Etiqueta de correo electrónico: reglas y consejos

Las reglas de etiqueta del correo electrónico son casi las mismas que las de cualquier forma de comunicación

Aunque el correo electrónico es una forma de comunicación fácil y rápida, todavía hay reglas de etiqueta a seguir. Casi todas las mismas reglas que se aplican a hablar con alguien en persona, por teléfono o escribirle una carta se aplican a la etiqueta del correo electrónico. La cortesía, la cortesía, el respeto mutuo y el sentido común contribuyen en gran medida a la etiqueta del correo electrónico.

La etiqueta del correo electrónico utiliza las mismas reglas que cualquier forma de buena comunicación: respeto, cortesía y sentido común.

Las 10 mejores reglas de etiqueta de correo electrónico

1. Sea cortés y profesional. Evite los saludos descuidados o informales. “Estimado Sr. Smith” (y luego usar su primer nombre Frank en un correo electrónico de seguimiento después de que responde y firma con Frank) siempre funciona mejor que “¡HEY!”

2. Siempre verifique a dónde va el correo electrónico y quién está al tanto. A veces, las personas mezclan los destinatarios “para”, “cc” y “bcc”.

3. Mantenga las firmas automáticas simples y, cuando responda a alguien que ya respondió a su correo electrónico anterior, elimine la firma automática. A nadie le gusta una cadena de correo electrónico larga que dura una eternidad porque quiere impresionar a alguien con su título. Una vez es suficiente.

4. Mantenga los correos electrónicos profesionales y sencillos, pero inteligentes y limpios. Evite el lenguaje casual.

5. Vaya al grano. Los correos electrónicos breves funcionan mejor que los largos.

6. Tenga cuidado con la gramática y los errores tipográficos. Nadie es perfecto, pero siempre haz tu mejor esfuerzo.

7. Ponga siempre una línea de asunto. Es lo que las personas ven de inmediato y, además de su nombre, cómo encuentran su correo electrónico cuando tienen que buscarlo.

8. Intente responder a todos los correos electrónicos en unos días. Una respuesta retrasada o nula parece que está ignorando a la persona.

9. Tus palabras deben expresar lo que necesitas o quieres decir. Sin fuentes, colores o emojis especiales.

10. Nunca envíe un correo electrónico enojado. Si tiene que enviar un correo electrónico enojado, escríbalo sin la línea de dirección, duerma en él y luego se dé cuenta de que no tiene que enviarlo.

La regla de etiqueta de correo electrónico más importante, además de mostrar respeto y sentido común, es pensar, verificar y pensar de nuevo antes de enviar un correo electrónico importante. Verifique todo (saludo, mensaje: contenido, gramática y ortografía, firma, línea de asunto, los destinatarios, los archivos adjuntos, CC y CCO). Si el correo electrónico es muy importante, envíese un correo electrónico de prueba. Puede que te lleve un poco más de tiempo, pero tendrás una buena idea de cómo se ve.

Consejos para la etiqueta del correo electrónico

Después de muchos años en la academia y los negocios, hay tres consejos importantes que he encontrado realmente útiles.

Utilice siempre el mismo saludo formal y despedida

Cuando comencé a escribir correos electrónicos para personas profesionales y diplomáticas, no estaba seguro de cómo dirigirme a las personas y cerrar el correo electrónico. Traté de ser demasiado formal e incluso los correos electrónicos simples se volvieron complicados. Entonces recordé las reglas de la escritura de cartas. Empiece con un saludo como Estimado (nombre), escriba frases claras que vayan al grano y siempre firmo el correo electrónico con la misma despedida: Saludos cordiales, (su nombre).

Una vez que se ha establecido la cadena de correo electrónico, está bien no utilizar este sistema en los correos electrónicos de respuesta. Sin embargo, para cada correo electrónico, incluso si solo solicita una cotización para pedir papel, siempre use un saludo cortés, oraciones claras y simples que vayan al grano y una despedida adecuada. Una vez que adquiera el hábito de esto, le parecerá extraño NO escribir un correo electrónico con su fórmula.

Qué hacer cuando recibe un correo electrónico incorrecto o descortés

Sin lugar a dudas, lo más probable es que algún día reciba un correo electrónico de un colega u otro asociado profesional que no conozca las reglas de etiqueta del correo electrónico como usted. Puede ser un correo electrónico que se le envió accidentalmente o un mensaje corto que parece descortés. Lo mejor que aprendí es no tomarlo como algo personal y darme cuenta de que todos cometemos errores.

Una vez, recibí accidentalmente tres correos electrónicos de cosas que se suponía que no debía ver (conversaciones privadas, detalles de administración, etc.). En lugar de causar vergüenza, los ignoré y seguí con mi trabajo. A menos que sea algo ilegal, lo mejor que puede hacer es darse cuenta de que todo el mundo comete errores.

Qué hacer si comete un error

Por último, ¿qué debe hacer si comete un error? Te daré un ejemplo. Copia carbón (CC) y copia carbón oculta (BCC) son áreas donde las personas cometen errores comunes. El correo electrónico va a la persona equivocada o no sale en absoluto. A veces sale demasiado pronto. Estaba a cargo del boletín de una organización que se enviaba no solo a los funcionarios locales y regionales, sino también a los líderes del gobierno nacional. Después de completar nuestra última verificación de mi jefe de departamento, envié el boletín informativo trimestral programado, a tiempo, a nuestra lista estándar CC y BCC.

Ese mismo día, nuestro Jefe tuvo una reunión de emergencia y hubo una reorientación completa en uno de nuestros programas principales. Tuve que rehacer la portada del boletín inmediatamente para mostrar este cambio. En lugar de enviar un correo electrónico recordando el boletín original, me di cuenta de que un error podría ser una fortaleza. Me las arreglé para enviar un boletín enmendado al final del día. En el correo electrónico saliente, destaqué el error de enviar el boletín demasiado pronto y llamé la atención sobre el cambio. Si comete un error, que no sea un error de ortografía, asuma cortésmente la responsabilidad y corrija el error.

Resumen de la lección

Las mismas reglas que se aplican a la comunicación oral y escrita se aplican a la etiqueta del correo electrónico. La cortesía, el respeto mutuo y el sentido común son importantes. Hay reglas estándar, como siempre agregar una línea de asunto y nunca enviar correos electrónicos enojados. Los mejores consejos son utilizar los mismos saludos y despedidas, y además de pequeños errores, para corregir errores. Lo más importante es que recuerde pensar, comprobar y volver a pensar antes de enviar un correo electrónico.