Determinar el presupuesto de un evento

Presupuesto del evento

Sarah es una organizadora de eventos. Ella está planeando un evento corporativo para una empresa que quiere hacer un picnic para su personal. Como planificadora de eventos, es responsabilidad de Sarah administrar las finanzas del evento y comunicarse con la empresa, los proveedores de eventos y su personal de planificación para que todos comprendan qué gastos pueden y no pueden hacerse. En otras palabras, necesita crear, planificar e implementar un presupuesto de eventos .

Los presupuestos para eventos son importantes porque determinan todo acerca de un evento, desde el lugar y la decoración hasta la comida y el entretenimiento. Sin un presupuesto, Sarah no sabrá lo que la empresa puede gastar en cualquiera de esas cosas. En esta lección, analizaremos los pasos necesarios para determinar el presupuesto de un evento y analizaremos algunos de los elementos clave que deben tenerse en cuenta.

Crear un presupuesto

Antes de que Sarah cree un presupuesto de evento, considera el tipo de evento que está planeando. Este paso es importante porque influye en la cantidad que gastará. Por ejemplo, un evento que está diseñado para ser noticia, comercializar una marca comercial o entretener a los invitados en realidad solo se limita a lo que su cliente puede pagar. Por otro lado, si Sarah necesita recaudar dinero para caridad o recuperar los costos del evento y obtener ganancias, tiene que planificar en consecuencia para asegurarse de que los costos del evento no excedan ni limiten los ingresos.

Sarah está planeando un picnic de la empresa para un personal corporativo, por lo que en este caso particular, solo debe preocuparse por gastar dinero, no por ganar dinero. Con eso en mente, crea un presupuesto flexible , que es la cantidad que le gustaría gastar en el evento. También establece un presupuesto estricto , que es la cantidad máxima de dinero que la empresa puede gastar en el evento.

Sarah crea dos presupuestos para tener un fondo de contingencia , que es dinero que se puede utilizar para pagar gastos imprevistos o de emergencia. Por lo general, Sarah permite entre un 10% y un 15% adicional del presupuesto total para fondos de contingencia. Entonces, dado que su presupuesto estricto para el evento es de $ 10,000, su presupuesto flexible es de $ 8500. Esto le da a Sarah $ 1,500 adicionales que se pueden usar para pagar artículos que excedan los costos estimados.

Planificación de un presupuesto

Después de crear un presupuesto de evento, Sarah pasa a la etapa de planificación. Ella hace una lista importante que incluye:

• Lugar del evento: el lugar o espacio donde se llevará a cabo el evento.
• Suministros para eventos: artículos necesarios para el evento, como decoraciones, comida y entretenimiento.
• Equipo alquilado / comprado: Suministros o tecnología necesarios para realizar el evento, como mesas, sillas o proyectores de video.
• Publicidad: artículos que se utilizarán para comercializar el evento, como folletos.
• Elementos en papel: elementos de papel asociados con el evento, como invitaciones, itinerarios de eventos o menús.
• Viajes: viajes para invitados, animadores o personal de planificación de eventos

Sarah usa esta lista para ponerse en contacto con los proveedores , que son empresas que proporcionarán artículos y equipos para eventos. Obtiene cotizaciones de cada proveedor para obtener los costos estimados de los artículos del evento, suministros, publicidad, etc. Estos costos estimados se conocen como gastos proyectados . Sarah normalmente se pone en contacto con varios proveedores para poder comparar los costos. Por ejemplo, se pone en contacto con varias empresas de catering para poder comparar las ofertas de alimentos y las cotizaciones para elegir el mejor proveedor para el presupuesto del evento.

Implementar un presupuesto

Finalmente, Sarah pasa a la tercera etapa del proceso: implementar el presupuesto. Esto implica comprar suministros, como adornos, y hacer los pagos iniciales necesarios en cosas como el lugar del evento. Sarah documenta todo el dinero que gasta junto a cada artículo de línea en su documento de seguimiento de presupuesto. Esto la ayuda a mantenerse organizada y realizar un seguimiento de dónde se destinan los fondos y por qué.

Una vez que se ha pagado todo el dinero, Sarah calcula los costos reales , que son los precios finales pagados por el evento. Los costos reales a veces son diferentes de los costos proyectados que se estimaron al comienzo del proceso de planificación del evento. Gracias a toda la cuidadosa planificación de Sarah, los costos reales del picnic de la empresa fueron de $ 9,000, lo que significa que logró llevar a cabo este evento sin sobrepasar el presupuesto estricto de $ 10,000.

Resumen de la lección

Revisemos. El presupuesto de un evento es la cantidad de dinero que se puede gastar en un evento. Los planificadores de eventos suelen crear dos presupuestos: un presupuesto flexible , que es la cantidad que les gustaría gastar en el evento, y un presupuesto estricto , que es la cantidad máxima de dinero que se puede gastar en el evento. Crean dos presupuestos para tener un fondo de contingencia del 10-15% que se puede utilizar para pagar gastos imprevistos o de emergencia.

Durante el proceso de planificación del presupuesto, un planificador de eventos se pone en contacto con varios proveedores , que son empresas que suministrarán artículos para el evento, para crear una lista de gastos proyectados para cosas como decoración, comida, entretenimiento, etc. Después del evento, un planificador de eventos calcula el costos reales , que son los precios finales pagados por el evento.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador