Comunicación telefónica: etiqueta y consejos

Ansiedad telefónica

¿Alguna vez te sientes nervioso por tener que hacer una llamada telefónica? ¿Practica lo que va a decir antes de hacer la llamada? ¿Dejas que las llamadas vayan al buzón de voz para evitar hablar con la persona que llama? ¿Sientes pánico cuando recibes una llamada telefónica real en lugar de un mensaje de texto? Hacer y recibir llamadas telefónicas puede ser estresante, pero con las herramientas adecuadas, puede hacer que la ansiedad telefónica desaparezca para siempre.

El arte perdido de hablar

Con tanta frecuencia dependemos de los mensajes de texto, correos electrónicos y otras formas de comunicación electrónica que hablar por teléfono puede parecer poco natural y, por lo tanto, puede causar cierta ansiedad. En realidad, hay muchas situaciones en las que una llamada telefónica con una persona real y viva no solo es una buena idea, sino que también es necesaria. Ya sea que desee cancelar su servicio de cable, hacer una reserva en un restaurante o hablar con un empleador potencial, la etiqueta telefónica efectiva es un activo importante.

Haciendo la conexión

Cuando suene el teléfono, levántalo de inmediato. Dejar que suene varias veces puede frustrar a la persona que llama y causar una mala impresión. Desea que las personas que llaman sientan que se preocupa por su llamada y que está disponible para hablar con ellos. Por otro lado, cuando sea usted quien realice la llamada telefónica, sea considerado con la persona a la que llama. Llame una vez y deje que suene hasta que conteste el correo de voz. Si no contesta después de cinco o seis timbres, cuelgue. Dejar que el teléfono de una persona suene sin cesar o llamarla varias veces seguidas molestará a la persona a la que llama y podría generar una conversación tensa cuando finalmente se conecte.

Saludos apropiados

La forma en que saludas a la persona que llama dice mucho de ti. Si dices algo muy casual como “Yo” o “¿Qué pasa?”, podrías causar una impresión equivocada en la persona que llama. Si bien puede estar bien para sus amigos cercanos, no está bien si su arrendador llama para cobrar el alquiler. En su lugar, trate de adoptar un saludo más apropiado en general para todas las personas que llaman. Un simple Hola funcionará en la mayoría de las situaciones. Si está utilizando el identificador de llamadas y conoce a la persona que llama, por supuesto que puede responder como desee, pero tenga en cuenta que la forma en que saluda a la persona que llama dice algo sobre usted y establece el tono de la conversación. ¡Considera que es posible que tu mamá no quiera que la saluden con un “¿Quién es?” cuando llama!

Cuando usted es la persona que llama, la situación puede dictar cómo proceder una vez que la persona que llama ha respondido. En los días del identificador de llamadas, es cierto que la mayoría de las personas conocerán su identidad cuando cojan el teléfono. De todos modos, sigue siendo bueno identificarse cuando llama. Es posible que el destinatario de su llamada no haya mirado el identificador de llamadas o que no haya estado usando sus anteojos para ver quién está llamando. Un simple Hola, soy (su nombre) es apropiado en la mayoría de los casos.

Ser breve

Las personas a menudo evitan hacer llamadas telefónicas porque no tienen tiempo para hablar. Es importante ser breve al hacer y recibir llamadas telefónicas. Es útil preguntarle al destinatario de su llamada si tiene tiempo para hablar al comienzo de la conversación. Podrías decir, ¿Tienes tiempo para hablar? o ¿Es este un mal momento? para permitirle a su destinatario la opción de hablar en otro momento. En el caso de que alguien te haya llamado en un mal momento, está bien que le preguntes si puedes hablar más tarde. Sin embargo, es útil establecer una hora específica en la que estés disponible para hablar, de modo que la persona sepa que no solo la estás ignorando.

Estar preparado

Cuando realiza una llamada, es probable que tenga un propósito . Asegúrese de estar preparado para lograr ese propósito con cualquier información que pueda necesitar. Por ejemplo, si está haciendo una reserva en un restaurante, querrá estar preparado con la hora, la cantidad de invitados y una hora alternativa en caso de que su primera solicitud no esté disponible. Si está ordenando una pizza, querrá tener su pedido escrito o incluso ensayado en su cabeza. Un poco de ensayo antes de hacer una llamada es algo bueno. Te ayuda a preparar lo que quieres decir para que no te pille desprevenido. Esto puede ser útil en cualquier tipo de llamada telefónica, así que no temas practicar antes de realizar la llamada.

Cuando recibe una llamada telefónica, es posible que sea usted quien lo tome desprevenido. Si este es el caso, desea mantener la cabeza fría y escuchar a su interlocutor. Es tan importante escuchar como hablar en una conversación telefónica efectiva. Por ejemplo, si recibe una llamada de su jefe pidiéndole que vaya un sábado, antes de lanzar una excusa tonta, escúchela y tómese un tiempo para considerar su respuesta. Tal vez te esté ofreciendo un día libre la semana siguiente a cambio de tu tiempo durante el fin de semana o el doble de pago por las horas extra. Escuchar con calma antes de hablar puede ser muy beneficioso en estas situaciones.

Terminar la llamada

En la mayoría de los casos, una llamada telefónica terminará naturalmente una vez que se haya logrado el propósito. Sin embargo, colgar el teléfono con gracia puede ser un poco complicado para algunas personas. ¿Alguna vez has estado en la red verbal de alguien y te has quedado atascado en lo que parece una llamada interminable?

Lo mejor que puedes hacer cuando estás en esta situación es decir cortésmente que necesitas colgar el teléfono. Tu tono de voz lo es todo aquí. Usando un tono suave, podría decir que necesita ir a hacer (complete con otra actividad), pero ofrezca reunirse en otro momento para terminar la conversación.

Por ejemplo: Tenemos mucho que ponernos al día, pero tengo que volver al trabajo. Encontrémonos para almorzar pronto.

En algunos casos, es posible que seas tú quien se apresure a colgar el teléfono. Esto puede ser frustrante, pero considere si se ha desviado del propósito de la llamada o ha estado hablando la mayor parte del tiempo. Si cualquiera de los dos es el caso y la persona que llama te está dando pistas sutiles (o no tan sutiles), entonces puede ser el momento de finalizar la llamada . Un simple te dejo ir puede ser una buena manera de reconocer que la conversación ha terminado y es hora de colgar.

Resumen de la lección

Ahora tiene algunos consejos para reforzar su juego telefónico. Recuerda utilizar un saludo adecuado para todas las situaciones, sé breve , ensaya si es necesario, escucha con calma y sabe finalizar la llamada en el momento adecuado. ¡Con tus habilidades telefónicas conocidas, ya no tendrás que temer al teléfono que suena!