Desarrollar y mantener un presupuesto de recursos humanos

Proceso presupuestario

John y Kate, gerentes de recursos humanos, se sientan a revisar el presupuesto del próximo año para su departamento de recursos humanos. Esta es la primera vez que John establece un presupuesto y, después de sentarse, pregunta: «¿Por dónde empezamos?» Kate, sonriendo, abre el presupuesto del año pasado y señala la sección de Reclutamiento. Empezaremos aquí.

Desarrollar y mantener un presupuesto de recursos humanos contribuye a los resultados generales de una empresa. Definir adecuadamente los gastos y mantenerse dentro de los números presupuestados son los objetivos de un presupuesto realista y exitoso.

Desarrollar un presupuesto de recursos humanos

Un departamento de recursos humanos no es un generador de ingresos , lo que significa que el objetivo del departamento no es ganar dinero. Por lo tanto, el presupuesto de RR.HH. se basa en los gastos o el dinero gastado en algo. Las categorías comunes de gastos presupuestarios en RR.HH. son las siguientes:

• Reclutamiento: ofertas de empleo y otras tarifas de publicidad, tarifas de agencias de contratación de personal de terceros, tarifas de referencia, costos de la feria profesional y reembolsos de viajes para los candidatos
• Incorporación: verificación de antecedentes y / o exámenes de detección de drogas
• Paquetes de compensación
• Beneficios: médico, dental, oftalmológico, 401k, seguro de vida, etc.
• Formación y desarrollo profesional: webinars, seminarios, conferencias y membresías profesionales

Puede resultar útil utilizar el presupuesto del año anterior y los gastos reales del año hasta la fecha (YTD) como punto de partida. A partir de ahí, debería poder investigar cualquier costo adicional que anticipe. Por ejemplo, si la empresa tiene una gran iniciativa de capacitación, puede hacer algunas búsquedas para estimar los costos anticipados por persona.

Algunas empresas presupuestan con un total anual de gastos para cada categoría, pero muchas lo desglosan en gastos e ingresos mensuales o trimestrales. Un trimestre fiscal son tres meses de un año, a menudo abreviado como Q. Enero, febrero y marzo son Q1, abril, mayo y junio son Q2, etc. Para RR.HH., eso significa que debe estimar sus necesidades durante todo el año, identificando si algunos meses o trimestres tendrán mayores gastos que otros. Por ejemplo, su empresa tiene una iniciativa de capacitación, pero no comenzará hasta el segundo trimestre, por lo que sus costos presupuestados para capacitación y desarrollo profesional en el primer trimestre deberían ser menores.

Es importante identificar las prioridades no solo para el departamento de recursos humanos, sino para toda la empresa. Determine cómo encajan los objetivos de RR.HH. con los objetivos de la organización y podrá priorizar su presupuesto de forma adecuada. El presupuesto de RR.HH. generalmente es revisado por miembros de alto nivel de la organización y puede enviarse con revisiones basadas en los objetivos de la organización y la disponibilidad de fondos. Recuerde, esto no pretende ser una crítica, sino una conversación continua sobre las prioridades de gasto previstas del departamento.

Mantener un presupuesto de recursos humanos: ajustar el gasto

A lo largo del año, es útil mirar hacia atrás en el presupuesto, comparar los costos YTD y evaluar si va por buen camino. Es posible que pueda calcular los costos usted mismo o puede solicitar ayuda a su departamento de finanzas. Una vez que tenga sus gastos totales, compárelos con el presupuesto que estableció. La diferencia entre los números del presupuesto y los gastos reales se conoce como variación .

Algunas preguntas que debe hacerse:

• ¿Está gastando de más?
• ¿No está gastando tanto como esperaba?
• ¿Cómo han cambiado sus necesidades y objetivos hasta ahora?

Si ya está por encima del presupuesto, debe identificar la causa y es posible que deba ajustar sus gastos durante el resto del año. Otro escenario puede ser que muchos de sus gastos identificados fueran para la primera mitad del año y no prevé gastar más. Independientemente, la evaluación de sus gastos reales en comparación con su presupuesto estimado es importante para permitir ajustes durante el resto del año. Las variaciones presupuestarias sin una explicación razonable al final del año pueden tener un efecto negativo en la capacidad del departamento de recursos humanos para administrar los gastos.

Elaboración de presupuestos para condiciones económicas y de riesgo

Hay ciertos riesgos y factores económicos que RR.HH. debe anticipar y presupuestar anualmente. Estos riesgos y factores difieren según la empresa, pero es importante identificarlos y tener un plan establecido sobre cómo gestionarlos. Por ejemplo, un riesgo puede ser una huelga de trabajadores sindicalizados o una determinada enfermedad que podría afectar a la mitad de su fuerza laboral, o un evento que deba cancelarse debido al clima, o puede haber una escasez de habilidades críticas para la empresa en su actual personal.

Deben evaluarse las condiciones económicas locales en las categorías de clima, economía, estado político y competencia industrial. Los cambios o la confusión en cualquiera de esas categorías podrían aumentar o disminuir el presupuesto. Por ejemplo, una economía en recesión puede llevar a un presupuesto más reducido. Los riesgos y las condiciones económicas deben presupuestarse con las aportaciones del liderazgo de la empresa.

Resumen de la lección

El desarrollo de un presupuesto de recursos humanos comienza con la identificación de los gastos para ciertas categorías, como contratación, beneficios, incorporación, compensación y capacitación. Usar el presupuesto del año anterior y los gastos reales del año hasta la fecha es útil durante este proceso. Además, revisar el presupuesto a lo largo del año es útil para identificar variaciones presupuestarias y ajustar el gasto. Finalmente, es importante anticipar y presupuestar los riesgos y las condiciones económicas potenciales, ya que pueden tener un impacto negativo en el presupuesto general.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador