Creación de tabulaciones cruzadas en Excel: pasos y ejemplos

¿Qué tan malo será cuando se vayan?

Imagine por un momento que es propietario de una pequeña empresa que suministra piezas y equipos a la industria del petróleo y el gas. Su negocio se ocupa principalmente de productos que son específicos de una industria y sus registros de ventas demuestran que sus ingresos son bastante saludables. Sin embargo, siempre es consciente de que su base de clientes general es mínima. No solo es un grupo de clientes relativamente pequeño, sino que el número de empresas de petróleo y gas en el área es fijo. No surgirán nuevas empresas que sustituyan a las empresas que abandonen la zona.

En consecuencia, la pérdida de un solo cliente podría tener un impacto negativo en su negocio. Dentro de tres años, los arrendamientos para perforar en busca de petróleo y gas en tierras públicas expirarán y aún no está claro si el gobierno federal tiene la intención de renovarlos. En preparación para el cambio, desea recopilar algunos datos y analizarlos con el fin de evaluar la posible pérdida de ingresos.

Muéstrame todo, pero no uses más de una página

Una tabla de referencias cruzadas es una excelente opción para analizar estos datos porque permite la presentación sucinta, pero completa, de resultados complejos. Una tabla de referencias cruzadas es una hoja de cálculo, pero en lugar de una fila tras otra de datos de ventas individuales, la tabla de referencias cruzadas mantiene totales y promedios. Los registros de ventas de su empresa se muestran en la Figura 1. Incluso con un vistazo rápido, puede ver que hay bastantes datos, pero la mayoría de las ventas provienen de un número relativamente pequeño de empresas. La lista no le sirve de mucho en este estado, por lo que va a crear un informe de tabla de referencias cruzadas para que los datos sean más fáciles de digerir y actuar.

Figura 1

Puede ver fácilmente que tiene datos muy variados. Algunas de sus ventas son inferiores a $ 10, pero varias superan los $ 60 000. En última instancia, desea saber qué clientes generan más ingresos para su empresa y cuántos ingresos perdería si el cliente empacara y se fuera del área. Para ver y asimilar esos datos, desea una tabla de referencias cruzadas que enumere a cada cliente solo una vez y solo el monto total de sus ventas brutas.

Si lo construye, los datos vendrán

Para comenzar a hacer su tabla de referencias cruzadas, en el menú principal de Excel, seleccione INSERTAR y haga clic en el botón Gráfico dinámico. (Figura 2)

Figura 2

Una vez que haga clic, se abrirá el cuadro de diálogo Gráfico dinámico. Seleccione los datos que se deben usar en la tabla de referencias cruzadas y seleccione dónde se debe colocar la tabla de referencias cruzadas. (Figura 3).

figura 3

Puede experimentar con los parámetros individuales de la tabla de referencias cruzadas, pero para esta pregunta específica, hemos seleccionado ambas columnas, “Número de cliente” y “Importe de la venta”. Esto nos da una tabla de referencias cruzadas como la que se muestra en la Figura 4.

Figura 4

Al observar la tabla de referencias cruzadas, es posible que observe que los datos no son tan concisos como le gustaría. Específicamente, aunque los clientes están desglosados, cada una de sus transacciones de ventas individuales todavía aparece en la columna. Como no necesitamos este nivel de detalle, eliminemos el parámetro que coloca aquí cada transacción y reduzcamos la tabla de referencias cruzadas a simplemente el número de cliente y una sola cifra que representa la SUMA de todas las transacciones. La Figura 5 muestra el aspecto de la tabla de referencias cruzadas antes del filtrado adicional.

Figura 5

La Figura 6 muestra la tabla de referencias cruzadas después del ajuste descrito anteriormente. Los datos presentados son mucho más sucintos. La hoja de trabajo muestra la tabla de referencias cruzadas final que enumera a cada cliente solo una vez y suma sus cifras de ventas brutas.

Figura 6

Resumen de la lección

Cuando se requiere una presentación de datos sucinta pero completa, una tabla de referencias cruzadas es una excelente opción. Una tabla de referencias cruzadas es diferente de una hoja de cálculo porque realiza cálculos como totales (SUMA) y promedios (MEDIA). El nivel de detalle que se muestra en la tabla de referencias cruzadas es flexible. Los creadores de la tabla de referencias cruzadas pueden ajustar la configuración hasta que se muestre la cantidad ideal de detalles.