Controles presupuestarios: presupuesto de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, basado en cero y flexible

¿Qué es un presupuesto?

En esta lección, exploraremos varios tipos de controles presupuestarios utilizados en las organizaciones. Para comprender los distintos controles presupuestarios, primero definamos el término «presupuesto».

Un presupuesto es un plan financiero para ahorrar, gastar y pedir dinero prestado. Un presupuesto ayuda a una organización a determinar si puede operar en función de los ingresos y gastos proyectados durante un período de tiempo. Generalmente, un presupuesto se prepara para un período de un año, pero se desglosa mensualmente para varios propósitos de gasto y ahorro. La proyección precisa de ingresos y gastos es vital para la planificación organizacional de recursos como personas, materiales y dinero. El propósito de un presupuesto es:

• Proporcionar una proyección de ingresos y gastos.
• Para pronosticar el futuro financiero de una organización en función de los resultados de los planes organizacionales.
• Para medir y comparar los gastos proyectados con los gastos reales.
• Establecer un límite de costo para los gastos operativos o de corto plazo del día a día, y los gastos de capital o de largo plazo para proyectos importantes.

Ahora sabemos que un presupuesto se utiliza para proyectar ingresos y gastos durante un período de tiempo. Pero, ¿cómo se utilizan los presupuestos como control de gestión? Visitemos algunas universidades para ver cómo les funcionan los controles presupuestarios.

Tipos de controles presupuestarios

Hay varios controles presupuestarios que se utilizan en las organizaciones:

• Presupuesto de arriba hacia abajo
• Presupuesto de abajo hacia arriba
• Presupuesto de base cero
• Presupuesto flexible

Presupuesto de arriba hacia abajo

El presupuesto de arriba hacia abajo comienza en la parte superior de una organización y se transmite a los departamentos inferiores. Hay varios pros y contras de este tipo de control presupuestario.

El departamento de ciencias de TD University utiliza presupuestos de arriba hacia abajo. La alta dirección crea el presupuesto del departamento basándose en una combinación de previsión de ingresos y gastos futuros y los resultados del presupuesto real del año anterior y envía el dinero a la universidad.

La elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo puede ser una buena cosa porque la administración inferior no tiene que tomarse el tiempo para preparar el presupuesto. Se trata de un ahorro de tiempo para la administración inferior, que está más involucrada en el proceso operativo que en el plan estratégico general.

Sin embargo, un presupuesto preparado por aquellos que no están directamente involucrados con las operaciones diarias de un departamento puede no estar al tanto de los gastos particulares relacionados con el departamento. Esto podría ser problemático para los gerentes de nivel inferior que quizás no puedan retener los recursos necesarios para cumplir con los objetivos organizacionales . Una vez que se entrega el presupuesto al departamento, el dinero se puede gastar de acuerdo con lo asignado. Se pueden comprar suministros, se puede pagar a los profesores y se pueden planificar las actividades de los estudiantes.

Presupuesto de abajo hacia arriba

El presupuesto de abajo hacia arriba comienza en la base de una organización. La gerencia de nivel inferior decide un presupuesto y luego se presenta a la alta gerencia para su aprobación. La alta dirección aprobará el presupuesto propuesto o lo enviará de nuevo a la dirección inferior para su revisión y modificación. Hay varios pros y contras de este tipo de control presupuestario.

El departamento de arte de Budget University usa presupuestos de abajo hacia arriba. El decano del departamento de arte decide cuánto dinero necesita para administrar el departamento. Estas decisiones se basan en el mismo tipo de información que se utiliza en la presupuestación de arriba hacia abajo, como la previsión y los resultados reales del año anterior.

El presupuesto de abajo hacia arriba puede ser algo bueno porque la gerencia inferior planifica el presupuesto en función de las necesidades del departamento específico. Un gerente de un departamento está más familiarizado con lo que se requiere, como suministros, mano de obra y capital, para cumplir con las metas departamentales.

Sin embargo, es posible que la gerencia inferior no tenga la experiencia en la creación de documentos financieros complicados. Es posible que la gerencia inferior no esté al tanto del plan estratégico general de la organización. Es posible que el presupuesto no sea factible debido a los planes de la alta dirección para asignar recursos a otras partes de la organización, como hacia mejoras de capital o una compra importante de equipos.

En lugar de que las decisiones las tomen aquellos que están fuera del departamento, quienes están más cerca del departamento toman las decisiones. Los profesores y el personal del departamento le proporcionan al decano una lista de sus necesidades anticipadas, y él crea un presupuesto en torno a los costos de cosas como comprar arcilla, pinceles y pintura. Si bien este método es práctico porque el decano del departamento de arte sabe lo que necesita para enseñar a los jóvenes aspirantes a artistas, no es un experto en contabilidad. Es posible que no sepa cómo escribir el documento correctamente.

Presupuesto de base cero

El presupuesto de base cero comienza con un saldo cero y los gastos se agregan cuando se consideran necesarios y se justifican. Este tipo de presupuesto no depende del desempeño de un año anterior ni de los resultados reales. Los gastos se agregan por artículo. Cada artículo se analiza en busca de alternativas que cuesten menos. Tampoco se compara con el presupuesto de un año anterior. No importa si el nuevo presupuesto excede los gastos del año anterior, siempre que los gastos estén justificados y se hayan comparado para buscar alternativas. Hay varios pros y contras de este tipo de control presupuestario.

