad estándar en las operaciones. En la contabilidad estándar, los ciclos de facturación tienden a ejecutarse en intervalos de calendario, como un ciclo de 30 días. En la contabilidad de proyectos, el seguimiento del progreso puede determinar el ciclo de facturación y se factura a los clientes en incrementos por el trabajo completado, el esfuerzo invertido o los productos producidos. Finalmente, informes financieros, como los presupuestos, los balances o las declaraciones de pérdidas y ganancias, se generan con la frecuencia necesaria en la contabilidad del proyecto en lugar de en intervalos establecidos como es común en la contabilidad estándar.
Puede utilizar la siguiente tabla como referencia rápida al considerar las diferencias clave entre el proyecto y los métodos de contabilidad estándar:
| Método estándar | Método de proyecto |
|---|---|
| Prácticas contables estándar | Métodos contables especializados |
| Informes financieros de rutina emitidos por mes y / o trimestre | Los informes financieros se ejecutan con frecuencia sin intervalos establecidos |
| Una capa de informes | Varias capas de informes basados en la complejidad del proyecto |
| Ingresos y gastos registrados en cuentas tradicionales (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc.) | Mayor nivel de detalle en la asignación y asignación de costos (tareas específicas, hitos, etc.) |
| Modelos de pronóstico estándar | Ejecución de la previsión tanto del dinero gastado como del costo restante para lograr el entregable del proyecto |
| Dinero asignado por departamento | Dinero asignado por proyecto |
| Presupuesto anual | Ajustes presupuestarios en curso |
| No rastrea el trabajo en proceso | Se basa en porcentajes de trabajo completado |
| Enfoque relativamente a corto plazo | Enfoque relativamente a largo plazo (valor actual neto) |
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