El valor del control de cambios integrado
Todos hemos estado en el extremo receptor del Control Integrado de Cambios , el proceso mediante el cual todos los cambios en un proyecto se consideran bien y se aprueban las consecuencias. Le ha dicho a un plomero, electricista o contratista que desea un cambio en su trabajo, y en lugar de hacerlo, desaparece durante quince minutos y regresa con un formulario que detalla el doble del trabajo que solicitó y una nueva forma de costo. por encima de lo que pensabas. Especialmente desde el exterior, parece una burocracia, un robo de dinero o, en el peor de los casos, como una persona que simplemente es difícil. Incluso desde el interior, el control integrado de cambios (ICC) puede resultar engorroso, especialmente al principio.
Sin embargo, la razón por la que ICC es tan común en la gestión de proyectos es bastante simple: ¡todos los directores de proyectos experimentados han notado que la gran mayoría de los momentos de ‘oh, dispara’ provienen de cambios de proyecto mal considerados! Hoy recorreremos las fases de ICC utilizando a nuestro amable contratista como ejemplo.
Reconociendo el cambio
Un contratista está remodelando una cocina para una pareja joven. Justo cuando termina de sacar todos los muebles viejos, el cliente le dice que le gustaría incluir un compactador de basura. Todavía no hay reelaboración, por lo que solo debería ser el costo del compactador, ¿verdad? Nuestro hombre se detiene y considera por un momento, y luego comienza a repetir lo que se solicita. Incluso llega a dar forma con las manos donde dicen que quieren el nuevo aparato. En lugar de simplemente decir «sí», le dice a su cliente que le dará una orden de cambio por la mañana. Una orden de cambio es una forma simplificada, a menudo un apéndice a un contrato, que detalla el motivo, el alcance y las consecuencias de un cambio en un proyecto. Siempre debe estar firmado al menos por los aprobadores originales de cualquier documento modificado.
El contratista dio el paso más importante y más difícil: reconoció un cambio. Puede parecer obvio que algo estaba cambiando, hay un nuevo dispositivo, pero muy a menudo, incluso cuando se realizan cambios obvios, los miembros del equipo e incluso los gerentes de proyecto no ejecutan ICC.
También dio otro paso importante: definió cuidadosamente el cambio en consideración. Así como un problema mal definido es difícil de resolver, un cambio mal definido es difícil de realizar. Cuando terminó su conversación, sabía exactamente dónde estaría el aparato, así como su tamaño relativo. Si es posible, probablemente sabría incluso el modelo exacto que se instalará.
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Revisión de cambios
Nuestro contratista se va a casa esa noche y realiza una revisión de cambios . Una revisión de cambios es exactamente lo que parece; una mirada de cerca a cada parte de un proyecto en busca de impactos del cambio en cuestión. Mientras hace esto, descubre lo que cabría esperar en los nuevos gabinetes. Sin embargo, cuando considera la electricidad, se da cuenta de que con todos los demás electrodomésticos de la cocina, habrá que ejecutar otro circuito. Cuando revisa sus registros, descubre que la caja de electricidad de la casa ya está en su capacidad y necesitaría ser reemplazada. ¡Este pequeño cambio en el proyecto costaría varias veces más que el propio aparato!
Aprobación
A la mañana siguiente, proporciona la orden de cambio a sus clientes. Están molestos y le hacen pasar un mal rato al principio, pero mientras él les explica su razonamiento (incluso yendo tan lejos como para mostrarles la caja de fusibles completa), aceptan su precio y deciden no hacer el cambio. Si no se hubiera tomado el tiempo para realizar ICC, ¡habría dado una cita demasiado baja y se habría encontrado en una situación muy difícil!
Es importante asegurarse de que los aprobadores de un cambio incluyan a todas las personas afectadas por él. Como se mencionó anteriormente, verificar los aprobadores originales de un documento modificado es un excelente primer comienzo. En este caso, el documento sería la cotización y orden de trabajo de la cocina, por lo que los aprobadores solo serían el contratista y la pareja que lo contrata.
Resumen de la lección
El Control Integrado de Cambios (ICC) es el proceso mediante el cual los cambios se consideran bien y las consecuencias se aprueban en un proyecto. Una vez que se ha reconocido y definido un cambio, se realiza una revisión del cambio en la que se realiza un análisis cuidadoso de todas las partes de un proyecto. Todo esto se documenta en una orden de cambio , una forma simplificada, a menudo un apéndice a un contrato, que detalla las razones, el alcance y las consecuencias de un cambio. La orden de cambio debe ser aprobada por cualquier persona afectada por el cambio, como mínimo los aprobadores originales del documento que se está modificando.
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