El departamento culinario de ZB Public University utiliza un presupuesto de base cero. Los chefs instructores revisan sus planes de lecciones y cualquier evento especial que puedan estar organizando durante un período de tiempo. Esto podría ser un trimestre o un año. Cada chef instructor hace una lista de las cosas que necesita para sus aulas y programas. El decano revisa las listas y pide a los instructores que busquen artículos alternativos que pueden costar menos.

El presupuesto de base cero es algo bueno porque obliga a un gerente a analizar bien los gastos y justificar los gastos o buscar productos y servicios alternativos. Puede racionalizar el gasto buscando siempre nuevas formas de reducir costos. Sin embargo, debido a que el presupuesto de base cero no se basa en pronósticos o presupuestos pasados, los gastos pueden fluctuar enormemente. Es posible que las alternativas que existían en el pasado no estén disponibles en el nuevo período.

El presupuesto de base cero es realizado directamente por los empleados o el gerente y se basa en las necesidades para la ejecución de proyectos en una organización. No tiene saldo inicial ni saldo final. Se basa únicamente en lo que se necesita en un momento particular y en la comparación de alternativas para artículos de menor costo. Es posible que a los miembros del departamento les lleve mucho tiempo buscar alternativas, es posible que no existan alternativas o que las alternativas simplemente no estén disponibles en un momento determinado. Por ejemplo, los productos de temporada son menos costosos que los productos enviados desde lugares lejanos. Sin embargo, puede ser necesario que el departamento culinario de la Universidad ZB gaste el dinero extra porque necesitan productos de temporada para los artículos de su plan de estudios.

Presupuesto flexible

A diferencia del presupuesto de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, donde el dinero se asigna para un conjunto fijo de gastos durante un período, el presupuesto flexible permite cambios en un presupuesto dependiendo del costo de las diferentes metas o actividades organizacionales. Se pueden hacer ajustes al presupuesto si ocurren cambios inesperados en el costo de un proyecto o actividad. Hay varios pros y contras de este tipo de control presupuestario.

El departamento de deportes de Flex University usa presupuestos flexibles. Flex U construyó un nuevo estadio para su equipo de fútbol, ​​los Flex Felines, y necesita vender entradas para los juegos. El presupuesto flexible permite al departamento de marketing aprovechar nuevas oportunidades de marketing sin tener que ceñirse a un presupuesto predeterminado. Si una estación de televisión local ofrece publicidad y promoción de bajo costo para los juegos de los Felines, el departamento de marketing puede aprovechar la oportunidad de asegurar el anuncio de televisión.

La presupuestación flexible puede ser una buena cosa porque permite la asignación de dinero extra a un proyecto que cuesta más de lo planeado originalmente. La flexibilidad de este tipo de presupuestación funciona bien cuando se presentan nuevas oportunidades durante el curso de un proyecto o actividad.

Sin embargo, la presupuestación flexible debe supervisarse cuidadosamente porque los recursos no son ilimitados. Si se gasta demasiado dinero en un proyecto o en una oportunidad, es posible que no quede suficiente dinero para completar otros proyectos o actividades.

Aunque el presupuesto flexible permite mucha libertad para ventas y acuerdos fortuitos, esto puede crear problemas. Todos en el departamento pueden sentir que su proyecto es el más importante o necesita la mayor cantidad de dinero asignado a su propósito. Dado que hay una cantidad limitada de dinero para todos, debe administrarse adecuadamente.

Resumen de la lección

En resumen, hay cuatro tipos de controles presupuestarios que las organizaciones utilizan para asignar recursos a los departamentos para lograr los objetivos de la organización.

• El presupuesto de arriba hacia abajo comienza en el nivel de alta dirección de una organización. La alta dirección decide cómo se deben asignar todos los recursos y luego el presupuesto se distribuye a los gerentes inferiores para usarlo para lograr los objetivos organizacionales como proyectos y actividades.
• El presupuesto de abajo hacia arriba comienza en el nivel inferior de la organización. Los gerentes y empleados de nivel inferior determinan lo que creen que los gastos del departamento se basarán en los próximos proyectos u objetivos que deben cumplirse y luego envían el presupuesto a la alta dirección para su aprobación.
• El presupuesto de base cero comienza con un saldo cero y termina con un saldo cero. Las líneas presupuestarias se agregan a medida que se planifican los proyectos y las actividades, y la alta dirección revisa los elementos propuestos.
• La presupuestación flexible comienza con un presupuesto, pero a diferencia de los presupuestos tradicionales, permite flexibilidad en la cantidad requerida para proyectos y actividades. Se puede asignar dinero adicional para proyectos especiales si se presenta una buena oportunidad.

No hay presupuesto mejor que otro. Cada presupuesto tiene sus pros y sus contras. Dependiendo de la naturaleza del negocio, el mejor presupuesto es un presupuesto que mantiene los costos bajos mientras se cumplen los objetivos de la organización.

Resultado de aprendizaje

Al final de este video, podrá describir las ventajas y desventajas de los presupuestos de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, de base cero y flexibles.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador